Lorsque vous connectez BearBox au Kinnovis Manager, celui-ci attribue un code PIN à une box le jour de l’entrée. Pour le déclencheur d’e-mail « Date d’entrée atteinte », il existe un merge tag contenant le code PIN, avec lequel vous pouvez composer un e-mail expliquant à votre client comment accéder à sa box (voir l’étape 3).
Le Kinnovis Manager crée un code PIN par client, la première fois qu’un accès à une box est accordé dans BearBox via le Kinnovis Manager ; ce code PIN reste ensuite le même. Le Kinnovis Manager crée ses propres clients dans BearBox, sans rapprochement avec les clients existants dans BearBox.
Si vous utilisiez déjà BearBox avant de le connecter au Kinnovis Manager, vos clients existants dans BearBox peuvent continuer à utiliser leurs codes PIN habituels jusqu’à ce que le Kinnovis Manager définisse le code PIN de cette box dans BearBox.
Quand le Kinnovis Manager définit-il le code PIN dans BearBox ?
Lors d’une nouvelle entrée dans le Kinnovis Manager (la réservation a atteint sa date d’entrée)
Lorsque la révocation ou le rétablissement de l’accès est utilisé dans le Kinnovis Manager
! Attention ! Si le client utilise encore un code PIN créé dans BearBox, ce code est écrasé lors du rétablissement de l’accès et le client doit être informé à la main de son nouveau code PIN.
Pour l’instant, l’exploitant ne peut pas consulter le code PIN dans le Kinnovis Manager ; la meilleure vue d’ensemble est le rapport « All Site Users » dans BearBox, https://storage.bearbox.co.uk/secure/sites/users.cfm, qui affiche la liste complète et permet aussi de l’exporter :
-> Si vous voulez repartir sur des bases saines et vous épargner du travail manuel plus tard, lors de la révocation ou du rétablissement des accès via le Kinnovis Manager, contactez notre assistance. Demandez une synchronisation complète : des codes PIN seront alors générés pour toutes les réservations actives du Kinnovis Manager et transmis à BearBox.
Cela signifie toutefois que les anciens codes PIN créés dans BearBox ne fonctionneront plus et que vous devrez informer vos clients existants du changement de code PIN ; le Kinnovis Manager ne propose pas encore de fonction pour cela.
Les 3 étapes suivantes sont toutes nécessaires pour que l’intégration entre BearBox et le Kinnovis Manager fonctionne.
Étape 1
Accédez d’abord aux « Intégrations », cherchez le fournisseur d’accès BearBox et cliquez sur « Connecter » pour ouvrir la fenêtre de configuration, comme sur cette capture d’écran :
Choisissez d’abord, dans la liste déroulante, le ou les centres où vous utilisez BearBox et que vous voulez connecter au Manager.
Ajoutez ensuite votre nom d’utilisateur et votre mot de passe BearBox, que BearBox vous a communiqués lors de la mise en place pour votre centre.
Renseignez le Site ID de BearBox (par exemple 238), lui aussi communiqué par BearBox lors de la mise en place pour votre centre.
Si vous ne connaissez pas votre nom d’utilisateur, votre mot de passe ou votre Site ID BearBox, adressez-vous à BearBox pour les obtenir. Vous pouvez ouvrir un ticket d’assistance sur https://support.bearbox.co.uk ou écrire à [email protected].
4. Indiquez le ou les Zone Id de BearBox à utiliser pour les autorisations d’accès des box. Pour l’instant, vous ne pouvez définir qu’un seul jeu de zones pour toutes les autorisations d’accès. Vous trouverez les bons Zone Id en vous connectant à la plateforme BearBox et en ouvrant ce lien : https://storage.bearbox.co.uk/secure/zones/zones.cfm
Sur cette capture d’écran, la zone « Staff » a le Zone Id 0 et la zone « Customer » le Zone Id 1. Si besoin, vous pouvez indiquer plusieurs Zone Id séparés par une virgule, par exemple 0,1
5. Par défaut, la longueur du code PIN est de 8 caractères ; adaptez-la à vos besoins, selon l’équilibre que vous souhaitez entre confort et sécurité.
Si vous utilisez BearBox dans plusieurs centres avec des Site Id différents, servez-vous du bouton « Add another BearBox connection ».
Une fois l’enregistrement réussi, la première étape, connecter BearBox au Kinnovis Manager, est terminée.
Étape 2
Il faut maintenant que le Kinnovis Manager sache quelle box créée dans le Manager correspond à quelle box du système BearBox. Il y a deux façons de le faire.
La méthode manuelle
Elle a du sens s’il n’y a pas trop de box à relier ou si vous en ajoutez quelques-unes :
Ouvrez la page détaillée d’une box dans le Kinnovis Manager et cliquez sur l’icône du crayon de la section « Général » :
La fenêtre qui s’ouvre propose un champ « Autorisations d’accès », dans lequel vous saisissez le nom de la box BearBox. Vous trouverez les noms des box BearBox dans le système BearBox via ce lien : https://storage.bearbox.co.uk/secure/sites/edit_node.cfm, puis en cliquant ici :
Les noms nécessaires apparaissent alors dans cet aperçu des box :
Une fois l’enregistrement effectué, le Kinnovis Manager sait pour quelle box du système BearBox définir le code PIN dès qu’une nouvelle entrée a lieu via une réservation.
La méthode par attribution groupée
Si vous avez une longue liste de box à relier, le faire à la main est fastidieux et source d’erreurs. Dans ce cas, contactez notre assistance. Préparez un fichier Excel à deux colonnes, « BearBox Unit Name » et « Kinnovis Unit Name », et indiquez-y toutes les box à relier. Nous effectuerons l’attribution groupée dans notre base de données.
Étape 3
Pour informer votre client de son code PIN, configurez un e-mail pour le déclencheur « Date d’entrée atteinte »
Il existe un merge tag qui insère le code PIN d’accès à la box.
