Le verrouillage automatique des box restreint l’accès aux box lorsque vos clients ne règlent pas leurs factures. Vous gagnez un temps précieux, évitez les erreurs et appliquez vos règles de paiement de façon cohérente. Avec des délais de grâce réglables et le rétablissement automatique de l’accès dès le paiement, vous gardez de la souplesse tout en gardant la main sur vos box.
Cette fonction n’est disponible que pour les centres équipés d’un système d’accès connecté intégré et relié à Kinnovis.
Guide pas à pas pour activer le verrouillage automatique
Étape 1 : activer le verrouillage automatique dans vos réglages
Accédez aux paramètres du centre dans votre Kinnovis Manager.
Allez dans Paramètres de gestion des box.
Activez Verrouiller automatiquement les box en basculant l’interrupteur sur Activé.
Définissez le délai de grâce souhaité, c’est-à-dire le nombre de jours après qu’une facture devient impayée avant que la box soit verrouillée automatiquement.
Que se passe-t-il une fois le verrouillage automatique activé ?
Une fois la fonction activée et un délai de grâce fixé, le système recherche automatiquement les réservations dont les factures impayées remplissent les conditions de blocage. Les box ne sont pas verrouillées immédiatement : le système programme le verrouillage pour le lendemain à 1 heure du matin.
Étape 2 : verrouillage et déverrouillage automatiques
Quand une box est-elle verrouillée automatiquement ?
Les box se verrouillent automatiquement lorsque le délai de grâce s’écoule après qu’une facture est passée au statut « impayée ».
Seules les factures liées à la location d’une box sont prises en compte pour le verrouillage automatique. Les factures qui ne sont pas rattachées à une réservation précise ne déclenchent pas de verrouillage, même impayées.
L’accès est révoqué pour la box et pour tous les accès partagés qui y sont liés.
Important : fixez un délai de grâce pour éviter un verrouillage immédiat
Si votre réglage « Facture due dans » sous Centre > Facturation du Manager est à 0 jour, et/ou si vos liens de paiement manuels sont eux aussi dus immédiatement (0 jour), nous vous conseillons vivement de définir un délai de grâce pour le verrouillage automatique.
Sans délai de grâce, vos clients risquent d’être bloqués dès l’émission d’une facture, sans avoir eu l’occasion de payer. Un délai de grâce leur laisse une vraie chance de régler avant que l’accès ne soit restreint.
Quand l’accès à une box est-il rétabli automatiquement ?
Dès réception du paiement (facture marquée comme payée ou annulée), le système rétablit aussitôt l’accès à la box.
Si plusieurs factures d’une réservation sont impayées, elles doivent toutes être réglées avant que l’accès soit rétabli.
Important : l’accès n’est rétabli qu’une fois toutes les factures impayées réglées intégralement
S’il y a plusieurs factures impayées : marquer une seule facture comme payée ne rétablit pas l’accès tant que d’autres restent impayées.
Les box verrouillées automatiquement à cause de prélèvements contestés ne sont pas rétablies automatiquement (voir la section suivante).
Comment les actions manuelles interagissent-elles avec le verrouillage automatique ?
Un verrouillage ou un déverrouillage manuel peut primer sur le verrouillage automatique, mais le moment compte.
Si vous verrouillez une box à la main avant que le verrouillage automatique ne se déclenche, le système appliquera quand même le verrouillage automatique en raison de la facture impayée. Votre action manuelle n’empêche pas l’enregistrement du verrouillage et du rétablissement automatiques.
Si vous déverrouillez à la main (rétablissez l’accès) après le verrouillage automatique, le système ne tentera plus de verrouiller ni de rétablir automatiquement pour cette même facture. Votre action manuelle prime et met fin aux changements automatiques.
Si une nouvelle facture devient impayée plus tard, le système l’examinera séparément. Si elle remplit les conditions, la box sera de nouveau verrouillée automatiquement à 1 heure du matin le lendemain.
Vos box restent ainsi protégées en cas de non-paiement, sans vous priver de la possibilité d’intervenir à la main si nécessaire.
Étape 3 : gérer les notifications et les tâches du verrouillage automatique
Notifications pour l’exploitant (uniquement pour les prélèvements échoués)
Une nouvelle tâche intitulée « Box verrouillée automatiquement pour cause de litige de paiement » est créée dans votre tableau de bord des tâches dès qu’un prélèvement échoue et/ou que la facture est impayée.
Si le litige est résolu et la facture marquée comme payée, le client retrouve son accès. Vous pouvez aussi rétablir l’accès à la main via le bouton d’action de la tâche (il devient inactif une fois cliqué). Les box dont la facture est contestée à la suite d’un prélèvement échoué ne sont pas rétablies automatiquement, sauf si vous rétablissez l’accès ou si la facture est marquée comme payée.
Notifications pour vos clients
Vous pouvez configurer des e-mails automatiques pour vos clients sous Paramètres des e-mails :
Accès révoqué (déclencheur : révocation manuelle ou automatique de l’accès) : prévenez aussitôt vos clients lorsque l’accès à leur box est restreint.
Accès rétabli (déclencheur : rétablissement manuel ou automatique) : prévenez vos clients dès que leur accès est rétabli.
À garder en tête
Gestion de l’horodatage
L’aperçu de la réservation affiche toujours la date à laquelle l’accès a été révoqué pour la première fois.
Cet horodatage ne change pas, même si d’autres factures deviennent impayées ensuite ou si le verrouillage automatique se déclenche à nouveau.
Plusieurs box et portails d’accès
Le verrouillage automatique porte sur les box prises une à une et directement liées aux factures impayées.
Si un portail d’accès commande plusieurs box, il se verrouille lui aussi, ce qui peut toucher d’autres box du même client.
Repérer les box verrouillées
Vous pouvez appliquer un filtre dans l’aperçu des réservations pour afficher les box verrouillées.
La liste comprend les box révoquées à la main et celles verrouillées automatiquement par cette fonction.
Félicitations, vous avez terminé cet article et la mise en place du verrouillage automatique des box !