Paso a paso para exportar facturas a un archivo SEPA XML
Paso 1: elegir las facturas que se van a exportar
Vaya a la pestaña Facturas
Filtre por:
Estado: Abierta o Vencida
Método de pago: Adeudo directo SEPA mediante exportación XML
Intervalo de fechas: elija el intervalo que necesite
Elija las facturas que se van a exportar
Haga clic en la lista desplegable acciones > acciones SEPA XML de la tabla
Se abrirá una ventana de configuración de SEPA XML, en la que tendrá que definir dos elementos clave:
la fecha de cobro solicitada (la fecha en que se cargará el importe en la cuenta de su cliente)
los datos del acreedor (la información de su cuenta o cuentas bancarias)
Paso 2: definir una fecha de cobro solicitada
La fecha de cobro solicitada es la fecha en la que quiere que el banco cobre el importe de las cuentas de sus clientes.
Este campo es obligatorio y hay que elegirlo con el selector de fechas.
Puede elegir una fecha de hasta 14 días vista.
Si la fecha elegida cae en fin de semana o en festivo, el cobro pasa automáticamente al siguiente día hábil bancario.
Le recomendamos elegir una fecha que dé a su banco tiempo suficiente para procesar el archivo. La fecha debe ser, por tanto, de al menos 2 días hábiles vista.
Ejemplo:
si fija el cobro para el 15 de agosto y ese día es festivo en su país, su banco tramitará el adeudo el 16 de agosto.
Importante: descargar el archivo XML y subirlo a tiempo a su banco es responsabilidad exclusiva del operador. Kinnovis no envía el archivo al banco automáticamente. Para que los pagos se tramiten en la fecha de cobro prevista, el archivo XML tiene que presentarse a tiempo y respetando los horarios límite de su banco.
Paso 3: configurar los datos del acreedor
Los datos del acreedor definen en qué cuenta bancaria se recibirán los pagos por adeudo directo SEPA. Esta información es obligatoria por ley en el archivo SEPA XML y tiene que ser correcta.
Hay que definir:
Centro o centros: uno o varios centros que compartan la misma cuenta bancaria
Nombre del acreedor: su denominación legal o social (la que ve el banco del cliente)
IBAN del acreedor: la cuenta en la que se recibirán los fondos
BIC del acreedor: el identificador del banco
Identificador del acreedor SEPA (SCI): su identificador SEPA único, que le asigna su banco o la autoridad nacional
Si no tiene la información de su identificador del acreedor SEPA (SCI), pregunte a su banco.
Gestionar varias cuentas para varios centros
Al exportar facturas de varios centros, tiene que asegurarse de que cada centro esté vinculado a la cuenta bancaria correcta (los datos del acreedor).
Kinnovis le permite definir varias cuentas de acreedor (es decir, sus cuentas bancarias) en una sola exportación. Resulta útil si distintos centros usan cuentas bancarias distintas.
Para añadir más cuentas de acreedor, haga clic en «Add Another Account» en la pantalla de exportación.
Cada cuenta que añada creará un lote aparte dentro del mismo archivo XML.
Tiene que asignar cada centro seleccionado a una de las cuentas de acreedor antes de exportar.
Si ha elegido facturas de un centro que no esté vinculado a ninguna cuenta de acreedor, la exportación quedará bloqueada hasta que complete la configuración.
Ejemplos
Si exporta facturas de Viena y de Graz a la vez:
Caso 1: si las dos usan la misma cuenta bancaria, asigne los dos centros a la cuenta n.º 1.
Caso 2: si cada una tiene su propia cuenta bancaria, cree la cuenta n.º 1 para Viena y la cuenta n.º 2 para Graz.
La imagen muestra el caso 1:
Paso 4: decidir si quiere marcar las facturas como pendientes de pago
Antes de exportar, puede decidir si marca las facturas seleccionadas como pendientes de pago con la casilla correspondiente.
Esta opción está marcada de forma predeterminada y está pensada para el uso normal, en el que el archivo XML se sube al banco para iniciar los adeudos directos. Una vez activada, el sistema registra el intento de pago y cambia el estado de la factura a Pendiente de pago, lo que facilita el seguimiento y la actualización posterior del resultado (marcarla como pagada o como fallida). Tenga en cuenta que esta acción es irreversible: da por hecho que el archivo se va a presentar al banco.
Si solo genera el archivo XML para probarlo o revisarlo y no piensa subirlo, conviene que desmarque esta opción para que el estado de las facturas no cambie.
Último paso: exportar el XML
Cuando estén todos los campos rellenos y los datos del acreedor bien asignados:
Haga clic en Exportar SEPA XML
El archivo se validará y se descargará directamente en su ordenador
Ya puede subirlo al portal SEPA de su banco
Resultado de este paso: se descarga su archivo XML listo para el banco. Las facturas quedan marcadas como pendientes de pago (si lo ha activado). Ya puede subir el archivo a su banco.