Vous pouvez désormais modifier la date d’entrée d’une réservation ou créer des réservations avec une date d’entrée passée. Cela vous aide à gérer les situations réelles, lorsqu’une entrée est repoussée ou qu’une réservation est saisie après l’arrivée du client.
Quand vous en servir ?
Cette fonction est utile lorsque :
un client repousse sa date d’entrée.
une réservation a été créée tardivement, après l’arrivée du client.
une réservation programmée doit être mise à jour avant l’arrivée du client.
Antidater une date d’entrée à la création d’une réservation
Lors de la création d’une réservation, vous pouvez désormais choisir une date d’entrée passée.
Comment cela fonctionne
1.Accédez à Créer une réservation.
2. Choisissez une date d’entrée, elle peut désormais être dans le passé.
Dans cet exemple, « aujourd’hui » = 22.09.2026. Des jours d’entrée passés peuvent être choisis.
3. Terminez la réservation comme d’habitude.
Effet sur la facturation
Attention : si la date d’entrée est dans le passé, la facturation commence à la période de facturation en cours, et non à la période passée !
Exemple :
Cas de figure | Résultat |
Réservation créée le 4 nov., date d’entrée le 1er nov. | Première période de facturation : 1er nov. – 1er déc., montant intégral facturé |
Réservation créée le 4 nov., date d’entrée le 1er oct. | Première période de facturation : 1er nov. – 1er déc., montant intégral facturé |
La facturation reste ainsi alignée sur la période de facturation en cours, au lieu de produire des factures rétroactives.
Aperçu de la date de prélèvement
Au moment où vous choisissez un plan de réservation, le système affiche un message indiquant à partir de quand le client sera prélevé, selon la date d’entrée choisie et la période de facturation.
Modifier la date d’entrée d’une réservation programmée
Vous pouvez aussi mettre à jour la date d’entrée des réservations programmées.
⚠️ Cette action n’est pas possible pour les réservations en cours, une fois la première facture créée.
Comment modifier la date d’entrée
Ouvrez la page de détail de la réservation.
Cliquez sur le bouton Actions > Ajuster la date d'entrée
Choisissez la nouvelle date d’entrée dans le calendrier.
Vérifiez l’aperçu de facturation.
Cliquez sur Modifier la date d’entrée.
Le système met automatiquement à jour :
la date de début de la réservation
le calendrier de facturation
les chronologies de réservation liées
Facultatif : envoyer un contrat mis à jour
Si la signature électronique est activée, vous pouvez choisir d’envoyer un contrat mis à jour.
L’option « Envoyer le contrat mis à jour pour signature » est activée par défaut.
Un nouveau contrat est créé et envoyé au client.
Que se passe-t-il si vous antidatez la date d’entrée ?
Antidater peut avoir un effet sur les déclencheurs d’e-mails automatiques liés à l’entrée.
Par exemple :
si vous antidatez la date d’entrée de 15 jours, un e-mail prévu 2 jours après l’entrée se situe déjà dans le passé et ne partira pas.
Pour éviter toute confusion, le système affiche un avertissement dans l’interface vous rappelant de vérifier que le client a bien reçu toutes les informations utiles.
Limites
Les dates d’entrée ne peuvent pas être modifiées sur les réservations en cours une fois la première facture créée.
Antidater ne génère pas de factures rétroactives pour les périodes passées.
Certains e-mails automatiques peuvent ne pas partir si leur date de déclenchement est déjà passée.
Bonnes pratiques
Pour éviter les malentendus lorsque vous antidatez une réservation :
Vérifiez que le client a déjà reçu toutes les informations d’entrée.
Passez en revue les déclencheurs automatiques qui dépendent de la date d’entrée.
Utilisez le déclencheur d’e-mail Date d’entrée modifiée pour prévenir vos clients si nécessaire.