Introduction
La modification des réservations est une possibilité essentielle du Kinnovis Manager : elle vous donne un maximum de souplesse pour gérer vos réservations. Vous pouvez faire passer un client à un autre type de box, changer de box, ajuster un plan de réservation, et modifier assurances, réductions et cautions.
Ce guide vous donne des instructions détaillées et des points d’attention sur les différentes modifications possibles via la fonction « Modifier la réservation » de votre Manager. Elle vous permet d’effectuer une ou plusieurs modifications sur une réservation pour bien répondre aux besoins de vos clients.
Modifier les détails d’une réservation
Pour modifier votre réservation, accédez à l’onglet « Réservations » dans notre Manager. Ouvrez la réservation en cours ou programmée dont vous voulez modifier un détail, puis allez dans « Actions » > « Modifier la réservation ». Vous pouvez aussi lancer le processus en cliquant, dans votre « Plans du centre », sur une box à laquelle une réservation en cours ou programmée est rattachée.
Étape 1 : modifier un ou plusieurs éléments de la réservation
En haut de l’écran, vous voyez les éléments actuels de la réservation avant toute modification, avec les informations sur le cycle de facturation. En dessous, dans la section « Modifier la réservation », vous pouvez modifier :
le type de box - cas d’usage décrit dans cet article
le box
le plan de réservation
l’assurance
la caution - détails dans cet article
la réduction - détails dans cet article
Étape 2 : quand appliquer les changements
Vous choisissez à quel moment les changements doivent prendre effet :
avec effet immédiat, le jour même où vous modifiez la réservation
à la fin de la période de facturation
à une date personnalisée
Attention : pour éviter les complications, les factures supplémentaires et les crédits au prorata sur le solde Stripe du client, nous vous conseillons d’appliquer les changements « à la fin de la période ».
Remarque : les changements sur une réservation programmée ne peuvent être appliqués qu’immédiatement.
Points d’attention sur les périodes de facturation
Notez que pour les plans mensuels, la date d’origine de la réservation reste inchangée, quelle que soit la date d’application des changements. Par exemple, si votre client est sur un plan mensuel et qu’il est facturé le 3 de chaque mois, le cycle de facturation continuera de tomber le 3, même après une modification. Pour les plans hebdomadaires en revanche, la date d’origine de la réservation change et correspond à la date d’application des changements.
Étape 3 : le calcul au prorata
Modifier le type de box, le plan de réservation ou l’assurance immédiatement en cours de cycle ou à une date personnalisée (autre que le dernier jour de la période) donne lieu à des montants au prorata calculés automatiquement. En revanche, si vous choisissez que le changement prenne effet à la fin de la période en cours, aucun prorata n’est nécessaire ni calculé.
Attention : il n’est pas nécessaire d’annuler d’anciennes factures après une modification. Le système gère automatiquement tous les calculs et ajustements au prorata.
Les montants au prorata, à facturer ou à créditer, sont calculés et appliqués automatiquement, sans intervention de votre part. Il est important de comprendre la logique de ces calculs ; les deux cas suivants l’expliquent.
Cas 1 : montée en gamme - le client se voit facturer un montant supplémentaire
« Passer à une box plus chère »
Lorsqu’une réservation monte en gamme, par exemple parce que le client veut un box plus cher ou ajouter une assurance, le montant au prorata à facturer est calculé automatiquement et prélevé le jour de la modification.
Exemple : si un client passe d’un box de 1 m², facturé 10,00 EUR par mois, à un box plus grand de 10 m², à 100,00 EUR par mois, au milieu de son cycle de facturation, le prorata est calculé ainsi :
il est crédité de 5,00 EUR pour la demi-période restante sur la box de 1 m².
il doit 50,00 EUR pour le nouveau box de 10 m² sur la demi-période restante.
Le montant total facturé pour la montée en gamme est donc de 45,00 EUR.
Cas 2 : descente en gamme - le client reçoit un crédit
« Passer à une box moins chère »
En cas de descente en gamme, par exemple lorsque le client a droit à un remboursement parce qu’il est passé à un box moins cher, le montant au prorata est calculé et crédité automatiquement sur son solde Stripe. Ces fonds restent sur son solde et servent à ses futurs paiements.
Exemple : si un client passe d’un box de 10 m², facturé 100,00 EUR par mois, à un box plus petit de 1 m², à 10,00 EUR par mois, au milieu de son cycle de facturation, le prorata est calculé ainsi :
il est crédité de 50,00 EUR pour la demi-période restante sur le box de 10 m².
il doit 5,00 EUR pour le nouveau box de 1 m² sur la demi-période restante.
Le client reçoit donc un crédit total de 45,00 EUR pour cette descente en gamme. Le montant crédité est ajouté à son solde et imputé sur ses futures factures.
Le solde client Stripe
Vous pouvez consulter le montant au prorata inscrit sur le solde client Stripe depuis la fiche client de votre Manager.
Remarque : attention, si un client a un solde créditeur chez Stripe et plusieurs réservations en cours, ce crédit peut servir à payer l’une ou l’autre de ces réservations. Le solde positif peut donc être imputé à une réservation autre que celle dont il provient.
Attention : si votre client a un solde positif qui n’est pas consommé par de futurs paiements, par exemple parce qu’il résilie son contrat, vous devez émettre une note de crédit à la main et effectuer un virement bancaire. Il n’est malheureusement pas possible de le reverser sur son moyen de paiement via Stripe.
Si un crédit a été porté sur le solde client Stripe à l’occasion d’une modification de réservation, cela apparaît dans le tableau « Paiements » de la page de détail de la réservation.
Étape 4 : signature électronique (Signable)
Si vous avez intégré Signable pour envoyer automatiquement des contrats électroniques et que vous modifiez une réservation, les termes du contrat peuvent changer. Dans notre fonction « Modifier la réservation », vous pouvez envoyer automatiquement un nouveau contrat à jour. Pour cela, cochez la case « Envoyer le contrat mis à jour pour signature » sur l’écran de modification.
Le contrat à signer est envoyé dans la boîte e-mail du client. Vous voyez le statut de la signature dans l’aperçu de la réservation. Le contrat précédent reste joint à la réservation.
Étape 5 : vérifier les changements
Après avoir modifié les éléments de la réservation, choisi la date d’effet, pris en compte les montants au prorata et décidé si vous envoyez un contrat révisé, il est important de relire l’ensemble des changements.
Sur la droite, vous trouvez un récapitulatif semblable à cet exemple :
