Wenn Sie Zahlungen per SEPA-Lastschrift über XML-Export einziehen, laufen die Rechnungen über Ihren Bankprozess, den Upload einer XML-Datei, und nicht über einen automatischen Zahlungsanbieter. Nutzen Sie zusätzlich Erinnerungs-E-Mails mit dem Platzhalter „x days after invoice is due“, können Kund:innen mit SEPA-XML-Rechnungen ungewollt Mahnungen erhalten. Dieser Artikel erklärt, warum das passiert und wie Sie es verhindern.
Warum das passiert
Der Platzhalter „x days after invoice is due“ ist ein allgemeiner Auslöser:
Er greift x Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung
Sie können ihn nicht nach Zahlungsmethode filtern
Sie können Rechnungen nicht nach Zahlungsmethode ausschließen, etwa SEPA XML
Da SEPA-XML-Rechnungen von Hand über den Export laufen, können sie auf Offen oder Überfällig stehen bleiben, bis Sie die Datei exportiert und die Status aktualisiert haben. Damit erfüllen sie die Bedingung für Erinnerungs-E-Mails.
Wichtig: Einstellung „Rechnung fällig in“ und E-Mail-Auslöser
In den Standorteinstellungen legen Sie fest, wie viele Tage nach Ausstellung eine Rechnung als fällig gilt.
Der Platzhalter „x days after invoice is due“ richtet sich nach diesem Fälligkeitsdatum und greift nach x Tagen, sofern Sie den Status Ihrer SEPA-XML-Rechnungen nicht vorher pflegen.
Empfohlener Ablauf
Damit keine Erinnerungen an SEPA-XML-Kund:innen gehen, stimmen Sie zwei Dinge aufeinander ab:
wie oft Sie SEPA-XML-Rechnungen exportieren, und
den Wert „x Tage“ in Ihrer Erinnerungs-E-Mail.
Schritt 1: Legen Sie Ihren Export-Rhythmus fest
Entscheiden Sie, wie regelmäßig Sie SEPA-XML-Rechnungen exportieren, zum Beispiel:
täglich
alle 2 bis 3 Tage
wöchentlich oder monatlich
Wählen Sie einen Rhythmus, der zu Ihrem Ablauf passt: wer exportiert, an welchen Tagen, und was an Feiertagen gilt.
Schritt 2: Stimmen Sie die „x Tage“ der Erinnerung auf Ihren Export ab
In den Standorteinstellungen legen Sie unter „Rechnung fällig in“ (Bereich Abrechnung) fest, nach wie vielen Tagen eine Rechnung fällig wird. Das bestimmt mit, wie viele Tage nach der Rechnungserstellung die E-Mail x Tage nach Fälligkeit verschickt wird.
Beispiel: Steht „Rechnung fällig in“ auf 3 Tage und Ihre Erinnerung greift 7 Tage nach Fälligkeit, geht sie in der Regel 10 Tage nach der Rechnungserstellung raus.
Weil der Platzhalter strikt x Tage nach dem Fälligkeitsdatum greift, sollten Sie x so wählen, dass Ihr SEPA-XML-Export üblicherweise vorher läuft.
Praktischer Rat:
Exportieren Sie werktäglich, reicht ein kleines x, etwa 1 bis 2 Tage, weil die Rechnungen schnell weiterlaufen.
Exportieren Sie wöchentlich, wählen Sie ein größeres x, etwa ab 7 Tagen, damit SEPA-XML-Rechnungen vorher exportiert und aktualisiert sind.
Läuft der Export nicht immer pünktlich, etwa an Wochenenden oder Feiertagen, rechnen Sie einen Puffer dazu, etwa 1 bis 2 Tage.
So sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass SEPA-XML-Rechnungen beim Auslösen der Erinnerung noch auf „Offen“ oder „Überfällig“ stehen.
Schritt 3: SEPA-XML-Rechnungen regelmäßig exportieren
Exportieren Sie nach dem festgelegten Rhythmus, damit SEPA-XML-Rechnungen nicht zu lange überfällig bleiben.
Schritt 4: Exportierte Rechnungen auf „Zahlung in Verarbeitung“ setzen
Markieren Sie die Rechnungen beim Export als „Zahlung in Verarbeitung“, wie in Schritt 4 dieses Artikels zum Export beschrieben. Das ist der entscheidende Schritt, damit keine Erinnerungen an Kund:innen mit SEPA-XML-Zahlung gehen.