Si conecta BearBox con el Kinnovis Manager, este asigna un código PIN a un trastero el día de la entrada. Para el disparador de correo «Fecha de entrada alcanzada» existe un merge tag con el código PIN, con el que puede componer un correo que explique a su cliente cómo acceder a su trastero (véase el paso 3).
El Kinnovis Manager genera un código PIN por cliente, la primera vez que se concede acceso a un trastero en BearBox a través del Kinnovis Manager; ese código PIN no cambia después. El Kinnovis Manager crea sus propias fichas de cliente en BearBox, sin cotejarlas con las ya existentes allí.
Si ya usaba BearBox antes de conectarlo con el Kinnovis Manager, sus clientes existentes en BearBox pueden seguir usando sus códigos PIN habituales hasta que el Kinnovis Manager fije el código PIN de ese trastero en BearBox.
¿Cuándo fija el Kinnovis Manager el código PIN en BearBox?
En una nueva entrada en el Kinnovis Manager (la reserva ha alcanzado su fecha de entrada)
Cuando en el Kinnovis Manager se revoca o se restablece el acceso
¡Atención! Si alguien sigue usando un código PIN creado en BearBox, ese código se sobrescribe al restablecer el acceso, y hay que avisar a esa persona a mano de su nuevo código PIN.
Por ahora, quien explota el centro no puede consultar el código PIN en el Kinnovis Manager; la mejor vista de conjunto es el informe «All Site Users» de BearBox, https://storage.bearbox.co.uk/secure/sites/users.cfm, que muestra la lista completa y también permite exportarla:
-> Si quiere empezar de cero y ahorrarse trabajo manual más adelante, al revocar o restablecer accesos desde el Kinnovis Manager, escriba a nuestra asistencia. Pida una sincronización completa: se generarán entonces códigos PIN para todas las reservas activas del Kinnovis Manager y se enviarán a BearBox.
Eso significa, eso sí, que los códigos PIN antiguos creados en BearBox dejarán de funcionar y que deberá avisar a sus clientes existentes del cambio de código PIN; el Kinnovis Manager aún no tiene ninguna función para ello.
Los 3 pasos siguientes son todos necesarios para que la integración entre BearBox y el Kinnovis Manager funcione.
Paso 1
Vaya primero a «Integraciones», busque el proveedor de acceso BearBox y haga clic en «Conectar» para abrir la ventana de configuración, como en esta captura:
Elija primero, en la lista desplegable, el centro o los centros en los que usa BearBox y que quiere conectar con el Manager.
Añada después su nombre de usuario y su contraseña de BearBox, que BearBox le facilitó al configurar el sistema para su centro.
Introduzca el Site ID de BearBox (por ejemplo 238), que también le facilitó BearBox al configurar el sistema para su centro.
Si no conoce su nombre de usuario, su contraseña o su Site ID de BearBox, pídaselos a BearBox. Puede abrir un ticket de asistencia en https://support.bearbox.co.uk o escribir a [email protected].
4. Indique el Zone Id o los Zone Id de BearBox que deben valer para los permisos de acceso de los trasteros. Por ahora solo puede definir un conjunto de zonas para todos los permisos. Encontrará los Zone Id correctos entrando en la plataforma de BearBox y abriendo este enlace: https://storage.bearbox.co.uk/secure/zones/zones.cfm
En esta captura, la zona «Staff» tiene el Zone Id 0 y la zona «Customer» el Zone Id 1. Si hace falta, puede indicar varios Zone Id separados por coma, por ejemplo 0,1
5. Por defecto, la longitud del código PIN es de 8 caracteres; adáptela a sus necesidades, según cómo quiera equilibrar comodidad y seguridad.
Si usa BearBox en varios centros con Site Id distintos, le servirá el botón «Add another BearBox connection».
Después de guardar, el primer paso, conectar BearBox con el Kinnovis Manager, está hecho.
Paso 2
Ahora el Kinnovis Manager debe saber qué trastero creado en el Manager corresponde a cuál del sistema de BearBox. Hay dos formas de hacerlo.
La forma manual
Tiene sentido si no hay demasiados trasteros que vincular o si añade alguno nuevo:
Abra en el Kinnovis Manager la página de detalle de un trastero y haga clic en el icono del lápiz de la sección «General»:
La ventana que se abre ofrece un campo «Permisos de acceso», en el que escribe el nombre del trastero de BearBox. Encontrará esos nombres en el sistema de BearBox en este enlace: https://storage.bearbox.co.uk/secure/sites/edit_node.cfm, haciendo clic aquí:
Los nombres que necesita aparecen entonces en esta vista de trasteros:
Una vez guardado, el Kinnovis Manager sabe en qué trastero del sistema de BearBox debe fijar el código PIN cuando haya una nueva entrada a través de una reserva.
La forma por asignación masiva
Si tiene una lista larga de trasteros, hacerlo a mano resulta pesado y propenso a errores. En ese caso, escriba a nuestra asistencia. Prepare un archivo Excel con dos columnas, «BearBox Unit Name» y «Kinnovis Unit Name», e indique todos los trasteros que quiere vincular. Nosotros haremos la asignación masiva en nuestra base de datos.
Paso 3
Para que su cliente conozca su código PIN, configure un correo para el disparador «Fecha de entrada alcanzada»
Existe un merge tag que inserta el código PIN de acceso al trastero.
