La función de bloqueo automático de trasteros restringe automáticamente el acceso a los trasteros cuando los clientes no pagan sus facturas. Así ahorra un tiempo valioso, reduce los errores manuales y aplica sus políticas de pago de forma coherente. Con periodos de gracia configurables y restablecimiento automático del acceso al recibir el pago, le da margen sin que pierda el control de sus trasteros.
Esta función está disponible solo en los centros que tengan configurados sistemas de acceso inteligentes integrados y conectados con Kinnovis.
Guía paso a paso para activar el bloqueo automático
Paso 1: activar el bloqueo automático en sus ajustes
Vaya a Ajustes del centro en su Kinnovis Manager.
Vaya a Ajustes de gestión de trasteros.
Active Bloqueo automático de trasteros poniendo el interruptor en ON.
Fije el periodo de gracia que prefiera (el número de días desde que vence una factura hasta que el trastero se bloquea automáticamente).
¿Qué pasa una vez activado el bloqueo automático?
Una vez activado el bloqueo automático y fijado un periodo de gracia, el sistema busca automáticamente las reservas con facturas impagadas que cumplan las condiciones para bloquear el acceso. Los trasteros no se bloquean al instante: el sistema programa el bloqueo para el día siguiente a la 1 de la madrugada.
Paso 2: proceso de bloqueo y desbloqueo automáticos
¿Cuándo se bloquea un trastero automáticamente?
Los trasteros se bloquean automáticamente si transcurre el periodo de gracia después de que una factura se marque como «vencida».
Para el bloqueo automático solo cuentan las facturas vinculadas al alquiler de un trastero. Las facturas que no estén vinculadas a una reserva concreta no disparan un bloqueo automático, aunque estén vencidas.
Se retira el acceso al trastero y a los accesos compartidos asociados.
Importante: fije un periodo de gracia para evitar bloqueos inmediatos
Si su ajuste «Invoice Due In» en Centro > Facturación del Manager está en 0 días, o si sus enlaces de pago manual también vencen de inmediato (0 días), le recomendamos encarecidamente fijar un periodo de gracia para el bloqueo automático.
Sin periodo de gracia, sus clientes pueden quedarse fuera en cuanto se emite una factura, sin ninguna posibilidad de pagarla. El periodo de gracia les da una oportunidad justa de liquidar sus facturas antes de que se les restrinja el acceso.
¿Cuándo se restablece el acceso automáticamente?
En cuanto se recibe el pago (la factura pasa a estado pagada o anulada), el sistema restablece el acceso al instante.
Si hay varias facturas vencidas asociadas a una reserva, hay que resolverlas todas para que se restablezca el acceso.
Importante: el acceso solo se restablece cuando se han pagado íntegramente todas las facturas vencidas
Si hay varias facturas vencidas: marcar a mano una de ellas como pagada no restablece el acceso si quedan otras vencidas.
Los trasteros bloqueados automáticamente por facturas de adeudo directo disputadas no se restablecen solos (véase la sección siguiente).
¿Cómo interactúan las acciones manuales con el bloqueo automático?
Los bloqueos y desbloqueos manuales pueden imponerse al sistema automático, pero el momento importa.
Si bloquea un trastero a mano antes de que se dispare el bloqueo automático, el sistema aplicará igualmente el bloqueo automático por la factura vencida. Su bloqueo manual no impide que se registren el bloqueo (ni el restablecimiento) automáticos.
Si desbloquea a mano (restablece el acceso) después de haberse aplicado el bloqueo automático, el sistema ya no intentará bloquear ni restablecer automáticamente por esa misma factura. Su acción manual tiene prioridad y detiene los cambios automáticos posteriores.
Si en el futuro vence una factura nueva, el sistema la evaluará por separado. Si cumple los criterios del bloqueo automático, el trastero volverá a bloquearse automáticamente a la 1 de la madrugada del día siguiente.
Así los trasteros quedan protegidos en caso de impago, sin que usted pierda el margen para intervenir a mano cuando haga falta.
Paso 3: gestionar los avisos y las tareas del bloqueo automático
Avisos al operador (solo en los fallos de adeudo directo)
Cada vez que falla un pago por adeudo directo o que una factura vence, se crea en su panel de tareas una tarea nueva titulada «Trastero bloqueado automáticamente por una disputa de pago».
Si la disputa se resuelve y la factura se marca como pagada, el cliente vuelve a tener acceso. También puede restablecer el acceso a mano con el botón de acción de la tarea (el botón se desactiva una vez pulsado). Los trasteros con facturas disputadas por fallos de adeudo directo no se restablecen automáticamente, salvo que restablezca usted el acceso o que la factura se marque como pagada.
Avisos a los clientes
Puede configurar avisos automáticos por correo para sus clientes en Ajustes de correo:
Acceso retirado (disparador: retirada manual o automática del acceso): avise a sus clientes en cuanto se les restrinja el acceso al trastero.
Acceso restablecido (disparador: restablecimiento manual o automático del acceso): avise a sus clientes en cuanto se les devuelva el acceso.
Otras cosas a tener en cuenta
Gestión de las marcas de tiempo
La vista general de la reserva muestra siempre la fecha en que se retiró el acceso por primera vez.
Esa marca de tiempo no cambia, aunque después venzan más facturas o el bloqueo automático se dispare otra vez.
Varios trasteros y puertas de acceso
El bloqueo automático se aplica a los trasteros concretos vinculados a las facturas vencidas.
Si una puerta de acceso controla varios trasteros, esa puerta también se bloqueará, con lo que puede afectar a otros trasteros del mismo cliente.
Identificar los trasteros bloqueados
En la vista general de reservas se puede aplicar un filtro para ver los trasteros bloqueados.
La lista de trasteros incluirá tanto los retirados a mano como los bloqueados automáticamente por esta función.
¡Enhorabuena! Ha terminado este artículo y la configuración de nuestra función de bloqueo automático de trasteros.