Beaucoup d’exploitants de self-stockage doivent faire figurer des informations supplémentaires sur leurs factures, pour respecter la réglementation locale ou les exigences d’achat de leurs clients. Un exploitant français aura besoin d’un numéro SIREN. Un exploitant espagnol aura besoin d’un numéro de passeport ou de pièce d’identité pour ses clients particuliers. Un client belge demandera une référence de commande.
Les champs de facture personnalisés vous permettent de définir ces champs une fois pour toutes et de les faire apparaître automatiquement sur chaque facture. Vous les configurez au niveau du centre, vous renseignez les valeurs sur la fiche client, et les données remontent jusqu’aux factures Stripe sans aucune manipulation facture par facture.
Comment fonctionnent les champs de facture personnalisés
Chaque champ de facture personnalisé a trois propriétés que vous définissez :
Nom du champ — un libellé comme « SIREN » ou « Numéro de commande ». Ce nom apparaît sur les factures, dans les exports et partout dans le Manager.
Niveau du champ — indique si le champ appartient au client (réutilisé pour toutes ses réservations) ou à une réservation précise.
Type de client — indique si le champ vaut pour les clients professionnels, les particuliers ou les deux.
Les champs sont définis pour votre compte et reliés à des centres. Si plusieurs centres ont besoin du même champ (par exemple le SIREN pour tous vos sites français), vous le créez une fois et vous l’attribuez à chacun.
Important : les valeurs saisies ne sont pas vérifiées. C’est à vous de vous assurer que vos clients ou votre équipe saisissent des informations correctes.
Étape 1 : ouvrir les paramètres du centre
Accédez au centre pour lequel vous voulez ajouter des champs de facture personnalisés.
Allez dans les paramètres du centre et repérez la carte Paramètres de facturation.
Étape 2 : ajouter un champ de facture personnalisé
Cliquez sur Ajouter un champ de facture personnalisé pour ouvrir la fenêtre de configuration.
Nom — saisissez le libellé du champ. Il doit être unique dans votre compte. Restez court et clair, car il apparaît directement sur la facture.
Niveau du champ — choisissez Client ou Réservation.
Client : la valeur est enregistrée sur la fiche client et réutilisée pour toutes ses réservations et factures. À utiliser pour des identifiants comme un SIREN ou un numéro de passeport.
Réservation : la valeur est enregistrée sur une seule réservation. À utiliser pour des références qui changent d’une réservation à l’autre, comme un numéro de commande.
Type de client (affiché lorsque vous choisissez le niveau Client) — choisissez Professionnel, Particulier ou les deux. Seuls les champs pertinents apparaîtront lorsque vous créerez ou modifierez un client de ce type.
Cliquez sur Enregistrer pour créer le champ.
Important : le nombre de champs de facture personnalisés est limité par centre. Vous pouvez configurer soit :
1 champ pour les particuliers et 1 champ pour les professionnels, soit
1 champ qui vaut à la fois pour les particuliers et les professionnels
Les noms de champs sont uniques dans tout votre compte. Si un autre centre utilise déjà le même champ, vous pouvez le réutiliser plutôt que d’en créer un double.
Étape 3 : renseigner les valeurs sur un client
Une fois un champ de facture personnalisé configuré pour un centre, il apparaît sur la fiche client.
À la création d’un client
Lors de la création d’un client dans le Manager, après le choix du centre, les champs de facture personnalisés apparaissent dans le formulaire. Saisissez la valeur (par exemple le numéro SIREN du client) et poursuivez la création comme d’habitude.
Sur un client existant
Ouvrez la fiche du client dans le Manager. Vous y verrez une section consacrée aux champs de facture personnalisés. Cliquez sur Modifier pour ajouter ou mettre à jour la valeur.
Le champ est facultatif dans le Manager : vous pouvez le laisser vide et le remplir plus tard.
Étape 4 : vérifier les champs sur les factures
Lorsqu’un champ de facture personnalisé a une valeur pour un client, il apparaît automatiquement sur toutes les factures qui le concernent, à savoir :
les factures de création de réservation
les factures courantes
les factures de modification de réservation
les factures de caution
les factures de pénalité de retard
Le nom du champ et sa valeur sont transmis à Stripe et apparaissent sur la facture PDF, à côté des informations existantes comme le numéro de TVA et le numéro de client.
Important : si un champ n’a pas de valeur, il n’apparaît pas sur la facture. Seuls les champs renseignés sont affichés.
Exemples
SIREN (France)
Un exploitant français a besoin du numéro SIREN sur les factures de ses clients professionnels.
Nom : SIREN
Niveau du champ : Client
Type de client : professionnels uniquement
Lorsque l’exploitant crée un client professionnel, un champ SIREN apparaît. Le numéro est enregistré sur le client et imprimé sur chaque facture.
Numéro de commande (Belgique)
Les clients d’un exploitant belge ont besoin de leur numéro de commande interne sur chaque facture, pour que leur service achats puisse rapprocher factures et commandes.
Nom : Numéro de commande
Niveau du champ : Client
Type de client : professionnels uniquement
L’exploitant saisit le numéro de commande sur la fiche client. Il apparaît ensuite sur toutes les factures de ce client.
Numéro de passeport (Espagne)
Un exploitant espagnol doit relever le numéro de passeport des clients particuliers qui n’ont pas de pièce d’identité nationale.
Nom : Passeport
Niveau du champ : Client
Type de client : particuliers uniquement
Lorsque l’exploitant crée un client particulier, un champ Passeport apparaît. La valeur est enregistrée sur le client et reprise sur toutes ses factures.
À garder en tête
Limite de champs par centre : vous pouvez configurer soit 1 champ pour les particuliers et 1 pour les professionnels, soit 1 champ qui couvre les deux. Autrement dit, deux champs de facture personnalisés au maximum par centre.
Rôles et autorisations : seuls les exploitants ayant le rôle Admin ou Franchise Admin peuvent créer, modifier ou supprimer les réglages des champs de facture personnalisés. Les autres rôles peuvent voir et renseigner les valeurs sur les clients.
Aucune vérification de saisie : Kinnovis ne vérifie pas le format des valeurs. Si un SIREN doit comporter 9 chiffres, c’est à vous de le vérifier.
Modifier un champ : vous pouvez changer le fait qu’un champ soit demandé dans le portail de réservation et qu’il soit obligatoire. Renommer un champ n’est possible que si aucune valeur n’y a encore été saisie.
Supprimer un champ : retirer un champ d’un centre le dissocie sans le supprimer définitivement. Les données déjà présentes sur les factures sont ainsi conservées.
Portail clients : vos clients ne peuvent pas encore voir ni modifier les champs de facture personnalisés dans le portail clients. C’est donc à vous de recueillir et de saisir ces informations pour eux.
Champs personnalisés sur les réservations (Manager)
Certains champs n’ont pas leur place sur la fiche client, parce que leur valeur change d’une réservation à l’autre. Le numéro de commande en est un bon exemple : un même client peut avoir un numéro différent pour chaque réservation.
Lorsque vous configurez un champ de facture personnalisé et que vous réglez le niveau du champ sur Réservation, la valeur est enregistrée sur la réservation et non sur le client. Cela signifie que :
chaque réservation peut avoir sa propre valeur pour ce champ.
plusieurs réservations peuvent partager la même valeur si besoin (par exemple deux réservations portant le même numéro de commande).
la valeur apparaît sur la page de détail de la réservation et sur celle de la facture dans le Manager.
les données des champs au niveau de la réservation figurent dans vos exports de réservations.
Comment renseigner une valeur à la création d’une réservation :
Ouvrez la section des réservations dans le Manager.
Cliquez sur « Actions » -> « Créer une réservation »
Repérez la section des champs de facture personnalisés sur la page de détail de la réservation.
Saisissez la valeur
Comment modifier une valeur après la création d’une réservation :
Ouvrez la réservation dont vous voulez modifier la valeur
Repérez la section « Champs de facture personnalisés »
Cliquez sur le crayon et modifiez la valeur
Le champ reste facultatif dans le Manager, ce qui vous laisse la possibilité de renseigner l’information avant ou après la création de la réservation.
Champs personnalisés dans le portail de réservation
Vos clients pourront renseigner les champs de facture personnalisés pendant la réservation, dans le portail de réservation. C’est vous qui décidez si le champ est facultatif ou obligatoire. Si un client de retour n’a pas renseigné la valeur et que le champ est obligatoire, il lui sera demandé de la saisir lors d’une nouvelle réservation.
