Cuando cobra por adeudo directo SEPA mediante exportación XML, las facturas se pagan por el circuito de su banco (subiendo el archivo XML) y no a través de un proveedor de pagos automático. Si además usa flujos de correos recordatorios con la etiqueta de combinación «x días después del vencimiento de la factura», los clientes con facturas SEPA XML pueden recibir sin querer avisos de impago. Este artículo explica por qué pasa y qué puede hacer para evitarlo.
Por qué pasa
La etiqueta de combinación «x días después del vencimiento de la factura» es un disparador universal:
se dispara x días después de la fecha de vencimiento de la factura
no se puede filtrar por método de pago
no se pueden excluir facturas por método de pago (por ejemplo, las SEPA XML)
Como las facturas SEPA XML se tramitan a mano mediante exportación, pueden quedarse en Abierta o Vencida hasta que exporte el archivo y actualice los estados, con lo que entran en el reparto de los correos recordatorios.
Importante: el ajuste de vencimiento de la factura y el disparador de correo
En los ajustes del centro puede definir a cuántos días de su emisión se considera vencida una factura.
La etiqueta de combinación «x días después del vencimiento de la factura» parte de esa fecha de vencimiento y se dispara al cabo de x días, salvo que usted gestione con antelación el estado de sus facturas SEPA XML.
Flujo de trabajo recomendado
Para evitar que se envíen correos recordatorios a los clientes de SEPA XML, monte un flujo de trabajo que coordine:
cada cuánto exporta los lotes de facturas SEPA XML y
el valor de «x días» que use en su flujo de correos recordatorios.
Paso 1: defina la frecuencia de sus exportaciones SEPA XML
Decida cada cuánto va a exportar las facturas SEPA XML, por ejemplo:
exportación diaria
cada 2 o 3 días
exportación semanal o mensual
Elija una periodicidad que encaje con su proceso interno (quién exporta, qué días y qué pasa en vacaciones).
Paso 2: ajuste los «x días» del correo recordatorio a su flujo de exportación
En los ajustes del centro puede definir a cuántos días vence una factura, con «Invoice Due In» (en Facturación). Eso influye en a cuántos días de la creación de la factura se envía el correo de x días después del vencimiento .
Ejemplo: si «Invoice Due In» está en 3 días y configura el correo recordatorio para que se dispare 7 días después del vencimiento de la factura, ese recordatorio saldrá, por lo general, 10 días después de crearse la factura.
Como la etiqueta del recordatorio se dispara estrictamente x días después del vencimiento, debería fijar la x de manera que su exportación SEPA XML se haga normalmente antes de que se dispare el recordatorio.
Consejos prácticos:
Si exporta a diario entre semana, puede poner una x pequeña (1 o 2 días), porque las facturas avanzan rápido.
Si exporta una vez por semana, use una x mayor (7 días o más), para que las facturas SEPA XML se exporten y se actualicen antes de que salgan los recordatorios.
Si las exportaciones no siempre son puntuales (fines de semana, festivos), añada un margen (1 o 2 días más).
Así reduce la probabilidad de que las facturas SEPA XML sigan «abiertas» o «vencidas» cuando se dispare el recordatorio.
Paso 3: exporte las facturas SEPA XML con regularidad
Exporte las facturas según la periodicidad que haya definido, para que las facturas SEPA XML no se queden vencidas demasiado tiempo.
Paso 4: marque las facturas exportadas como «Pendiente de pago»
Durante la exportación, asegúrese de marcar las facturas como «Pendiente de pago» (tal como se explica en el paso 4 de este artículo sobre la exportación). Este es el paso clave para evitar que se envíen correos recordatorios a los clientes que pagan por SEPA XML.