Pida a su asesoría su plan contable (Kontenrahmen). Necesita los números de cuenta del mayor de los ingresos por alquiler, los seguros, las fianzas y cualquier otra cosa que facture.

Kinnovis no comprueba esos números contra el SKR03, el SKR04 ni ningún otro plan de cuentas. Lo que introduzca es lo que saldrá en el archivo, así que conviene confirmar los números con su asesoría antes de la primera exportación real.

Vaya a la vista de lista de facturas. Haga clic en el botón de acciones y elija Configurar la exportación para DATEV.

Se abre la pantalla Exportación para DATEV con una configuración estándar ya aplicada. Diez de las 124 columnas de DATEV están asignadas, hay reglas de contrapartida predeterminadas puestas como valores editables y el alcance de la exportación viene con valores razonables. Nada de esto es fijo: puede cambiar cualquier parte y volver a la configuración estándar cuando quiera.

Arriba de la pantalla, por encima de las pestañas, hay dos campos.

Cree una segunda cuando la asignación de columnas o el alcance sean realmente distintos entre centros, por ejemplo en una franquicia donde un grupo sea una entidad contable aparte. Si lo único que cambia son los números de cuenta, mantenga una sola configuración y use reglas de contrapartida por centro (véase el paso 5).

Cree una segunda configuración cuando la asignación de columnas o el alcance de la exportación sean realmente distintos entre centros, por ejemplo en una franquicia donde un grupo de centros sea una entidad contable aparte.

Si lo único que cambia son los números de cuenta, mantenga una sola configuración y use reglas de contrapartida por centro (véase el paso 5).

Abra la pestaña Alcance y formato. Ahí se decide qué filas acaban en el archivo y cómo se escribe el archivo.

Cada fila del archivo representa una línea de una factura, una nota de crédito o un pago.

La codificación y el fin de línea los marca lo que espere el sistema de su asesoría. Si nadie le ha dicho otra cosa, déjelos como están.

Abra la pestaña Asignación de columnas. Ahí se controla qué valor va en cada una de las 124 columnas del Buchungsstapel de DATEV.

La mayoría de los operadores rellenan solo entre ocho y once, y dejan el resto en blanco. Esas columnas habituales aparecen destacadas y ya vienen asignadas:

Para rellenar una columna que no aparezca, búsquela por su nombre y añada una asignación.

Cada columna se puede poner en una de estas opciones:

La concatenación es lo que le permite obtener textos contables que su asesoría entiende de un vistazo. Para Buchungstext, combinando el nombre del cliente con el periodo de la reserva:

Nombre visible del cliente + «; » + Fecha de inicio de la reserva + « - » + Fecha de fin de la reserva

da:

Müller GmbH; 01.01.2025 - 31.01.2025

Lo mismo vale para el resto. Para Beleginfo - Inhalt 2, «Rechnung: » + Número de factura o nota de crédito da Rechnung: RE-2025-001234.

Cualquier asignación admite un valor de reserva, que se usa siempre que el valor principal salga vacío. Poner Konto en Número de deudor con un valor de reserva de ID de cliente hace que los clientes sin número de deudor tengan igualmente una cuenta válida. Un valor de reserva puede ser cualquier campo, cualquier valor fijo u otra concatenación, y se pueden encadenar.

Abra la pestaña Reglas de contrapartida. Es la sección en la que la mayoría de los operadores pasan más tiempo. Una regla de contrapartida le dice a la exportación contra qué número de cuenta hay que contabilizar una línea.

Cada regla tiene:

Las reglas se evalúan en orden y gana la primera que case, así que ponga arriba las más específicas.

Si su asesoría usa una cuenta de ingresos distinta en cada centro, por ejemplo la 810400 para Berlín y la 810100 para Múnich, defina las reglas por centro en lugar de crear una configuración aparte.

Todo conjunto de reglas admite una cuenta de reserva. Si una línea no casa con ninguna regla, va a parar a esa cuenta en vez de dejar la columna en blanco. Así las partidas sin asignar siguen a la vista en sus cuentas en lugar de perderse sin más.

Cada tipo de fila que haya activado en el paso 3 tiene aquí su propia asignación. Los pagos se dividen en efectivo y no efectivo, y los descuentos, en gravados y no gravados.

Abra la pestaña Programación. En lugar de descargar el archivo usted mismo cada mes, puede hacer que se lo envíen por correo.

Elija mensual y fije un día de referencia, del 1 al último día del mes. O elija semanal o quincenal y fije el día en que sale.

Añada los destinatarios: su propia bandeja de entrada, la de su asesoría o las dos.

Las opciones se explican al detalle en el siguiente artículo:

El panel de vista previa en vivo de la derecha va montando un archivo de muestra a partir de su asignación mientras trabaja. Úselo para detectar problemas antes de que lo haga su asesoría.

Compruebe que las cuentas, los importes y los textos contables sean los que espera su asesoría y haga clic en Guardar y cerrar.

Conviene enviar esa vista previa a su asesoría antes de fiarse de la exportación para un cierre de mes real.

Su configuración guardada se usa siempre, así que enviarla lleva unos segundos.

Recibirá un único archivo CSV, o un archivo zip si su configuración genera un archivo por centro.

En una columna pueden ir dos clases de valor.

Se resuelven por separado en cada fila al lanzar la exportación.

Se fijan una vez y se usan en todas las filas.

Si Kinnovis le envía hoy un archivo DATEV, eso sigue funcionando mientras usted monta esto. Una vez que haya configurado la exportación por su cuenta y confirmado que el resultado es correcto, se desactiva la versión por correo. Nada cambia por su parte hasta que usted lo diga.

El archivo que configura aquí se genera de nuevo, no se copia de la configuración antigua, así que unos cuantos detalles cambian. Los importes se escriben sin separador de millares y siempre con dos decimales, por ejemplo «1234,56». Las facturas anuladas se excluyen por defecto, mientras que la exportación antigua las incluía. Compare un mes en paralelo antes de cambiar.

Kinnovis no comprueba los números de cuenta contra los planes de cuentas de DATEV. Una errata en una regla produce un archivo que parece correcto pero que contabiliza en la cuenta equivocada.