Par défaut, vos clients sont prélevés à la date de renouvellement de leur réservation, qui coïncide avec la date de création de la facture. Kinnovis vous permet toutefois de définir une date de prélèvement récurrent personnalisée, avec la possibilité de fixer une fenêtre de prélèvement.
Vous maîtrisez ainsi le moment où les paiements sont traités, dans une plage de jours choisie chaque mois. Vous alignez mieux les tentatives de prélèvement sur le calendrier financier de vos clients, votre trésorerie est plus régulière et les paiements échouent moins souvent.
Pourquoi utiliser une fenêtre de prélèvement récurrent ?
Les exploitants ont souvent du mal à faire coïncider leur calendrier de facturation avec les cycles financiers de leurs clients. Si les factures partent en début de mois alors que les clients reçoivent leur salaire plus tard, les comptes peuvent être insuffisamment approvisionnés au moment du prélèvement, et la transaction échoue.
Avec une fenêtre de prélèvement maîtrisée, vous fixez une période de prélèvement qui correspond mieux au moment où vos clients ont le plus probablement les fonds disponibles, par exemple après le versement de leur salaire.
Comment la mettre en place
Pour activer cette option :
Accédez aux réglages Manager > Centre > Facturation.
Sous Date de prélèvement récurrent, choisissez Personnalisée.
Définissez la fenêtre en réglant :
Pas avant le (par exemple le 5)
Pas après le (par exemple le 20)
Enregistrez vos changements.
💡 Remarque : le prélèvement récurrent personnalisé ne vaut que pour les factures créées après la première période de réservation. Les factures émises au moment de la réservation initiale, c’est-à-dire pour la première période, sont donc prélevées immédiatement, quels que soient vos réglages de fenêtre.
Comment cela fonctionne
Exemple : la fenêtre de prélèvement pour la première facture et les factures suivantes
Imaginons que votre fenêtre de prélèvement soit fixée entre le 5 et le 20 de chaque mois et qu’un client entre le 1er. Ce client est sur un plan de réservation mensuel.
Première facture :
lorsque le client entre le 1er, Kinnovis crée automatiquement la première facture pour la première période de réservation (par exemple du 1er au 30).Cette facture est prélevée immédiatement, même si la date d’entrée tombe en dehors de la fenêtre : elle correspond au paiement initial qui confirme la réservation.
Factures suivantes :
la prochaine facture récurrente respectera la fenêtre définie.Au lieu d’être prélevée automatiquement le 1er, au début de la nouvelle période, la somme sera prélevée à l’intérieur de la fenêtre, par exemple le 5. Tous les prélèvements récurrents suivants auront lieu entre le 5 et le 20 de chaque mois.
En résumé
La fenêtre de prélèvement maîtrisée vous permet de définir quand les prélèvements sont tentés chaque mois. Vous gardez un calendrier régulier, réduisez les paiements échoués et évitez les facturations inattendues.
Elle ne vaut que pour les factures suivantes : la première facture d’une nouvelle réservation est toujours prélevée immédiatement, quelle que soit la date d’entrée. Toutes les factures suivantes respectent ensuite la fenêtre définie, pour que les paiements tombent dans la période que vous avez choisie.