Die Auto-Sperrung schränkt den Zugang zu Räumen automatisch ein, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden. Das spart Ihnen Zeit, vermeidet Fehler von Hand und setzt Ihre Zahlungsregeln einheitlich durch. Mit einstellbaren Karenzzeiten und automatischer Wiederherstellung nach Zahlung bleiben Sie flexibel und behalten die Kontrolle über Ihre Räume.
Die Funktion steht nur für Standorte zur Verfügung, an denen ein digitales Zutrittssystem eingerichtet und mit Kinnovis verbunden ist.
Schritt für Schritt: die Auto-Sperrung aktivieren
Schritt 1: Auto-Sperrung in den Einstellungen aktivieren
Im Kinnovis Manager zu den Standorteinstellungen gehen.
Zu den Einstellungen der Raumverwaltung gehen.
Räume automatisch sperren über den Schalter auf EIN stellen.
Ihre Karenzzeit festlegen, also die Anzahl Tage nach Fälligkeit, bevor ein Raum automatisch gesperrt wird.
Was passiert, nachdem ich die Auto-Sperrung eingeschaltet habe?
Ist die Auto-Sperrung aktiv und eine Karenzzeit gesetzt, prüft das System automatisch, welche Buchungen mit unbezahlten Rechnungen die Bedingungen für eine Sperre erfüllen. Räume werden nicht sofort gesperrt. Das System plant die Sperre für den nächsten Tag um 1 Uhr.
Schritt 2: Automatisch sperren und wieder freigeben
Wann wird ein Raum automatisch gesperrt?
Räume werden automatisch gesperrt, wenn die Karenzzeit abgelaufen ist, nachdem eine Rechnung als „überfällig“ markiert wurde.
Berücksichtigt werden nur Rechnungen, die zu einer Raummiete gehören. Rechnungen ohne Bezug zu einer bestimmten Buchung lösen keine Auto-Sperrung aus, auch wenn sie überfällig sind.
Der Zugang zum Raum und zu allen zugehörigen geteilten Zugängen wird entzogen.
Wichtig: Karenzzeit setzen, damit nicht sofort gesperrt wird
Steht Ihre Einstellung „Rechnung fällig in“ unter Standort > Manager Abrechnung auf 0 Tage, und sind womöglich auch manuelle Zahlungslinks sofort fällig (0 Tage), empfehlen wir dringend, eine Karenzzeit für die Auto-Sperrung zu setzen.
Ohne Karenzzeit können Kund:innen schon direkt nach der Rechnungsstellung ausgesperrt werden, ohne Gelegenheit zu zahlen. Eine Karenzzeit gibt ihnen eine faire Chance, die Rechnung zu begleichen, bevor der Zugang eingeschränkt wird.
Wann wird der Zugang automatisch wiederhergestellt?
Sobald die Zahlung eingeht, also die Rechnung als bezahlt oder storniert markiert ist, gibt das System den Raum sofort wieder frei.
Sind mehrere Rechnungen einer Buchung überfällig, müssen alle beglichen sein, bevor der Zugang zurückkommt.
Wichtig: Der Zugang kommt erst zurück, wenn alle überfälligen Rechnungen vollständig bezahlt sind
Bei mehreren überfälligen Rechnungen gilt: eine davon von Hand als bezahlt zu markieren, stellt den Zugang nicht wieder her, solange andere überfällig bleiben.
Räume, die wegen einer strittigen Lastschrift gesperrt wurden, werden nicht automatisch wieder freigegeben, siehe nächster Abschnitt.
Wie wirken Eingriffe von Hand auf die Auto-Sperrung?
Sperren oder Freigeben von Hand kann die Auto-Sperrung übersteuern, es kommt auf den Zeitpunkt an.
Sperren Sie einen Raum von Hand, bevor die Auto-Sperrung greift, wendet das System die Auto-Sperrung wegen der überfälligen Rechnung trotzdem an. Ihre Sperre von Hand verhindert nicht, dass die automatische Sperre und Freigabe protokolliert werden.
Geben Sie einen Raum von Hand wieder frei, nachdem die Auto-Sperrung gegriffen hat, versucht das System für dieselbe Rechnung weder eine erneute Sperre noch eine automatische Freigabe. Ihr Eingriff hat Vorrang und stoppt weitere automatische Änderungen.
Wird später eine neue Rechnung überfällig, bewertet das System sie eigenständig. Erfüllt sie die Bedingungen, wird der Raum am Folgetag um 1 Uhr wieder automatisch gesperrt.
So bleiben Räume bei ausbleibender Zahlung gesichert, und Sie können trotzdem jederzeit von Hand eingreifen.
Schritt 3: Hinweise und Aufgaben zur Auto-Sperrung
Hinweise für Ihr Team (nur bei fehlgeschlagener Lastschrift)
In Ihrer Aufgabenübersicht entsteht eine neue Aufgabe mit dem Titel „Auto-Locked Unit Due to Payment Dispute“, sobald eine Lastschrift fehlschlägt oder die Rechnung überfällig ist.
Ist der Streitfall geklärt und die Rechnung als bezahlt markiert, bekommen Kund:innen den Zugang zurück. Sie können den Zugang auch von Hand wiederherstellen, über die Schaltfläche in der Aufgabe; nach dem Klick wird sie inaktiv. Räume mit strittigen Rechnungen aus fehlgeschlagenen Lastschriften werden nicht automatisch freigegeben, solange Sie den Zugang nicht selbst wiederherstellen oder die Rechnung als bezahlt markiert wird.
Benachrichtigung der Kund:innen
Unter E-Mail-Einstellungen richten Sie automatische Benachrichtigungen für Ihre Kund:innen ein:
Zugang entzogen (Auslöser: Zugang wird von Hand oder automatisch entzogen): informiert Kund:innen sofort, wenn ihr Zugang eingeschränkt wird.
Zugang wiederhergestellt (Auslöser: Zugang wird von Hand oder automatisch wiederhergestellt): informiert Kund:innen, sobald sie wieder hineinkommen.
Weitere Hinweise
Umgang mit Zeitstempeln
Die Buchungsübersicht zeigt immer das Datum, an dem der Zugang zuerst entzogen wurde.
Dieser Zeitstempel bleibt bestehen, auch wenn später weitere Rechnungen überfällig werden oder die Auto-Sperrung erneut greift.
Mehrere Räume und Eingangstore
Die Auto-Sperrung wirkt auf einzelne Räume, die direkt mit überfälligen Rechnungen verknüpft sind.
Steuert ein Eingangstor mehrere Räume, wird auch das Tor gesperrt. Das kann andere Räume derselben Kund:innen betreffen.
Gesperrte Räume finden
In der Buchungsübersicht können Sie nach gesperrten Räumen filtern.
Die Liste enthält von Hand gesperrte Räume und solche, die diese Funktion automatisch gesperrt hat.
Geschafft, Sie haben diesen Artikel durch und die Auto-Sperrung eingerichtet.