Después de exportar facturas con el adeudo directo SEPA mediante exportación XML y de presentar el archivo XML a su banco, le corresponde a usted actualizar el estado de cada factura según el resultado del pago. Este paso mantiene sus registros al día, tanto para la contabilidad como para el seguimiento de los pagos de los clientes.
Actualizar el estado de las facturas tras la respuesta del banco
Al exportar el archivo XML puede que haya optado por registrar el intento de pago, lo que marca automáticamente las facturas seleccionadas como Pendiente de pago y crea una entrada en la tabla Pagos de la página de detalle de cada factura. Ese estado da por hecho que el archivo se ha presentado a su banco y que el cobro está en marcha.
Una vez que su banco haya tramitado los pagos, debería:
Marcar los pagos como correctos si el adeudo se ha completado y ha recibido los fondos. Así el estado de la factura pasa automáticamente a Pagado.
Marcar los pagos como fallidos si el adeudo se ha rechazado, se ha devuelto o no se ha completado por cualquier motivo. El estado de la factura vuelve al que tenía antes (por ejemplo, Abierta o Vencida).
Mantener estos estados al día permite seguir los pagos con claridad y dar los pasos oportunos con los pagos fallidos: repetir la exportación, avisar al cliente o aplicar tasas de demora a mano.
Cómo marcar facturas como pagadas o fallidas
Hay dos formas de actualizar el estado de una factura: a mano desde el Kinnovis Manager o a través de la API pública de Kinnovis.
Opción 1: actualización manual desde el Kinnovis Manager
Vaya a la pestaña Facturas del Kinnovis Manager
Filtre por Método de pago: Cargo manual mediante SEPA XML
Filtre por Estado: Pendiente de pago
Filtre por Creada para elegir un periodo concreto (opcional)
Elija las facturas que correspondan
Use el menú acciones SEPA XML de la tabla para elegir:
Marcar el pago como correcto para confirmar que se ha cobrado; el estado de la factura pasa a Pagado
Marcar el pago como fallido para indicar que el pago no ha salido bien; el estado de la factura pasa a Abierta o a Vencida (según cuál fuera su fecha de vencimiento original)
Opción 2: cambiar el estado de las facturas por la API
Si tramita los pagos por fuera y usa la API pública de Kinnovis para su integración, puede actualizar el estado de las facturas por programa en lugar de hacerlo desde el Manager.
Use el endpoint Update Invoice para poner el estado de una factura SEPA en paid, por ejemplo, en cuanto su banco confirme que ha cobrado el adeudo. Resulta útil si tiene un flujo de conciliación automático y quiere mantener sincronizados los estados de las facturas sin intervenir a mano.
Para empezar a usar la API, escriba a nuestro equipo de asistencia.
¿Se puede deshacer?
Marcar un pago como correcto (lo que deja la factura en estado Pagado) es definitivo y no se puede deshacer.
Si marca un pago como fallido (lo que deja la factura en estado Abierta o Vencida), puede volver a lanzar el proceso de exportación SEPA y generar un archivo nuevo para esa factura.
¿Por qué es importante actualizar el estado de los pagos?
Conviene revisar y actualizar siempre las facturas marcadas como Pendiente de pago para que reflejen el resultado real del pago. Dejarlas en ese estado puede provocar confusión en los informes, seguimientos que no se hacen y registros financieros inexactos.
Actualizar el estado del pago (que actualiza automáticamente el de la factura) es especialmente importante si tiene activadas funciones como el bloqueo automático, porque las facturas impagadas pueden llevar (o no) a bloquear automáticamente un trastero o a disparar otras acciones automáticas, como el envío de recordatorios de pago, según su estado.