Bei der Nutzung von SEPA-Lastschrift via XML-Export muss jede Buchung mit einem gültigen SEPA-Mandat verknüpft sein, damit die Zahlungen der zugehörigen Rechnungen in den SEPA-XML-Zahlungsexport aufgenommen werden können. Nur Buchungen, die mit einer gültigen SEPA-Lastschrift via XML-Export-Zahlungsart verknüpft sind, können in eine XML-Datei zur Verarbeitung über Ihre Bank aufgenommen werden.
Zahlungsart einer bestehenden Buchung aktualisieren
1. Navigieren Sie im Manager zur Buchungen
2. Wählen Sie eine Buchung aus
3. Klicken Sie auf Aktionen > Zahlungsmethode aktualisieren
4. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Optionen „Manuelle Abbuchung via SEPA-Lastschrift (XML-Export)"
5. Klicken Sie auf „Zahlungsmethode hinzufügen", um ein neues SEPA-Mandat zu hinterlegen, oder wählen Sie ein bereits für den/die Kunden/Kundin gespeichertes SEPA-Mandat aus
6. „Zahlungsmethode hinzufügen" öffnet den folgenden Bildschirm zur Eingabe der Bankdaten des/der Kunden/Kundin:
Wann ist der BIC erforderlich?
Der BIC ist optional für die meisten SEPA-Mandate innerhalb desselben Landes. Er wird jedoch empfohlen, wenn:
Die Bank des/der Kunden/Kundin in einem anderen SEPA-Land ansässig ist
Ihre Bank BICs für die SEPA-Verarbeitung voraussetzt
Muss der Kundenname mit dem Kontoinhaber übereinstimmen?
Bei der SEPA-Lastschrift sollte der im Mandat angegebene Name dem bei der Bank des/der Kunden/Kundin hinterlegten Namen entsprechen, da Banken diesen bei der Validierung oder im Streitfall heranziehen können. Die meisten Banken lehnen Zahlungen jedoch nicht allein aufgrund von Namensabweichungen ab.
Rechtliche Anforderungen an SEPA-Mandate
Das Kontrollkästchen „SEPA-Mandat wurde bereits vom Kunden/von der Kundin unterzeichnet" bestätigt, dass der/die Kunde/Kundin außerhalb des Kinnovis-Systems ein unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat erteilt hat – in der Regel als Papier- oder Digitalformular, das Sie direkt eingeholt haben. Kinnovis unterstützt keine digitale Unterzeichnung von SEPA-Mandaten; Betreiber sind daher selbst für die Einholung und Aufbewahrung des unterzeichneten Dokuments verantwortlich.
Mit dem Setzen dieses Hakens bestätigen Sie, dass:
Der/die Kunde/Kundin das Mandat rechtsgültig erteilt hat
Sie (der Betreiber) eine Kopie des unterzeichneten Mandats zu Compliance-Zwecken aufbewahren
SEPA-Lastschriftmandat als Zahlungsmethode löschen
Eine SEPA-Lastschrift-Zahlungsart kann nur gelöscht werden, wenn sie keiner aktiven oder geplanten Buchung zugeordnet ist. Diese Einschränkung stellt sicher, dass laufende oder zukünftige Zahlungseinzüge durch das Entfernen eines Mandats nicht unterbrochen werden. Ist die Zahlungsart derzeit in Verwendung, muss sie im System verbleiben, um die Integrität der Abrechnungseinstellungen der Buchung zu wahren. Um eine Zahlungsart zu entfernen, wählen Sie zunächst eine andere aus oder fügen Sie eine neue hinzu, bevor Sie sie löschen.
Herzlichen Glückwunsch – Sie haben die neue Zahlungsart erfolgreich zur Buchung hinzugefügt!