Schritt für Schritt: Rechnungen als SEPA-XML-Datei exportieren
Schritt 1: Rechnungen für den Export auswählen
Gehen Sie zum Tab Rechnungen
Filtern nach:
Status: Offen oder Überfällig
Zahlungsart: Manuelle Abbuchung über SEPA XML
Zeitraum: Gewünschten Datumsbereich auswählen
Rechnungen für den Export auswählen
Klicken Sie auf SEPA-XML-Aktionen > SEPA XML exportieren
Es öffnet sich ein SEPA-XML-Konfigurationsdialog, in dem Sie zwei Angaben machen müssen:
Das gewünschte Einzugsdatum (das Datum, an dem das Konto Ihrer Kundinnen und Kunden belastet wird)
Die Gläubigerdaten (Informationen zu Ihrem oder Ihren Bankkonten)
Schritt 2: Gewünschtes Einzugsdatum festlegen
Das gewünschte Einzugsdatum ist das Datum, an dem Ihre Bank die Zahlung von den Konten Ihrer Kundinnen und Kunden einziehen soll.
Dieses Feld ist Pflichtfeld und muss über die Datumsauswahl befüllt werden.
Sie können ein Datum bis zu 14 Tage im Voraus wählen.
Fällt das gewählte Datum auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich der Einzug automatisch auf den nächsten Bankarbeitstag.
Wir empfehlen, ein Datum zu wählen, das Ihrer Bank ausreichend Zeit zur Verarbeitung der Datei lässt. Das Datum muss daher mindestens 2 Bankarbeitstage in der Zukunft liegen.
Beispiel:
Wenn Sie das Einzugsdatum auf den 15. August setzen und dieser Tag in Ihrem Land ein Feiertag ist, verarbeitet Ihre Bank die Lastschrift stattdessen am 16. August.
Wichtig: Betreiber sind vollständig dafür verantwortlich, die XML-Datei fristgerecht herunterzuladen und bei ihrer Bank hochzuladen. Kinnovis sendet die Datei nicht automatisch an die Bank. Damit Zahlungen zum gewünschten Einzugsdatum verarbeitet werden, muss die XML-Datei rechtzeitig und gemäß den Abgabefristen Ihrer Bank eingereicht werden.
Schritt 3: Gläubigerdaten konfigurieren
Die Gläubigerdaten legen fest, auf welches Bankkonto die SEPA-Lastschriftzahlungen eingehen. Diese Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen korrekt sein.
Folgende Angaben sind erforderlich:
Standort(e): Ein oder mehrere Standorte, die dasselbe Bankkonto nutzen
Gläubigername: Ihr rechtlicher Name oder Firmenname (wird der Bank des/der Kunden/Kundin angezeigt)
Gläubiger-IBAN: Das Konto, auf das die Zahlungen eingehen
Gläubiger-BIC: Die Bankkennung
SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer (SCI): Ihre eindeutige SEPA-Kennung, ausgestellt von Ihrer Bank oder der zuständigen nationalen Behörde
Falls Ihnen die SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer (SCI) nicht vorliegt, wenden Sie sich bitte an Ihre Bank.
Mehrere Konten für mehrere Standorte verwalten
Wenn Sie Rechnungen von mehreren Standorten exportieren, stellen Sie sicher, dass jeder Standort mit den richtigen Gläubigerdaten verknüpft ist.
Kinnovis ermöglicht es, mehrere Gläubigerkonten (d. h. Ihre Bankkonten) in einem einzigen Export zu hinterlegen. Das ist nützlich, wenn verschiedene Standorte unterschiedliche Bankkonten nutzen.
Um weitere Gläubigerkonten hinzuzufügen, klicken Sie im Exportfenster auf „Weiteres Konto hinzufügen".
Jedes hinzugefügte Konto erzeugt einen eigenen Batch in derselben XML-Datei.
Sie müssen jeden ausgewählten Standort einem der Gläubigerkonten zuweisen, bevor Sie exportieren.
Wenn Rechnungen eines Standorts ausgewählt wurden, der keinem Gläubigerkonto zugeordnet ist, wird der Export gesperrt, bis die Konfiguration vollständig ist.
Beispiele
Wenn Sie Rechnungen aus Wien und Graz exportieren:
Szenario 1: Nutzen beide Standorte dasselbe Bankkonto, weisen Sie beide Standorte Konto Nr. 1 zu.
Szenario 2: Hat jeder Standort ein eigenes Bankkonto, erstellen Sie Konto Nr. 1 für Wien und Konto Nr. 2 für Graz.
Abbildung zeigt Szenario 1:
Schritt 4: Rechnungen als „Zahlung in Bearbeitung" markieren
Vor dem Export können Sie wählen, ob Sie die ausgewählten Rechnungen als „Zahlung in Bearbeitung" markieren möchten – über das entsprechende Kontrollkästchen.
Diese Option ist standardmäßig aktiviert und für den regulären Einsatz vorgesehen – wenn die XML-Datei bei Ihrer Bank hochgeladen wird, um die Lastschriften auszulösen. Ist sie aktiviert, protokolliert das System den Zahlungsversuch und ändert den Rechnungsstatus auf Zahlung ausstehend, was die spätere Nachverfolgung und Aktualisierung erleichtert (z. B. als „Bezahlt" oder „Fehlgeschlagen" markieren). Diese Aktion ist nicht rückgängig zu machen – sie setzt voraus, dass die Datei bei der Bank eingereicht wird.
Wenn Sie die XML-Datei nur zu Test- oder Prüfzwecken generieren und nicht hochladen möchten, deaktivieren Sie diese Option, damit die Rechnungsstatus unverändert bleiben.
Letzter Schritt: XML exportieren
Sobald alle Felder ausgefüllt und die Gläubigerdaten korrekt zugewiesen sind:
Klicken Sie auf SEPA-XML exportieren
Die Datei wird validiert und direkt auf Ihren Computer heruntergeladen
Sie können sie nun in das SEPA-Portal Ihrer Bank hochladen
Ergebnis dieses Schritts: Ihre bankfertige XML-Datei ist heruntergeladen. Rechnungen sind als „Zahlung ausstehend" markiert (sofern aktiviert). Sie können die Datei jetzt bei Ihrer Bank hochladen.