Nachdem Sie Rechnungen über SEPA-Lastschrift via XML-Export exportiert und die XML-Datei bei Ihrer Bank eingereicht haben, aktualisieren Sie den Status jeder Rechnung je nach Ausgang der Zahlung. So bleiben Ihre Aufzeichnungen korrekt, für die Buchhaltung und für die Nachverfolgung der Zahlungen.
Rechnungsstatus nach Rückmeldung der Bank aktualisieren
Beim Export der XML-Datei können Sie den Zahlungsversuch protokollieren lassen. Die gewählten Rechnungen erhalten dann automatisch den Status Zahlung in Verarbeitung, und in der Tabelle Zahlungen der jeweiligen Rechnung entsteht ein Eintrag. Dieser Status geht davon aus, dass die Datei bei Ihrer Bank liegt und der Einzug läuft.
Hat Ihre Bank die Zahlungen verarbeitet, sollten Sie:
Zahlungen als erfolgreich markieren, wenn der Einzug geklappt hat und das Geld eingegangen ist. Die Rechnung wechselt dann automatisch auf Bezahlt.
Zahlungen als fehlgeschlagen markieren, wenn der Einzug abgelehnt, zurückgegeben oder nicht ausgeführt wurde. Die Rechnung fällt auf ihren vorherigen Status zurück, etwa Offen oder Überfällig.
Aktuelle Status sorgen für klare Nachverfolgung und erlauben Ihnen, bei fehlgeschlagenen Zahlungen das Richtige zu tun: den Export wiederholen, Kund:innen benachrichtigen oder manuelle Mahngebühren erheben.
So markieren Sie Rechnungen als bezahlt oder fehlgeschlagen
Dafür gibt es zwei Wege, von Hand im Kinnovis Manager oder über die öffentliche Kinnovis-API:
Weg 1: Von Hand im Kinnovis Manager
Im Kinnovis Manager zum Reiter Rechnungen gehen
Nach Zahlungsmethode: Manueller Einzug über SEPA XML filtern
Nach Status: Zahlung in Verarbeitung filtern
Nach Erstellt filtern, um einen Zeitraum zu wählen (optional)
Die betreffenden Rechnungen auswählen
Im Menü SEPA XML Aktionen der Tabelle wählen:
Zahlung als erfolgreich markieren, um den Einzug zu bestätigen; die Rechnung wechselt auf Bezahlt
Zahlung als fehlgeschlagen markieren, wenn die Zahlung nicht durchging; die Rechnung wechselt auf Offen oder Überfällig (je nach ursprünglichem Fälligkeitsdatum)
Weg 2: Rechnungsstatus über die API ändern
Wenn Sie Zahlungen ausserhalb abwickeln und die öffentliche Kinnovis-API für Ihre Anbindung nutzen, können Sie Rechnungsstatus programmgesteuert setzen statt über den Manager.
Nutzen Sie den Endpunkt Update Invoice, um eine SEPA-Rechnung etwa auf paid zu setzen, sobald Ihre Bank den Einzug bestätigt. Das hilft, wenn Sie den Abgleich automatisiert haben und die Status ohne Handarbeit gleichhalten möchten.
Für den Einstieg in die API wenden Sie sich an unseren Support.
Lässt sich das rückgängig machen?
Eine Zahlung als erfolgreich zu markieren, was die Rechnung auf Bezahlt setzt, ist endgültig und lässt sich nicht zurücknehmen.
Markieren Sie eine Zahlung als fehlgeschlagen (die Rechnung steht dann auf Offen oder Überfällig), können Sie den SEPA-Export erneut anstossen und eine neue Datei für diese Rechnung erzeugen.
Warum das Aktualisieren wichtig ist
Sehen Sie Rechnungen mit dem Status Zahlung in Verarbeitung immer durch und setzen Sie sie auf das tatsächliche Ergebnis. Bleiben Rechnungen in diesem Zustand, führt das zu unklaren Auswertungen, verpasstem Nachfassen und falschen Zahlen.
Besonders wichtig ist das, wenn Funktionen wie die Auto-Sperrung aktiv sind: je nach Status lösen unbezahlte Rechnungen eine Raumsperre oder andere automatische Schritte aus, etwa Zahlungserinnerungen.