Das Aufgaben-Dashboard hilft Ihnen, die täglichen Arbeiten an Ihrem Self-Storage-Standort zu ordnen und wirksamer zu erledigen. Ob Erinnerungen an frisch geräumte Räume, Rückzahlungen von Kautionen oder Anfragen von Leads: Das Aufgaben-Dashboard ist Ihre Anlaufstelle für die To-do-Liste im Betrieb.

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Melden Sie sich in Ihrem Manager an und gehen Sie oben links zum Bereich „Aufgaben“.

Beim ersten Öffnen finden Sie dort bereits Aufgaben vor. Sie entstehen automatisch aus Vorgängen im Kinnovis-System. Sehen Sie diese Aufgaben durch, prüfen Sie ihren Stand und ordnen Sie sie nach Dringlichkeit.

Klicken Sie auf den Knopf „Aufgabe erstellen“ und füllen Sie die nötigen Angaben aus: den Titel der Aufgabe und, wenn Sie mehrere Standorte betreiben, für welchen „Standort“ sie gilt. Über die Auswahlliste weisen Sie die Aufgabe einzelnen Personen im Team zu. Sie können außerdem ein Fälligkeitsdatum festlegen und Notizen hinterlegen.

Je nach Art der automatisch entstandenen Aufgabe können Sie direkt an Ort und Stelle handeln.

Aufgaben abhaken oder archivieren:

Behalten Sie den Stand Ihrer Aufgaben im Blick und passen Sie ihn an, indem Sie Aufgaben als „erledigt“ abhaken (Kästchen links anklicken) oder überflüssig gewordene Aufgaben „archivieren“ (Archiv-Symbol anklicken).

Aufgaben aus „Archiviert“ und „Erledigt“ zurück auf „To-do“ setzen:

Archivierte Aufgaben holen Sie mühelos zurück auf die „To-do“-Liste, wenn sie doch nicht erledigt wurden.

Auch „erledigte“ Aufgaben setzen Sie mit einem Klick auf das Kästchen zurück auf „To-do“.

Sie können nach Kundenname, Rechnungsnummer, Raumnummer und Buchungsnummer suchen, um die passenden Aufgaben zu finden. Ausserdem filtern Sie nach „Standort“, „Zuständigkeit“ und „Aufgabenart“; eine vollständige Liste der automatisch entstehenden Aufgaben finden Sie am Ende des Artikels.

Mit den Benachrichtigungseinstellungen legen Sie genau fest, wer über welche Aufgabenarten und für welche Standorte benachrichtigt wird. Das ist besonders wichtig, wenn Sie mehrere Standorte betreiben und verschiedene Personen im Team für verschiedene Standorte oder Abläufe zuständig sind. Die Einstellungen beruhen auf Regeln und sind sehr beweglich; wichtig ist zu verstehen, wie Standorte, Empfänger und Aufgabenarten zusammenspielen.

Jede Regel besteht aus drei Pflichtangaben:

Entsteht eine Aufgabe, prüft das System:

Ein Standort kann nur einer einzigen Benachrichtigungsregel zugeordnet werden. Das ist der entscheidende Punkt. Ist ein Standort in einer Regel verwendet, lässt er sich in keiner weiteren Regel mehr wählen. So kommt es nicht zu doppelten oder widersprüchlichen Benachrichtigungen, und die Zuständigkeit ist immer klar. Deshalb kommt es darauf an, wie Sie Standorte in Regeln zusammenfassen.

Sollen dieselben Personen im Team dieselben Aufgabenarten für mehrere Standorte erhalten, wählen Sie in einer Regel mehrere Standorte.

Beispiel

Das passt, wenn:

In vielen Betrieben haben nicht alle im Team Zugang zu allen Standorten.

Zum Beispiel:

Regel 1

Regel 2

Warum das wichtig ist:
Hätten Sie Standort A und Standort B in einer Regel zusammengefasst, bekämen Fabian und Jane Benachrichtigungen für Standorte, für die sie nicht zuständig sind — und Sie könnten sie später nicht mehr trennen, weil jeder Standort nur einmal gewählt werden kann.

So bleiben die Benachrichtigungen aufgeräumt, treffend und für alle verständlich.

Ändern sich die Zuständigkeiten:

Wer von vornherein geordnet vorgeht, muss später deutlich seltener nachbessern.

Überfällige Rechnungen

Titel der Aufgabe: „Rechnungen nachfassen, die länger als 7 Tage offen sind“

Diese Aufgaben entstehen für Rechnungen, die 7 Tage nach Fälligkeit nicht bezahlt sind.

Streitfälle bei Zahlungen

Titel der Aufgabe: „Streitfälle zu Zahlungen bearbeiten“

Diese Aufgaben entstehen, wenn es in Stripe Streitfälle zu Zahlungen gibt.

Kontrolle der Räume nach dem Auszug

Titel der Aufgabe: „Zu kontrollierende Räume“

Diese Aufgaben entstehen, wenn Räume in den Status „Zu kontrollieren“ wechseln.

Kautionen

Titel der Aufgabe: „Kautionen zurückzuzahlen“

Diese Aufgaben entstehen am Ende der Buchung, wenn zur Buchung eine Kaution gehörte.

Leads

Titel der Aufgabe: „Erinnerung: Leads nachfassen“

Diese Aufgaben entstehen 1 Stunde nachdem ein neuer Kundeneintrag angelegt wurde, sofern der Status noch „Lead“ lautet.

Nach dem Einzug

Titel der Aufgabe: „Nach dem Einzug bei der Kundin oder dem Kunden nachfragen“

Einen Tag nach Beginn der Buchung entsteht die Aufgabe als Erinnerung, sich zu melden.

Fehlgeschlagene ID-Kontrollen

Titel der Aufgabe: „Fehlgeschlagene ID-Kontrollen“

Diese Aufgaben entstehen 8 Stunden nach einer abgeschlossenen ID-Kontrolle, wenn deren Status noch „fehlgeschlagen“ lautet.

Angaben im Ausweis passen nicht zur Buchung

Titel der Aufgabe: „Angaben im Ausweis passen nicht zum Namen aus der Buchung“

Diese Aufgaben entstehen unmittelbar nach einer erfolgreichen Identitätsprüfung, wenn Nachname und/oder Vorname nicht mit dem Namen im Ausweis übereinstimmen.

Unterschreiben von Verträgen

Titel der Aufgabe: „Nicht unterschriebene Verträge“

Diese Aufgaben entstehen, wenn eine Buchung über den Manager angelegt wurde und innerhalb von 8 Stunden kein Vertrag unterschrieben ist.

Fälle der Auto-Sperrung

Titel der Aufgabe: „Räume wegen Zahlungsstreitfällen automatisch gesperrt“

Diese Aufgaben entstehen, nachdem ein Raum wegen unbezahlter Rechnungen automatisch gesperrt wurde.

Selbst angelegte Aufgabe

Den Titel der Aufgabe legen Sie beim Anlegen selbst fest

Diese Aufgaben entstehen, nachdem eine eigene Aufgabe angelegt und einer Person im Team zugewiesen wurde.