Nachdem Sie Rechnungen über SEPA-Lastschrift via XML-Export exportiert und die XML-Datei bei Ihrer Bank hochgeladen haben, sind Sie dafür verantwortlich, den Status jeder Rechnung entsprechend dem Zahlungsergebnis zu aktualisieren. Dieser Schritt sorgt für korrekte Buchführung – sowohl für die Buchhaltung als auch für die Zahlungsverfolgung.
Rechnungsstatus nach Rückmeldung der Bank aktualisieren
Beim Export der XML-Datei haben Sie möglicherweise gewählt, den Zahlungsversuch zu protokollieren. Dabei werden die ausgewählten Rechnungen automatisch als Zahlung ausstehend markiert und ein Eintrag in der Zahlungstabelle auf der Detailseite jeder Rechnung angelegt. Dieser Status setzt voraus, dass die Datei bei Ihrer Bank eingereicht wurde und der Zahlungseinzug läuft.
Nachdem Ihre Bank die Zahlungen verarbeitet hat, sollten Sie:
Zahlung als erfolgreich markieren, wenn die Lastschrift ausgeführt wurde und die Zahlung eingegangen ist. Der Rechnungsstatus wird automatisch auf Bezahlt aktualisiert.
Zahlung als fehlgeschlagen markieren, wenn die Lastschrift abgelehnt, zurückgebucht oder anderweitig nicht abgeschlossen wurde. Der Rechnungsstatus kehrt in den vorherigen Zustand zurück (z. B. Offen oder Überfällig).
Aktuelle Statusangaben gewährleisten eine klare Zahlungsverfolgung und ermöglichen gezielte Folgemaßnahmen bei fehlgeschlagenen Zahlungen – etwa den erneuten Export, die Benachrichtigung des/der Kunden/Kundin oder die manuelle Berechnung von Verzugszinsen.
Rechnungen als „Bezahlt" oder „Fehlgeschlagen" markieren
Gehen Sie im Kinnovis Manager zum Tab Rechnungen
Filtern nach Zahlungsart: Manuell belasten via SEPA XML
Filtern nach Status: Zahlung ausstehend
Filtern nach: Erstellt, um einen bestimmten Zeitraum auszuwählen (optional)
Betreffende Rechnungen auswählen
Im Menü SEPA-XML-Aktionen der Tabelle wählen:
Zahlung als erfolgreich markieren, um den erfolgreichen Einzug zu bestätigen; der Rechnungsstatus wechselt zu Bezahlt
Zahlung als fehlgeschlagen markieren, um anzugeben, dass die Zahlung nicht eingegangen ist; der Rechnungsstatus wechselt zu Offen oder Überfällig (je nach ursprünglichem Fälligkeitsdatum)
Kann ich diese Aktion rückgängig machen?
Das Markieren einer Zahlung als Erfolgreich (Rechnungsstatus: Bezahlt) ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Wenn Sie eine Zahlung als Fehlgeschlagen markieren (Rechnungsstatus: Offen oder Überfällig), können Sie den SEPA-Exportprozess erneut starten und eine neue Datei für diese Rechnung generieren.
Warum ist die Aktualisierung des Zahlungsstatus wichtig?
Es ist wichtig, als Zahlung ausstehend markierte Rechnungen regelmäßig zu prüfen und entsprechend dem tatsächlichen Zahlungsergebnis zu aktualisieren. Rechnungen dauerhaft im Status „Ausstehend" zu belassen kann zu Unklarheiten in der Berichterstattung, verpassten Folgemaßnahmen und ungenauen Finanzdaten führen.
Die Aktualisierung des Zahlungsstatus (die automatisch den Rechnungsstatus anpasst) ist besonders wichtig, wenn Funktionen wie Auto-Sperre aktiviert sind – da unbezahlte Rechnungen je nach Status automatisch die Sperrung eines Raums oder andere automatisierte Aktionen auslösen können (z. B. das Versenden von Zahlungserinnerungen).