Introducción
El ajuste de reservas es una posibilidad esencial del Kinnovis Manager: le da el máximo margen para gestionar sus reservas. Puede pasar a un cliente a otro tipo de trastero, cambiar de trastero, ajustar un plan de reservas y modificar seguros, descuentos y fianzas.
Esta guía le da instrucciones detalladas y puntos a tener en cuenta sobre los distintos ajustes posibles con la función «Ajustar la reserva» de su Manager. Le permite hacer uno o varios cambios en una reserva para responder bien a lo que necesitan sus clientes.
Ajustar los datos de una reserva
Para ajustar su reserva, vaya a la pestaña «Reservas» de nuestro Manager. Abra la reserva en curso o programada cuyo dato quiera cambiar y vaya a «Acciones» > «Ajustar la reserva». También puede iniciar el proceso haciendo clic, en su «Plano del centro», sobre un trastero que tenga una reserva en curso o programada.
Paso 1: ajustar uno o varios elementos de la reserva
Arriba en la pantalla ve los elementos actuales de la reserva antes de cualquier cambio, con los datos del ciclo de facturación. Debajo, en la sección «Ajustar los elementos de la reserva», puede cambiar:
el tipo de trastero - caso de uso descrito en este artículo
el trastero
el plan de reservas
el seguro
la fianza - detalles en este artículo
el descuento - detalles en este artículo
Paso 2: cuándo aplicar los cambios
Puede elegir cuándo surten efecto los cambios:
con efecto inmediato, el mismo día en que ajusta la reserva
al final del periodo de facturación
en una fecha concreta
Atención: para evitar complicaciones, facturas adicionales y abonos a prorrata en el saldo de Stripe del cliente, le recomendamos aplicar los cambios «al final del periodo».
Nota: los cambios en una reserva programada solo se pueden aplicar de inmediato.
Puntos a tener en cuenta sobre los periodos de facturación
Tenga en cuenta que, en los planes mensuales, la fecha original de la reserva no cambia, sea cual sea la fecha de aplicación de los cambios. Por ejemplo, si su cliente tiene un plan mensual y se le factura el 3 de cada mes, el ciclo de facturación seguirá cayendo el día 3, incluso después de un ajuste. En los planes semanales, en cambio, la fecha original de la reserva cambia y pasa a ser la de aplicación de los cambios.
Paso 3: el cálculo a prorrata
Cambiar el tipo de trastero, el plan de reservas o el seguro de inmediato dentro del ciclo o en una fecha concreta (distinta del último día del periodo) da lugar a importes a prorrata calculados automáticamente. En cambio, si elige que el cambio surta efecto al final del periodo en curso, no hace falta ningún prorrateo ni se calcula.
Atención: no hace falta anular facturas antiguas después de un ajuste. El sistema se encarga automáticamente de todos los cálculos y ajustes a prorrata.
Los importes a prorrata, tanto a cobrar como a abonar, se calculan y se aplican automáticamente, sin que usted tenga que hacer nada. Conviene entender la lógica de esos cálculos; los dos casos siguientes la explican.
Caso 1: subida de gama - se factura un importe adicional al cliente
«Pasar a un trastero más caro»
Cuando una reserva sube de gama, por ejemplo porque el cliente quiere un trastero más caro o añadir un seguro, el importe a prorrata se calcula automáticamente y se cobra el día del ajuste.
Ejemplo: si un cliente pasa de un trastero de 1 m², facturado a 10,00 EUR al mes, a uno más grande de 10 m², a 100,00 EUR al mes, a mitad de su ciclo de facturación, el prorrateo se calcula así:
se le abonan 5,00 EUR por el medio periodo restante del trastero de 1 m².
debe 50,00 EUR por el nuevo trastero de 10 m² durante el medio periodo restante.
El importe total facturado por la subida de gama es, por tanto, de 45,00 EUR.
Caso 2: bajada de gama - el cliente recibe un abono
«Pasar a un trastero más barato»
En caso de bajada de gama, por ejemplo cuando el cliente tiene derecho a una devolución porque ha pasado a un trastero más barato, el importe a prorrata se calcula y se abona automáticamente en su saldo de Stripe. Ese dinero queda en su saldo y sirve para sus futuros pagos.
Ejemplo: si un cliente pasa de un trastero de 10 m², facturado a 100,00 EUR al mes, a uno más pequeño de 1 m², a 10,00 EUR al mes, a mitad de su ciclo de facturación, el prorrateo se calcula así:
se le abonan 50,00 EUR por el medio periodo restante del trastero de 10 m².
debe 5,00 EUR por el nuevo trastero de 1 m² durante el medio periodo restante.
El cliente recibe, por tanto, un abono total de 45,00 EUR por esta bajada de gama. El importe abonado se añade a su saldo y se aplica a sus futuras facturas.
El saldo de cliente de Stripe
Puede consultar el importe a prorrata anotado en el saldo de cliente de Stripe desde la ficha del cliente de su Manager.
Nota: tenga en cuenta que, si un cliente tiene saldo a favor en Stripe y varias reservas en curso, ese saldo puede servir para pagar cualquiera de ellas. El saldo positivo puede aplicarse, por tanto, a una reserva distinta de aquella de la que procede.
Atención: si su cliente tiene un saldo positivo que no se consume en futuros pagos, por ejemplo porque rescinde su contrato, debe emitir una nota de crédito a mano y hacer una transferencia bancaria. Por desgracia, no se puede devolver a su método de pago a través de Stripe.
Si se ha hecho un abono en el saldo de cliente de Stripe con motivo de un ajuste de reserva, aparece en la tabla «Pagos» de la página de detalle de la reserva.
Paso 4: firma electrónica (Signable)
Si tiene integrado Signable para enviar automáticamente contratos electrónicos y ajusta una reserva, las condiciones del contrato pueden cambiar. En nuestra función «Ajustar la reserva» puede enviar automáticamente un contrato nuevo y actualizado. Para ello, marque la casilla «Enviar el contrato actualizado para firmar» en la pantalla de ajuste.
El contrato por firmar se envía al correo del cliente. En la vista de la reserva ve el estado de la firma. El contrato anterior queda adjunto a la reserva.
Paso 5: revisar los cambios
Después de ajustar los elementos de la reserva, elegir la fecha de efecto, tener en cuenta los importes a prorrata y decidir si envía un contrato revisado, conviene releer todos los cambios.
A la derecha encontrará un resumen parecido a este ejemplo:
