Si protege sus trasteros con candados manuales o usa cajas de llaves, seguramente lleve tiempo repartiendo los códigos a mano: escribiéndolos en el nombre del trastero, mandándolos por WhatsApp o apuntándolos en una nota de la reserva. Eso es lento, se presta a errores y el cliente nunca tiene un sitio fiable donde encontrar su código.
El campo de código de acceso del trastero lo resuelve. Guarda un código en cada trastero en el Kinnovis Manager y se lo envía al cliente automáticamente en su correo de bienvenida o de entrada. El cliente también lo ve en el portal del cliente y en su contrato.
La función sirve tanto si usa un proveedor de acceso digital como si no. Puede tener candados manuales en los trasteros y, a la vez, un proveedor conectado en sus puertas principales. Los dos códigos se mantienen separados.
Qué puede hacer con los códigos de acceso de trastero:
guardar un código de texto libre en cualquier trastero, con espacios y caracteres especiales incluidos
enviar el código a sus clientes automáticamente con etiquetas de combinación de correo
consultar y copiar los códigos desde el plano del centro mientras está sobre el terreno
el cliente puede consultar el código en el portal del cliente
mostrar el código a sus clientes en los contratos de Signable
decidir si los códigos se borran automáticamente cuando un cliente se va
⚠️ Importante: esta función viene desactivada. Un operador con los permisos necesarios tiene que activarla en cada centro para que aparezcan los campos, los ajustes y las etiquetas de combinación.
Configuración recomendada
La gracia de los códigos de acceso de trastero es dejar de repartirlos a mano. Configure la función en este orden y cada cliente recibirá su código automáticamente el día de su entrada, sin que usted le mande nada.
Active la función en el centro. No aparece nada más hasta que esté activada, así que empiece por aquí.
Fije el código en el trastero antes de que entre el cliente. La etiqueta de combinación coge el código que haya guardado en el trastero en el momento en que sale el correo. Ponga el código mientras el trastero siga vacante y el correo saldrá completo.
Si deja el campo vacío, el cliente recibe en su lugar
contacte con el operador para obtener el código PIN, con lo que el trabajo vuelve a caer en usted.Añada la etiqueta de combinación [Código de acceso del trastero] a su correo de fecha de entrada. Esto es lo que hace que el envío sea automático. Al llegar la fecha de entrada, el correo sale con el código ya puesto.
Por qué importa este orden: el cliente recibe su código justo cuando lo necesita, y usted no tiene que enviarlo aparte. Como el correo de fecha de entrada se dispara el día de la entrada, basta con que el código esté puesto en algún momento anterior. Póngalo al preparar el trastero y lo demás va solo.
Paso 1: activar la función en los ajustes del centro
Vaya a Ajustes del centro y busque el ajuste Código de acceso del trastero. Póngalo en ON.
Recuerde: el campo de código de acceso del trastero y sus etiquetas de combinación solo aparecen una vez activada la función en un centro.
Con la función activada, puede fijar una segunda opción que controla qué pasa a la salida:
Borrar el código a la salida: Sí borra el código de acceso del trastero automáticamente cuando termina una reserva, para que el siguiente cliente no reciba nunca un código antiguo.
Borrar el código a la salida: No mantiene el código en el trastero. Usted lo actualiza a mano antes de la siguiente entrada. Esta es la opción predeterminada.
Elija la opción que encaje con su forma de trabajar. Si reajusta los candados entre clientes, el borrado automático le ahorra un paso. Si reutiliza el mismo código, deje el borrado desactivado.
Paso 2: fijar un código en el trastero
Abra cualquier trastero y vaya a su vista de detalle. Verá un campo nuevo, Código de acceso del trastero.
Escriba el código y guarde. Algunas cosas que conviene saber sobre el campo:
Acepta cualquier carácter, espacios y símbolos incluidos, hasta 255 caracteres. Puede etiquetar un código combinado para que se lea bien en los correos, por ejemplo
Puerta: 4321 | Trastero: 1234.No es obligatorio. Puede dejarlo vacío y ponerlo más adelante.
La fecha y la hora del último cambio aparecen junto al campo, así que siempre sabe cuándo se actualizó el código.
También puede fijar el código al crear un trastero, en la vista de creación de trasteros.
Se puede fijar un código en un trastero en estos dos casos:
Trastero en estado «vacante» o «por comprobar»: el código se guarda directamente.
Alquilado actualmente y con fecha de salida programada: el Kinnovis Manager le avisa de que el código está asignado a un cliente y de que cambiarlo cambiará el código con el que ese cliente accede a su trastero.
⚠️ Importante: si cambia un código después de que el cliente haya entrado, Kinnovis no se lo comunica automáticamente. Tiene que avisarle usted del código nuevo.
Paso 3: añadir el código a sus correos a clientes
Aquí es donde desaparece el trabajo manual. Una etiqueta de combinación mete el código del trastero en el correo automáticamente al enviarlo.
En el editor de plantillas de correo, añada a su plantilla la etiqueta de combinación [Código de acceso del trastero (p. ej. candado)]. Está disponible en un disparador de correo:
Correo de fecha de entrada
La etiqueta coge el código guardado en el trastero en el momento en que sale el correo. Si el trastero no tiene código, la etiqueta se rellena con contacte con el operador para obtener el código PIN en lugar de dejar un hueco en blanco. La etiqueta de combinación solo aparece en el editor si la función está activada en ese centro.
¿Ya usa la etiqueta de combinación [Código PIN]?
⚠️ Importante: las dos etiquetas hacen cosas distintas: [PIN del proveedor de acceso] envía el código de su proveedor de acceso conectado, y [Código de acceso del trastero] envía el código manual que haya puesto usted en el trastero.
Dónde más aparece el código
Vista de detalle de la reserva
El código de acceso del trastero aparece en la vista de detalle de la reserva, junto al trastero reservado. Viene oculto tras un icono de ojo, igual que los códigos de los proveedores de acceso. Haga clic para mostrarlo y vuelva a hacer clic para ocultarlo.
Una nota informativa explica que el código se gestiona desde la vista de detalle del trastero. No hay opción de regenerarlo ni de renovarlo, porque es un código que pone usted a mano, no uno generado por una integración.
Si el trastero no tiene código, el campo aparece vacío.
Crear una reserva y ajustar una reserva
Puede ver y fijar el código de acceso del trastero mientras crea una reserva, junto al trastero correspondiente. No está obligado a poner ninguno.
Plano del centro
Cuando recorre el centro, el plano es el sitio más rápido para consultar un código.
Abra el panel del trastero en el plano del centro. El código de acceso del trastero aparece en el panel y lo puede copiar ahí mismo con un clic. Los cambios que haga ahí se guardan al instante.
Portal del cliente
Sus clientes ven su código de acceso del trastero en la vista general de su reserva, dentro del portal del cliente, con la etiqueta Código de acceso del trastero.
El código solo aparece una vez que lo haya fijado usted y una vez llegada la fecha de entrada. No se muestra en las reservas que sigan programadas, y desaparece a la salida.
Contratos de Signable
Hay una etiqueta de combinación Código de acceso del trastero para las plantillas de contrato de Signable, de modo que el código puede aparecer en el contrato del cliente igual que ya lo hacen los códigos de los proveedores de acceso.
Usar a la vez un proveedor de acceso digital y candados manuales
Algunos operadores tienen un proveedor de acceso conectado en sus puertas principales y candados manuales en cada trastero. Kinnovis mantiene los dos códigos completamente separados para que nadie se líe.
El PIN del proveedor de acceso lo genera y lo gestiona su integración. Se comporta como siempre, incluida la renovación allí donde el proveedor la admita.
El código de acceso del trastero es el código manual que pone usted en el trastero. Las sincronizaciones del proveedor de acceso no lo tocan nunca, y no se puede renovar.
Los dos códigos se muestran por separado, cada uno con su etiqueta y su propio botón de mostrar u ocultar, en la vista de detalle del trastero, en la de la reserva, en el plano del centro y en el portal del cliente. Si un trastero solo tiene uno de los dos códigos, solo aparece ese campo.
Si solo usa candados manuales y no tiene ningún proveedor de acceso conectado, únicamente verá el campo del código de acceso del trastero.
Seguimiento de los cambios de código
Cada vez que se cambia el código de acceso de un trastero que tiene una reserva activa o programada, queda registrado un evento en la cronología de la reserva, de modo que tiene una pista de auditoría.
El evento dice Se ha fijado el código de acceso del trastero . Si el código se borra, dice Se ha borrado el código de acceso del trastero . El valor del código no aparece nunca en el registro, solo que cambió, cuándo y quién lo cambió.
Los cambios en un trastero sin reserva activa ni programada no se registran, porque no hay ninguna reserva a la que asociarlos.
Cosas que conviene recordar
Los códigos no se actualizan solos en el candado. Poner o cambiar un código en Kinnovis lo deja registrado en el sistema. Sigue teniendo que fijar el código correspondiente en el candado físico o en la caja de llaves.
Avise a sus clientes cuando cambie un código a mitad de la reserva. Kinnovis no avisa al cliente si le cambia el código después de su entrada.