La mayoría de los operadores envían el mismo archivo de exportación para DATEV a la misma persona a la misma hora todos los meses. Hacerlo a mano significa acordarse de la fecha, elegir el periodo correcto y reenviar el archivo. Active el envío automático y el Kinnovis Manager generará la exportación con su configuración guardada y la enviará por correo a una o varias direcciones que defina usted.
Importante: el envío automático viene desactivado. Se activa dentro de su configuración de exportación para DATEV.
Antes de empezar hacen falta dos cosas:
Una configuración guardada de exportación para DATEV (asignación de columnas, reglas de contrapartida y alcance de la exportación). Los envíos programados usan esa configuración tal cual esté guardada, así que compruebe que el resultado es correcto antes de automatizarlo.
Un rol Admin o Sales. Los demás roles no pueden configurar exportaciones para DATEV.
Paso 1: abrir la configuración de la exportación para DATEV
Vaya a la pestaña Facturas del Kinnovis Manager,
Abra el botón desplegable de la esquina superior derecha y
Elija Configurar la exportación para DATEV
Si tiene más de una configuración (por ejemplo, una por centro o por franquicia), elija primero la que quiera programar. Cada configuración lleva su propia programación.
Importante: «Descargar la exportación para DATEV» no abre estos ajustes. Usa la configuración guardada y descarga directamente. La programación vive solo en el cuadro de configuración.
Paso 2: ir a Programación
Dentro de la configuración, abra la sección Programación.
Paso 3: activar «Enviar automáticamente»
Ponga el interruptor «Enviar automáticamente» en ON. Debajo aparecerán las opciones de programación.
Si deja el interruptor desactivado, la configuración sigue sirviendo para las descargas manuales. No se envía nada hasta que lo active.
Paso 4: elegir la frecuencia
Elija cada cuánto sale la exportación:
Mensual, para el ciclo contable habitual. Es lo que usa la mayoría de los operadores.
Semanal, si su asesoría contabiliza más a menudo.
Quincenal, como término medio.
Paso 5: elegir el día
Fije el día del ciclo en el que se envía la exportación.
En una programación mensual, elija el día del mes. Puede elegir cualquier día del 1 al 15, y también el último día del mes. El 1 es lo más habitual, porque cubre el mes que acaba de cerrarse.
En una programación semanal o quincenal, elija un día de la semana. El lunes es lo más habitual.
Paso 6: añadir los destinatarios
Añada las direcciones de correo a las que debe ir el archivo. Puede añadir varias, para que la exportación llegue a la vez a su bandeja de entrada y a su asesoría.
Importante: los destinatarios reciben el archivo exactamente como lo genere su configuración guardada. Si tiene el modo de archivo por centro, cada envío incluye un archivo por centro en lugar de uno solo combinado. Guarde la configuración cuando haya terminado. La programación empieza a partir de la siguiente fecha o día elegidos.
Cosas que conviene recordar
¿Puedo seguir descargando la exportación yo mismo?
Sí. Las descargas manuales desde la pestaña Facturas siguen disponibles para cualquier periodo y en cualquier momento. Usarlas no afecta a la programación.
¿Puedo tener programaciones distintas en centros distintos?
Sí. Las programaciones se fijan por configuración, y una configuración puede cubrir un centro, varios o todos. Si sus centros son entidades contables distintas, dé a cada uno su propia configuración y su propia programación.
¿La programación cambia el archivo?
No. La codificación, el fin de línea, la fila de encabezado, la firma DATEV y la asignación de columnas salen todos de la configuración guardada. Si cambia alguno, el siguiente envío programado recoge el cambio.