Si vous fermez vos box avec des cadenas manuels ou si vous utilisez des boîtes à clés, vous communiquez sans doute les codes à la main : en les écrivant dans le nom de la box, en les envoyant par WhatsApp ou en les notant dans une réservation. C’est lent, la moindre erreur est vite arrivée, et votre client n’a aucun endroit fiable où retrouver son code.
Le champ « code d’accès de la box » règle cela. Vous enregistrez un code sur chaque box dans le Kinnovis Manager, puis il part automatiquement vers le client dans son e-mail de bienvenue ou d’entrée. Le client le retrouve aussi dans le portail clients et sur son contrat.
La fonction marche avec ou sans fournisseur d’accès numérique. Vous pouvez garder des cadenas manuels sur vos box et un fournisseur connecté sur vos portes principales : les deux codes restent séparés.
Ce que les codes d’accès des box vous permettent de faire :
enregistrer un code libre sur n’importe quelle box, espaces et caractères spéciaux compris
envoyer le code automatiquement à vos clients grâce aux merge tags
consulter et copier les codes depuis le plan du centre, pendant que vous êtes sur place
permettre à votre client de voir son code dans le portail clients
faire figurer le code sur les contrats Signable
choisir si les codes s’effacent automatiquement au départ du client
⚠️ Important : cette fonction est désactivée par défaut. Une personne disposant des autorisations nécessaires doit l’activer pour chaque centre avant que les champs, les réglages et les merge tags apparaissent.
Mise en place recommandée
L’intérêt des codes d’accès des box est justement de ne plus les communiquer à la main. Suivez cet ordre, et chaque client recevra son code automatiquement le jour de son entrée, sans message de votre part.
Activez la fonction pour le centre. Rien d’autre n’apparaît tant qu’elle n’est pas activée : commencez donc par là.
Enregistrez le code sur la box avant l’arrivée du client. Le merge tag reprend le code enregistré sur la box au moment où l’e-mail part. Saisissez le code tant que la box est encore vacante et l’e-mail partira complet.
Si vous laissez le champ vide, le client reçoit à la place
contact operator for PIN code, et le travail vous revient.Ajoutez le merge tag [Code d’accès de la box] à votre e-mail de date d’entrée. C’est ce qui rend l’envoi automatique. Une fois la date d’entrée atteinte, l’e-mail part avec le code déjà inséré.
Pourquoi cet ordre compte : votre client reçoit son code exactement au moment où il en a besoin, et vous ne l’envoyez jamais séparément. Comme l’e-mail de date d’entrée part le jour de l’entrée, il suffit que le code soit enregistré avant. Faites-en une étape de la préparation de la box, et le reste se fait tout seul.
Étape 1 : activer la fonction dans les paramètres du centre
Accédez aux paramètres du centre et repérez le réglage Code d’accès de la box. Basculez-le sur Activé.
Rappel : le champ « code d’accès de la box » et ses merge tags n’apparaissent qu’une fois la fonction activée pour un centre.
Une fois activée, un second réglage vous permet de décider ce qui se passe au départ du client :
Effacement du code au départ : Oui efface automatiquement le code d’accès à la fin d’une réservation, pour que le client suivant ne reçoive jamais un ancien code.
Effacement du code au départ : Non conserve le code sur la box. Vous le mettez à jour vous-même avant l’arrivée suivante. C’est le réglage par défaut.
Choisissez l’option qui correspond à votre façon de travailler. Si vous réinitialisez les cadenas entre deux clients, l’effacement automatique vous épargne une étape. Si vous réutilisez le même code, laissez l’effacement désactivé.
Étape 2 : enregistrer un code sur la box
Ouvrez une box et allez sur sa page de détail. Vous y verrez un nouveau champ Code d’accès de la box.
Saisissez le code et enregistrez. Quelques points à connaître sur ce champ :
il accepte tous les caractères, espaces et symboles compris, jusqu’à 255 caractères. Vous pouvez composer un code combiné et le rendre lisible dans les e-mails, par exemple
Porte : 4321 | Box : 1234.il n’est pas obligatoire. Vous pouvez le laisser vide et le renseigner plus tard.
la date et l’heure de la dernière modification s’affichent à côté du champ : vous savez toujours quand le code a été mis à jour.
Vous pouvez aussi enregistrer le code au moment de créer la box, dans l’écran de création.
Un code peut être enregistré sur une box dans ces deux cas :
Box au statut « vacant » ou « à vérifier » : le code s’enregistre aussitôt.
Box actuellement louée avec une date de sortie prévue : le Kinnovis Manager affiche un message vous indiquant que le code est attribué à un client et que le modifier changera le code avec lequel ce client accède à sa box.
⚠️ Important : si vous modifiez un code après l’arrivée d’un client, Kinnovis ne le prévient pas automatiquement. C’est à vous de lui communiquer le nouveau code.
Étape 3 : ajouter le code à vos e-mails clients
C’est ici que le travail manuel disparaît. Un merge tag insère automatiquement le code de la box dans l’e-mail au moment de l’envoi.
Dans l’éditeur de modèles d’e-mail, ajoutez le merge tag [Code d’accès de la box (par exemple cadenas)] à votre modèle. Il est disponible pour un déclencheur d’e-mail :
E-mail de date d’entrée
Le tag reprend le code enregistré sur la box au moment de l’envoi. Si aucun code n’est enregistré, le tag insère contact operator for PIN code plutôt qu’un blanc. Le merge tag n’apparaît dans l’éditeur que si la fonction est activée pour ce centre.
Vous utilisez déjà le merge tag [Code PIN] ?
⚠️ Important : les deux tags ne font pas la même chose : [Code PIN du fournisseur d’accès] envoie le code de votre fournisseur d’accès connecté, et [Code d’accès de la box] envoie le code manuel que vous avez enregistré sur la box.
Où le code apparaît-il encore
Détail de la réservation
Le code d’accès de la box apparaît dans le détail de la réservation, rattaché à la box réservée. Il est masqué derrière une icône en forme d’œil par défaut, comme le sont déjà les codes des fournisseurs d’accès. Cliquez pour l’afficher, cliquez de nouveau pour le masquer.
Une note explique que le code se gère depuis la page de détail de la box. Il n’y a ni régénération ni nouveau tirage, car il s’agit d’un code que vous saisissez vous-même et non d’un code créé par une intégration.
Si aucun code n’est enregistré sur la box, le champ reste vide.
Création et modification d’une réservation
Vous pouvez voir et enregistrer le code d’accès de la box pendant la création d’une réservation, à côté de la box concernée. Rien ne vous oblige à en saisir un.
Plan du centre
Lorsque vous parcourez le site, le plan du centre est l’endroit le plus rapide pour vérifier un code.
Ouvrez le panneau d’une box sur le plan du centre. Le code d’accès y figure et vous pouvez le copier d’un clic. Les modifications faites ici sont enregistrées aussitôt.
Portail clients
Vos clients voient leur code d’accès dans l’aperçu de leur réservation dans le portail clients, sous le libellé Code d’accès de la box.
Le code n’apparaît qu’une fois que vous l’avez enregistré et que la date d’entrée est atteinte. Il n’est pas affiché pour les réservations encore programmées, et il disparaît au départ du client.
Contrats Signable
Un merge tag Code d’accès de la box est disponible pour les modèles de contrat Signable : le code peut ainsi figurer sur le contrat du client, comme le font déjà les codes des fournisseurs d’accès.
Utiliser à la fois un fournisseur d’accès numérique et des cadenas manuels
Certains exploitants utilisent un fournisseur d’accès connecté sur leurs portes principales et des cadenas manuels sur les box. Kinnovis garde les deux codes entièrement séparés, pour que personne ne les confonde.
Le code PIN du fournisseur d’accès est créé et géré par votre intégration. Son fonctionnement ne change pas, y compris le nouveau tirage lorsque le fournisseur le permet.
Le code d’accès de la box est le code manuel que vous enregistrez sur la box. Il n’est jamais touché par les synchronisations du fournisseur d’accès et ne peut pas être retiré au sort.
Les deux codes s’affichent séparément, chacun avec son libellé et son propre bouton pour l’afficher ou le masquer, sur la page de détail de la box, dans le détail de la réservation, sur le plan du centre et dans le portail clients. Si une box n’a qu’un seul des deux codes, seul ce champ apparaît.
Si vous n’utilisez que des cadenas manuels, sans fournisseur d’accès connecté, vous ne verrez que le champ « code d’accès de la box ».
Suivre les changements de code
Chaque fois que le code d’accès est modifié sur une box liée à une réservation en cours ou programmée, un événement est enregistré dans la chronologie de la réservation : vous disposez ainsi d’une trace.
L’événement indique Unit access code was set . Si le code est effacé, il indique Unit access code was cleared . La valeur du code n’apparaît jamais dans le journal : seulement le fait qu’il a changé, quand et par qui.
Les modifications sur une box sans réservation en cours ni programmée ne sont pas enregistrées, faute de réservation à laquelle les rattacher.
À garder en tête
Les codes ne se mettent pas à jour sur le cadenas. Enregistrer ou modifier un code dans Kinnovis le consigne dans le système. Vous devez encore régler le code correspondant sur le cadenas physique ou la boîte à clés.
Prévenez vos clients lorsqu’un code change en cours de réservation. Kinnovis ne prévient pas un client si vous modifiez son code après son arrivée.