Las tasas de demora automáticas de Kinnovis le ayudan a ahorrar tiempo, reducir los retrasos en los pagos y aplicar reglas de demora coherentes en todo su negocio. Si fija reglas claras en cada centro, puede cobrar automáticamente las facturas vencidas sin tener que llevar el seguimiento a mano.
Con esta función puede:
aplicar tasas de demora como importe fijo o como porcentaje de la factura vencida.
definir periodos de gracia propios antes de que se aplique la tasa.
fijar umbrales mínimos para no penalizar importes pequeños.
configurar varios tramos de tasas de demora con condiciones distintas.
Detener las tasas de demora automáticas en facturas concretas.
emitir tasas de demora manuales cuando haga falta.
mantener informados a operadores y clientes con facturas bien identificadas y avisos por correo.
1. Configurar las tasas de demora automáticas
Puede configurar las tasas de demora de forma independiente en cada centro.
Paso 1: vaya a Ajustes del centro > sección Tasas de demora
Paso 2: active las tasas de demora automáticas con el interruptor
Paso 3: añada tramos de tasas de demora
Haga clic en Añadir tasa de demora para crear varios tramos
En cada tramo puede definir:
Periodo de gracia: x días después del vencimiento de la factura, es decir, el plazo antes de emitir la factura de la tasa de demora (por ejemplo, 7 días después del vencimiento)
Nota de la factura: este texto aparecerá en la factura de la tasa de demora, y a su lado se añadirá automáticamente el número de la factura vencida a la que se aplica (por ejemplo, «Tasa de demora, tramo 1, de la factura» F788C1D3-41817)
Tipo de tasa: importe fijo (€) o porcentaje (%) del importe vencido de la factura
Importe: la tasa que se aplica (por ejemplo, 20 € o 10 %)
Umbral: el importe vencido mínimo para que se aplique la tasa (opcional) (por ejemplo, que no se apliquen tasas automáticas a las facturas de menos de 10 €)
Paso 4: haga clic en Guardar para activar las tasas de demora automáticas en ese centro
Orden automático de los tramos
El periodo de gracia más corto pasa a ser el tramo 1.
Los demás tramos se aplican en orden cronológico según su periodo de gracia.
Puede configurar hasta 15 tramos, aunque la mayoría de los operadores usan menos de 5.
Primera activación de las tasas de demora automáticas
Nota: las tasas de demora automáticas solo se aplican a las facturas que venzan después de configurar y guardar los ajustes. A las facturas ya vencidas no se les cobra automáticamente.
2. Cómo funcionan las tasas de demora automáticas
Las tasas de demora solo se aplican a las facturas en estado Vencida.
Cuando se dispara una tasa, Kinnovis crea una factura nueva de tasa de demora vinculada a la factura vencida.
Las tasas porcentuales se calculan sobre el importe a pagar (bruto) después de descuentos o notas de crédito.
Si hace falta, puede anular una factura de tasa de demora o emitir una nota de crédito.
Las tasas de demora no llevan impuestos.
El cobro de las tasas de demora automáticas
En Kinnovis las tasas de demora automáticas no se cobran automáticamente, para evitar problemas legales, reducir las disputas y mantener la transparencia. En muchos sitios, los recargos por demora exigen el consentimiento aparte del cliente, aunque los pagos habituales estén domiciliados. Enviar una factura con un enlace de pago garantiza que el cliente vea la tasa, entienda por qué se le aplica y pueda elegir cómo pagarla, y a la vez le deja a usted margen para anularla o abonarla si hace falta.
A los clientes no se les cobra automáticamente las facturas de tasas de demora automáticas: reciben la factura con un enlace de pago para pagarla a mano.
3. Detener las tasas de demora automáticas en una factura concreta
Si necesita evitar que se apliquen tasas de demora automáticas a una factura vencida concreta, por ejemplo por una disputa, por deferencia con el cliente o por un error de facturación, puede detenerlas con una exención manual.
Vaya a esa factura vencida y haga clic en Acciones > «Detener las tasas de demora automáticas».
Verá la etiqueta en la tabla de facturas de tasas de demora:
Tenga en cuenta que esta etiqueta aparece también en las facturas que estuvieran en estado «vencida» en el momento de activar la función de tasas de demora automáticas. A esas no se les aplica tasa, como se explica aquí.
4. Avisos a los clientes
Cada vez que se crea una factura de tasa de demora (automática o manual), Kinnovis puede enviar un aviso por correo al cliente.
Vaya a Correos y configure el disparador «Late-fee invoice created».
Le recomendamos incluir en el correo estas etiquetas de combinación:
la nota de la factura de la tasa de demora (para indicar, por ejemplo, el tramo)
el número de la factura vencida
el importe de la tasa cobrada
un enlace de pago
5. Dónde se ven las tasas de demora
En el Manager:
Las facturas de tasas de demora aparecen a nivel de reserva, en el perfil del cliente y en la página de la factura original.
En la vista general de facturas puede filtrar para ver solo las tasas de demora.
En el portal del cliente:
Los clientes ven las facturas de tasas de demora bien identificadas junto a sus demás facturas.
Resumen
Si prefiere no usar las tasas de demora automáticas, aún puede aplicar cargos con la función de tasas de demora manuales. Las tasas manuales se pueden emitir en cualquier momento sobre las facturas vencidas, incluso con las automáticas desactivadas. Encontrará más información en este artículo.