Muchos operadores de self-storage necesitan información adicional en sus facturas para cumplir la normativa local o los requisitos de compra de sus clientes. Un operador francés puede necesitar un número SIREN. Un operador español puede necesitar el número de pasaporte o de DNI de sus clientes particulares. Un cliente belga puede exigir la referencia de su pedido.
Los campos de factura personalizados le permiten definir esos campos una vez y que aparezcan automáticamente en todas las facturas. Los campos se configuran a nivel de centro, los valores se asignan en la ficha del cliente y los datos llegan a las facturas de Stripe sin que haya que tocar nada en cada factura.
Cómo funcionan los campos de factura personalizados
Cada campo de factura personalizado tiene tres propiedades que define usted:
Nombre del campo: una etiqueta como «SIREN» o «Número de pedido». Ese nombre aparece en las facturas, en las exportaciones y por toda la interfaz del Manager.
Nivel del campo: si el campo pertenece al cliente (y se reutiliza en todas sus reservas) o a una reserva concreta.
Tipo de cliente: si el campo se aplica a clientes empresa, a clientes particulares o a ambos.
Los campos se definen por cuenta y se vinculan a centros. Si varios centros necesitan el mismo campo (por ejemplo, si todas sus sedes francesas necesitan el SIREN), se crea una vez y se asigna a cada centro.
Importante: no hay ninguna validación de los valores introducidos. Comprobar que los clientes o el personal introduzcan datos correctos es responsabilidad suya.
Paso 1: abrir los ajustes del centro
Vaya al centro en el que quiera añadir campos de factura personalizados.
Vaya a Ajustes del centro y busque la tarjeta Ajustes de facturación.
Paso 2: añadir un campo de factura personalizado
Haga clic en Añadir campo de factura personalizado para abrir el cuadro de configuración.
Nombre: escriba la etiqueta del campo. Tiene que ser única en toda su cuenta. Que sea corta y clara, porque aparece directamente en la factura.
Nivel del campo: elija Cliente o Reserva.
Cliente: el valor se guarda en la ficha del cliente y se reutiliza en todas sus reservas y facturas. Úselo para identificadores como el SIREN o el número de pasaporte.
Reserva: el valor se guarda en una sola reserva. Úselo para referencias que cambian en cada reserva, como un número de pedido.
Tipo de cliente (aparece al elegir el nivel Cliente): elija Empresa, Particular o ambos. Solo aparecerán los campos pertinentes al crear o editar un cliente de ese tipo.
Haga clic en Guardar para crear el campo.
Importante: cada centro tiene un límite de campos de factura personalizados. Puede configurar:
1 campo para clientes particulares y 1 campo para clientes empresa, o bien
1 campo que valga para clientes particulares y empresa a la vez
Los nombres de campo son únicos en toda su cuenta. Si otro centro ya usa el mismo campo, puede reutilizarlo en lugar de crear un duplicado.
Paso 3: dar valor al campo en un cliente
Una vez configurado un campo de factura personalizado en un centro, aparece en la ficha del cliente.
Al crear un cliente nuevo
Al crear un cliente en el Manager, después de elegir el centro aparecen en el formulario los campos de factura personalizados que correspondan. Introduzca el valor (por ejemplo, el número SIREN del cliente) y siga con la creación como siempre.
En un cliente que ya existe
Abra la página de detalle del cliente en el Manager. Verá una sección de campos de factura personalizados. Haga clic en Editar para añadir o cambiar el valor.
El campo es opcional en el Manager, así que puede dejarlo vacío y rellenarlo más adelante.
Paso 4: comprobar los campos en las facturas
Cuando un campo de factura personalizado tiene valor en un cliente, aparece automáticamente en todas sus facturas. Esto incluye:
las facturas de creación de la reserva
las facturas normales
las facturas de ajuste de la reserva
las facturas de fianza
las facturas de tasas de demora
El nombre y el valor del campo se pasan a Stripe y aparecen en el PDF de la factura, junto a la información que ya había, como el NIF-IVA y el número de cliente.
Importante: si un campo no tiene valor, no aparece en la factura. Solo se muestran los campos con datos.
Ejemplos
SIREN (Francia)
Un operador francés necesita el número SIREN en las facturas de sus clientes empresa.
Nombre: SIREN
Nivel del campo: Cliente
Tipo de cliente: solo empresa
Cuando el operador crea un cliente empresa, aparece un campo SIREN. El número se guarda en el cliente y se imprime en todas sus facturas.
Número de pedido (Bélgica)
Los clientes de un operador belga necesitan su número de pedido interno en todas las facturas, para que su departamento de compras pueda casarlas con los pedidos.
Nombre: Número de pedido
Nivel del campo: Cliente
Tipo de cliente: solo empresa
El operador introduce el número de pedido en la ficha del cliente. A partir de ahí aparece en todas las facturas de ese cliente.
Número de pasaporte (España)
Un operador español necesita recoger el número de pasaporte de los clientes particulares que no tengan DNI.
Nombre: Pasaporte
Nivel del campo: Cliente
Tipo de cliente: solo particular
Cuando el operador crea un cliente particular, aparece un campo Pasaporte. El valor se guarda en el cliente y se incluye en todas sus facturas.
Cosas que conviene recordar
Límite de campos por centro: puede configurar 1 campo para clientes particulares y 1 para clientes empresa, o bien 1 campo que valga para ambos. Es decir, un máximo de dos campos de factura personalizados por centro.
Roles y permisos: solo los operadores con el rol Admin o Franchise Admin pueden crear, editar o borrar los ajustes de los campos de factura personalizados. Los demás roles pueden ver y rellenar los valores en los clientes.
Sin validación de los datos: Kinnovis no comprueba el formato de los valores. Si un SIREN tiene que tener 9 dígitos, tendrá que comprobarlo usted.
Editar campos: puede cambiar si un campo se recoge en el portal de reservas y si es obligatorio. Cambiarle el nombre solo es posible mientras no se le haya dado ningún valor.
Borrar campos: quitar un campo de un centro lo desvincula, no lo borra para siempre. Así se conservan los datos de las facturas ya emitidas.
Portal del cliente: de momento los clientes no pueden ver ni editar los campos de factura personalizados en el portal del cliente. Tendrá que recoger e introducir esa información usted.
Campos personalizados en las reservas (Manager)
Algunos campos no encajan en la ficha del cliente porque su valor cambia en cada reserva. El número de pedido es un ejemplo típico: un mismo cliente puede tener un número de pedido distinto en cada reserva.
Cuando configura un campo de factura personalizado y pone el nivel del campo en Reserva, el valor se guarda en cada reserva y no en el cliente. Es decir:
cada reserva puede tener su propio valor para ese campo.
varias reservas pueden compartir el mismo valor si hace falta (por ejemplo, dos reservas que remitan al mismo número de pedido).
el valor aparece en la página de detalle de la reserva y en la de la factura, dentro del Manager.
los datos de los campos a nivel de reserva se incluyen en sus exportaciones de reservas.
Cómo dar un valor al crear una reserva:
Abra la sección de reservas del Manager.
Haga clic en «Acciones» -> «Crear reserva»
Busque la sección de campos de factura personalizados en la página de detalle de la reserva.
Introduzca el valor
Cómo cambiar un valor después de crear la reserva:
Vaya a la reserva en la que quiera cambiar el valor
Busque la sección «Campos de factura personalizados»
Haga clic en el lápiz y cambie el valor
El campo sigue siendo opcional en el Manager, lo que le da margen para añadir la información antes o después de crear la reserva.
Campos personalizados en el portal de reservas
Sus clientes podrán rellenar los campos de factura personalizados durante el proceso de reserva en el portal de reservas. Usted decide si el campo es opcional u obligatorio. Si a un cliente que vuelve le falta el valor y el campo es obligatorio, se le pedirá que lo introduzca al hacer una reserva nueva.
