El panel de tareas le ayuda a ordenar el trabajo diario de su centro de self-storage y a hacerlo con más eficacia. Recordatorios para revisar trasteros recién desocupados, devoluciones de fianzas, consultas de leads: el panel de tareas es su punto de partida para la lista de cosas por hacer.

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Inicie sesión en su Manager y vaya a la sección «Tareas», arriba a la izquierda.

La primera vez que lo abra ya encontrará tareas pendientes. Se crean automáticamente a partir de lo que ocurre en el sistema de Kinnovis. Repáselas para ver en qué punto están y ordenarlas por prioridad.

Haga clic en el botón «Crear tarea» y rellene los datos necesarios: el título de la tarea y, si explota varios centros, el «Centro» al que se refiere. Con la lista desplegable asigna la tarea a alguien de su equipo. Además puede fijar una fecha de vencimiento y añadir notas.

Según el tipo de tarea creada automáticamente, puede actuar directamente desde la interfaz.

Marcar una tarea como terminada o archivarla:

Siga y haga avanzar sus tareas marcándolas como «terminadas» (marque la casilla de la izquierda) o «archivando» las que ya no hagan falta (haga clic en el icono de archivo).

Devolver una tarea «archivada» o «terminada» a «Por hacer»:

Puede devolver sin problema una tarea archivada a la lista «Por hacer» si al final no se ha resuelto.

También puede devolver una tarea «terminada» a «Por hacer» haciendo clic en la casilla.

Puede buscar por nombre de cliente, número de factura, número de trastero y número de reserva para encontrar las tareas correspondientes. Además puede filtrar por «Centro», «Asignada a» y «Tipo de tarea»; al final del artículo encontrará la lista completa de las tareas que se crean automáticamente.

Los ajustes de notificación de tareas le permiten definir con precisión a quién se avisa, de qué tipos de tarea y para qué centros. Es especialmente importante si explota varios centros y hay personas distintas a cargo de cada centro o de cada proceso. Los ajustes se basan en reglas y son muy flexibles; lo importante es entender cómo se relacionan centros, destinatarios y tipos de tarea.

Cada regla consta de tres datos obligatorios:

Cuando se crea una tarea, el sistema comprueba:

Un centro solo se puede asignar a una única regla de notificación. Ese es el punto clave. Una vez usado en una regla, un centro ya no se puede elegir en otra. Así se evitan avisos duplicados o contradictorios y la responsabilidad queda siempre clara. Por eso importa cómo agrupe los centros en las reglas.

Si las mismas personas deben recibir los mismos tipos de tarea para varios centros, elija varios centros en una misma regla.

Ejemplo

Esta configuración va bien cuando:

En muchas empresas, no todo el equipo tiene acceso a todos los centros.

Por ejemplo:

Regla 1

Regla 2

Por qué importa:
si hubiera agrupado el centro A y el centro B en una sola regla, Fabian y Jane recibirían avisos de centros de los que no se ocupan — y después ya no podría separarlos, porque cada centro solo se puede elegir una vez.

Así sus avisos quedan ordenados, pertinentes y comprensibles para todos.

Si cambian las responsabilidades:

Si empieza con un planteamiento ordenado, tendrá que retocar mucho menos después.

Facturas vencidas

Título de la tarea: «Reclamar facturas abiertas desde hace más de 7 días»

Estas tareas se crean para las facturas que no se han pagado 7 días después de su vencimiento.

Disputas de pago

Título de la tarea: «Disputas de pago por tratar»

Estas tareas aparecen cuando hay disputas de pago en Stripe.

Revisión de los trasteros tras la salida de un cliente

Título de la tarea: «Trasteros por comprobar»

Estas tareas aparecen cuando un trastero pasa al estado «Para comprobar».

Gestión de fianzas

Título de la tarea: «Fianzas por devolver»

Estas tareas aparecen al final de la reserva cuando había una fianza asociada.

Gestión de leads

Título de la tarea: «Recordatorio: hacer seguimiento de los leads»

Estas tareas se crean 1 hora después de crear una ficha de cliente, si su estado sigue siendo «Lead».

Seguimiento tras la entrada

Título de la tarea: «Contactar con el cliente después de su entrada»

Un día después del comienzo de la reserva se crea la tarea como recordatorio para interesarse por el cliente.

Controles de identidad fallidos

Título de la tarea: «Controles de identidad fallidos»

Estas tareas se crean 8 horas después de un control de identidad terminado, si su estado sigue siendo «fallido».

Los datos del documento no coinciden con los de la reserva

Título de la tarea: «Los datos del documento no coinciden con el nombre indicado al reservar»

Estas tareas aparecen justo después de una comprobación de identidad correcta, cuando el apellido o el nombre no coinciden con el nombre que figura en el documento.

Firma de contratos

Título de la tarea: «Contratos sin firmar»

Estas tareas aparecen cuando se ha creado una reserva desde el Manager y no se ha firmado ningún contrato en 8 horas.

Casos de bloqueo automático

Título de la tarea: «Trasteros bloqueados automáticamente por disputas de pago»

Estas tareas aparecen después de que un trastero se bloquee automáticamente por facturas sin pagar.

Tarea creada a mano

El título de la tarea lo define usted al crearla

Estas tareas aparecen después de crear una tarea propia y asignarla a alguien del equipo.