Cas d’usage : comment changer de type de box
Objectif : faire passer un client à un autre type de box, pour monter ou descendre en gamme selon ses souhaits.
Étape 1 : modifier les éléments de la réservation
Changer le type de box
Commencez par choisir le nouveau type de box parmi les options disponibles.
Choisir un nouveau box
Choisissez dans le nouveau type de box celui qui convient le mieux au client. Seuls les box actuellement vacants apparaissent dans la liste déroulante.
Mettre à jour le plan de réservation
Choisissez le plan de réservation correspondant au rythme de facturation souhaité par le client.
Mettre à jour l’assurance (facultatif)
Si la réservation comportait une assurance, vous devez la rajouter à la main.
Ajuster la caution (facultatif)
Le cas échéant, vérifiez que le montant de la caution correspond au nouveau type de box. Le nouveau montant est prélevé automatiquement lors du changement, mais sachez que vous devez émettre à la main une note de crédit pour rembourser tout ou partie du montant (plus d’informations ici).
Une tâche est créée dans votre tableau de bord des tâches pour vous rappeler le remboursement de la caution.
Réduction (facultatif)
Ajoutez, retirez ou modifiez la réduction que vous souhaitez accorder à votre client. La logique est expliquée dans la section « Réductions » de cet article.
Après ces modifications, les sections suivantes vous expliquent comment fixer la date d’application des changements et comment les montants au prorata sont facturés ou crédités lorsqu’un changement intervient en cours de cycle. Par ailleurs, si vous avez la signature électronique, un contrat révisé peut être envoyé.
Étape 2 : quand le changement de box doit avoir lieu
Choisissez à quel moment le client doit passer au nouveau type de box
Effet immédiat : les changements s’appliquent le jour même de la modification.
Fin de la période de facturation : les changements s’appliquent à la fin de la période de facturation en cours.
Date personnalisée : les changements s’appliquent à une date choisie par vous.
Lorsque vous changez de type de box « immédiatement » ou « à une date personnalisée », les montants au prorata sont calculés automatiquement, puis facturés ou crédités. En revanche, en appliquant les changements à la fin de la période en cours, vous évitez tout calcul au prorata.
Montée en gamme : lors d’une montée en gamme (par exemple une box plus chère ou l’ajout d’une assurance), le prorata donne lieu à une facturation :
Exemple : passer d’une box de 1 m² (10,00 EUR/mois) à une box de 10 m² (100,00 EUR/mois) en milieu de cycle donne lieu à une facturation au prorata de 45,00 EUR, après un crédit de 5,00 EUR pour la période restante sur la petite box.
Descente en gamme : lors d’une descente en gamme (par exemple une box moins chère), le prorata donne lieu à un crédit sur le solde Stripe du client :
Exemple : passer d’une box de 10 m² (100,00 EUR/mois) à une box de 1 m² (10,00 EUR/mois) en milieu de cycle donne lieu à un crédit au prorata de 45,00 EUR sur le solde du client, imputable sur ses futures factures.
Vous trouverez d’autres informations sur le prorata et les soldes Stripe dans cet article.
Recommandation : pour éviter les complications, les factures supplémentaires et les crédits au prorata sur le solde Stripe du client, nous vous conseillons d’appliquer les changements à la fin de la période de facturation. Les changements sur une réservation programmée ne peuvent être appliqués qu’immédiatement.
Étape 3 : envisager l’envoi d’un contrat révisé (facultatif)
Si vous changez le type de box, ce qui peut modifier sensiblement le contrat, Signable, notre solution intégrée d’envoi automatique de contrats électroniques, devient essentielle. Dans notre fonction « Modifier la réservation », vous pouvez envoyer automatiquement un contrat révisé. Il vous suffit de cocher la case « Envoi du contrat mis à jour pour signature » sur l’écran de modification.
Le contrat mis à jour est envoyé directement dans la boîte e-mail du client, pour relecture et signature. Vous suivez le statut de la signature dans l’aperçu de la réservation. Le contrat précédent reste joint à la réservation, à titre de référence.
Étape 4 : vérifier les changements
Vous avez presque terminé. Vérifiez les changements dans le récapitulatif de l’écran « Modifier la réservation » et assurez-vous qu’ils sont corrects.