Nota importante: si empezó con una cuenta gratuita de Signable y ha pasado a una suscripción de pago, que es lo necesario, actualice sin falta las claves API en la página de integraciones del Kinnovis Manager: las claves cambian al pasar al plan de pago. Lea más aquí.
Paso 1: cree su cuenta en Signable
Buenas noticias: la firma electrónica con Signable ya está incluida en su suscripción de Kinnovis, así que no necesita un plan ni un contrato propios de Signable. Nosotros tenemos una cuenta de socio de Signable y creamos su subcuenta dentro de ella. Sus datos y sus plantillas quedan separados de los de otros negocios.
Nosotros creamos la subcuenta, la conectamos con su instancia de Kinnovis y nos encargamos de la conexión API, así que no hay nada que configurar por su parte. Una vez hecho, recibirá un correo de confirmación con el que activa su nombre de usuario y define su contraseña.
Después tendrá acceso a su propia subcuenta de Signable. Allí puede subir su contrato de alquiler, colocar y nombrar los campos, añadir el campo de firma y de fecha y guardarlo todo como plantilla. Después elige esa plantilla para cada centro en el Kinnovis Manager, y puede llevar su logotipo y sus colores.
Avísenos cuando quiera empezar con Signable y le crearemos la subcuenta.
Paso 2: vincule su plantilla de Signable con el centro correspondiente en el Kinnovis Manager
1. Con su cuenta de Signable lista, vaya en el Kinnovis Manager a la pestaña «Aplicaciones conectadas» y allí a la ventana «Signable». Tenga en cuenta que esta pestaña solo la ven los perfiles con el rol «Admin».
2. Elija para qué centro existente quiere usar la firma electrónica. Puede crear varias conexiones a la vez.
3. Pegue la clave API de Signable para conectar su cuenta.
Nota: para obtener la clave API, inicie sesión en Signable y vaya a «Company Settings» para generar una clave API para la integración. Encontrará instrucciones detalladas aquí.
4. Si la conexión ha funcionado, los ajustes de firma electrónica aparecen en la vista de detalle de los centros. Recuerde activar la firma electrónica para los centros correspondientes (Centros > Firma electrónica > activar el interruptor). Así podrá enviar contratos en las reservas creadas desde el Manager.
5. Para activar la firma electrónica en su portal de reservas, vaya en el Manager a la pestaña del portal de reservas y allí a los ajustes del centro, elija el centro que quiera y active el interruptor.
Paso 3: cree plantillas de contrato en Signable
1. Inicie sesión en su cuenta de Signable, vaya a «Templates» en el menú de la izquierda y elija «New Template». Póngale a la plantilla un nombre reconocible, para encontrarla luego con facilidad en su Kinnovis Manager.
2. Abra la zona de subida haciendo clic en el recuadro o arrastrando ahí su documento.
3. Adapte sus contratos a cada cliente añadiendo los campos necesarios en la página: texto, fechas o firmas.
Nota: haga clic abajo a la derecha en «Assign» para asignar sus campos a los merge tags correctos. Esos merge tags sirven luego para insertar automáticamente los datos de sus clientes.
Si usa Signable por primera vez, escriba nombres reconocibles en el campo «Add prefill type» haciendo clic en «+», por ejemplo «dirección», «nombre» o «fianza». Esos nombres reaparecerán en el paso 4 en su Manager.
Esto solo hay que hacerlo una vez: la plantilla se guarda para las siguientes.
ATENCIÓN: por ahora solo podemos gestionar la firma de una sola parte. Con nuestra integración de Signable debe firmar únicamente su cliente. Si deben firmar ambas partes, imprima el contrato firmado por su cliente y fírmelo usted a mano.
Paso 4: cómo configurar los contratos de sus centros
¡Ya solo queda unirlo todo! Con su plantilla lista, vaya al Kinnovis Manager para añadir los contratos a los centros que quiera.
1. A estas alturas, la firma electrónica ya debería estar activada para un centro (paso 2). Haga clic ahora en «Editar» e introduzca los datos necesarios (Centros > Firma electrónica > Editar). Indique el nombre del contrato, el idioma del contrato, en qué idiomas debe estar disponible, y elija la plantilla que creó antes en Signable (paso 3).
2. Vincule los campos precargados del contrato asignando los campos de la plantilla a los merge tags de Kinnovis. Así los marcadores del contrato se rellenan solos después de una reserva y cada contrato queda personalizado.
Palabras clave: firma electrónica, e-signature, firmar, firma, firma en línea