Lorsqu’un client conteste un montant ou qu’un box se verrouille sans raison apparente, trouver la réponse suppose en général de passer d’un onglet à l’autre et de reconstituer la suite des événements de mémoire. Le journal d'activité de la réservation vous épargne cela.
Elle figure sur la page de détail de la réservation dans le Kinnovis Manager et enregistre chaque événement par ordre chronologique, du plus récent au plus ancien. Chaque entrée indique ce qui s’est passé, quand, et qui ou quoi l’a déclenché : un membre de votre équipe, le système ou le client lui-même.
Où trouver le journal d'activité
Le journal d'activité appartient à chaque réservation ; vous l’ouvrez donc depuis la réservation elle-même.
Ouvrez la réservation à examiner.
Allez dans l’onglet Journal d'activité de la page de détail.
L’événement le plus récent apparaît en haut. Faites défiler pour charger les plus anciens : le journal d'activité continue d’en récupérer au fur et à mesure.
Comment lire un événement
Chaque entrée répond à trois questions : ce qui s’est passé, quand et par qui.
La description résume brièvement l’action, par exemple « La réservation pour la box A12 a été créée via le portail de réservation. » Au-dessus de chaque groupe d’événements, la date sert d’en-tête. L’heure figure à côté de l’événement. Les dates récentes s’affichent comme Aujourd’hui ou Hier. Au-delà, la date et l’heure complètes apparaissent, selon votre fuseau horaire.
Le champ déclenché par indique qui est à l’origine de l’événement :
le nom complet d’un membre de votre équipe, si l’un de vos utilisateurs a fait le changement
Système, si Kinnovis a agi automatiquement, par exemple en émettant une facture
Client, si le client a fait le changement lui-même, par exemple via le portail clients
Lorsqu’un événement concerne un box, une facture ou un client, vous pouvez cliquer pour ouvrir directement la fiche correspondante.
⚠️ Si un box, un client ou un plan lié a été supprimé depuis, la chronologie garde son nom ou son identifiant mais retire le lien.
Ce que le journal d'activité enregistre
Le journal d'activité rassemble les événements d’une réservation venus de tout le Manager. Elle couvre :
la création de la réservation, via le Manager ou le portail de réservation.
les résiliations, y compris un changement de date ou une résiliation annulée.
les jours d’entrée et de sortie.
les contrats envoyés, signés, téléversés, relancés ou supprimés.
les modifications de réservation, comme un changement de box ou un changement de plan de réservation, d’assurance, de caution, de réduction ou de produits.
les changements de moyen et de mode de paiement, y compris ceux qu’un client effectue dans le portail clients.
les modifications de prix créées, appliquées ou supprimées.
les changements d’accès, y compris le verrouillage automatique lorsqu’une facture devient impayée et le rétablissement de l’accès une fois réglée.
les paiements à chaque étape : en cours, réussi, échoué, contesté et remboursé.
les factures créées, payées, annulées ou impayées, ainsi que les notes de crédit et les pénalités de retard.
les e-mails automatiques que Kinnovis envoie pour ces événements.
⚠️ Seuls les e-mails envoyés par Kinnovis apparaissent. Ceux envoyés directement par Stripe ne sont pas affichés.
Ce que signifient les couleurs et les icônes
Les couleurs et les icônes vous aident à repérer les événements importants sans lire chaque ligne.
Les événements clés, comme l’entrée, la sortie et une modification de réservation, sont mis en avant comme des jalons.
Les événements d’alerte sont en rouge ou en orange pour ce qui demande votre attention : un paiement échoué, une résiliation, une facture impayée ou un accès révoqué.
Les événements réussis sont en vert et confirment une bonne issue : un paiement réussi, un contrat signé ou un accès rétabli.
Les événements d’action ont un repère neutre, pour les changements courants.
Les événements d’e-mail ont leur propre style, pour distinguer les e-mails aux clients des actions.
Pourquoi une sortie à venir n’apparaît-elle pas ?
Le journal d'activité enregistre ce qui a déjà eu lieu. Un événement à venir, comme une sortie qui n’est pas encore arrivée ou une modification de prix programmée, n’apparaît qu’une fois qu’il prend effet.