Wenn SEPA-Zahlungen via XML-Export abgewickelt werden, ziehen Sie Zahlungen außerhalb von Stripe ein. Sind Stripes Zahlungslinks weiterhin aktiv, könnte der/die Kunde/Kundin sowohl über den Link bezahlen als auch von Ihrer Bank belastet werden – was zu einer Doppelzahlung führt. Deshalb müssen bestimmte Einstellungen vorgenommen werden, um ein reibungsloses Erlebnis für Ihre Kundinnen und Kunden sicherzustellen.
Erforderliche Schritte vor der Aktivierung
Schritt 1: Stripe-Zahlungslink für Rechnungen und E-Mails deaktivieren
Stripe fügt Rechnungen und zugehörigen E-Mail-Benachrichtigungen automatisch einen Zahlungslink hinzu. Wenn Sie SEPA via XML-Export als Zahlungsoption hinzufügen, muss dieser Link deaktiviert werden.
So gehen Sie vor:
Gehen Sie zu Ihrem Stripe Dashboard:
https://dashboard.stripe.com/settings/billing/invoiceSuchen Sie den Bereich für Zahlungslinks in Rechnungen unter „Zahlungsbedingungen"
Deaktivieren Sie die Option, um Zahlungslinks aus PDFs und E-Mails zu entfernen
Vergessen Sie nicht, auf „Speichern" zu klicken.
Damit erhalten Ihre Kundinnen und Kunden keine von Stripe gehosteten Zahlungsoptionen für Rechnungen mehr.
Schritt 2: Zahlungserinnerungen in Stripe deaktivieren
A) Einstellung: Erinnerungen und Wiederholungsversuche
Gehen Sie zu Stripe: https://dashboard.stripe.com/settings/billing/invoice
Deaktivieren Sie die Zahlungserinnerungen unter „Erinnerungen und Wiederholungsversuche", da diese keinen Zahlungslink mehr enthalten (Schritt 1).
Vergessen Sie nicht, auf „Speichern" zu klicken.
B) Einstellung: An Kunden gesendete Rechnungen verwalten
Gehen Sie zu Stripe: https://dashboard.stripe.com/settings/billing/automatic
Deaktivieren Sie die Zahlungserinnerungen unter „An Kunden gesendete Rechnungen verwalten", da diese ebenfalls keinen Zahlungslink mehr enthalten.
Vergessen Sie nicht, auf „Speichern" zu klicken.
Schritt 3: Neue E-Mail mit Zahlungslink in Kinnovis einrichten
Sobald der Stripe-Link deaktiviert ist, enthalten Stripes Rechnungs-E-Mails (unabhängig von der Zahlungsoption) keine Zahlungslinks mehr. Sie müssen daher in Kinnovis eine alternative E-Mail-Vorlage konfigurieren, über die Ihren Kundinnen und Kunden Zahlungslinks für Ihre manuellen Zahlungsoptionen (sowie für erste Auto-Kartenzahlungen) zugesendet werden.
Schritte:
Gehen Sie im Kinnovis Manager zu E-Mails
Erstellen Sie eine neue E-Mail und wählen Sie den E-Mail Trigger „Neue Rechnung: Manuell oder erste Auto-Kartenzahlung"
Wählen Sie alle Standorte aus, die mit Ihrem Stripe-Konto verbunden sind und für die Sie Schritt 1 & 2 abgeschlossen haben
Wählen Sie als Vorlage "SEPA XML PAYMENT Links (New Invoice: Manual or First Auto-Card Payment)"
Richten Sie die E-Mail so ein, dass Ihre Kundinnen und Kunden angewiesen werden, ihre Rechnung zu bezahlen (inkl. Rechnungsreferenz), und fügen Sie den Merge Tag Zahlungs-URL (unter Rechnung) ein
Stellen Sie sicher, dass Sie die Zahlungs-URL als Merge Tag in alle Ihre E-Mails „x Tage nach Fälligkeit der Rechnung" einbinden.
Damit können Sie Zahlungslinks über Ihre eigenen Kommunikationsabläufe versenden (anstelle von Stripe).
Die Einrichtung dieser E-Mail ist entscheidend, damit Kundinnen und Kunden einen Zahlungslink für Rechnungen mit der Zahlungsart „Manuell" erhalten. Zusätzlich wird sie für Zahlungen mit der Zahlungsart „Auto-Karte" ausgelöst, wenn keine Zahlungsinformationen hinterlegt sind. Diese E-Mail wird nicht für Rechnungen mit der Zahlungsart „SEPA-Lastschrift via XML" versendet, da Zahlungen über den im nächsten Artikel beschriebenen Ablauf abgewickelt werden.
Wenn Sie Zahlungen über SEPA-Lastschrift via XML-Export einziehen, werden Rechnungen über Ihren Bankablauf (XML-Datei-Upload) beglichen – nicht über einen automatischen Zahlungsanbieter. Aus diesem Grund haben wir den E-Mail Trigger „x Tage nach Fälligkeit der Rechnung" für Rechnungen mit der Zahlungsoption „Manuelle Lastschrift via SEPA XML" deaktiviert.