Demandez à votre comptable votre plan comptable (Kontenrahmen). Il vous faut les numéros de comptes pour les revenus de location, les assurances, les cautions et tout ce que vous facturez.

Kinnovis ne vérifie pas ces numéros au regard du SKR03, du SKR04 ni d’aucun autre plan comptable. Ce que vous saisissez est ce qui se retrouve dans le fichier : il vaut donc la peine de confirmer les numéros avec votre comptable avant le premier export réel.

Accédez à la liste des factures. Cliquez sur le bouton d’action et choisissez Configurer l’export DATEV.

L’écran Export DATEV s’ouvre avec une configuration standard déjà appliquée. Dix des 124 colonnes DATEV sont associées, des règles de contrepartie par défaut sont en place à titre d’exemples modifiables, et le périmètre de l’export est réglé sur des valeurs raisonnables. Rien n’est figé : vous pouvez tout modifier et revenir à la configuration standard à tout moment.

Deux champs se trouvent en haut de l’écran, au-dessus des onglets.

Créez-en une deuxième lorsque l’association des colonnes ou le périmètre diffèrent réellement d’un site à l’autre, par exemple dans un réseau de franchise où un groupe constitue une entité comptable distincte. Si seuls les numéros de comptes diffèrent, gardez une seule configuration et utilisez plutôt des règles de contrepartie par centre (voir l’étape 5).

Créez une deuxième configuration lorsque l’association des colonnes ou le périmètre de l’export diffèrent réellement d’un centre à l’autre, par exemple dans un réseau de franchise où un groupe de centres constitue une entité comptable distincte.

Si seuls les numéros de comptes diffèrent, gardez une seule configuration et utilisez plutôt des règles de contrepartie par centre (voir l’étape 5).

Ouvrez l’onglet Périmètre et format. Il détermine quelles lignes se retrouvent dans le fichier et comment le fichier lui-même est écrit.

Une ligne du fichier correspond à une ligne de facture, de note de crédit ou de paiement.

L’encodage et les fins de ligne dépendent de ce qu’attend le système de votre comptable. Si personne ne vous a dit le contraire, laissez-les tels quels.

Ouvrez l’onglet Association des colonnes. Il détermine quelle valeur entre dans chacune des 124 colonnes du Buchungsstapel DATEV.

La plupart des exploitants n’en renseignent que huit à onze et laissent les autres vides. Ces colonnes courantes sont mises en évidence et déjà associées pour vous :

Pour renseigner une colonne qui n’est pas affichée, cherchez-la par son nom et ajoutez une association.

Chaque colonne peut être réglée sur l’une des options suivantes :

La concaténation vous permet d’obtenir des libellés d’écriture que votre comptable lit d’un coup d’œil. Pour Buchungstext, en combinant le nom du client et la période de réservation :

Customer Display Name + « ; » + Booking Start Date + « - » + Booking End Date

donne :

Müller GmbH; 01.01.2025 - 31.01.2025

La même approche fonctionne partout. Pour Beleginfo - Inhalt 2, « Rechnung : » + Invoice/Credit Note Number donne Rechnung: RE-2025-001234.

Toute association peut recevoir une valeur de repli, utilisée dès que la valeur principale revient vide. Régler Konto sur Accounts Receivable Number avec Customer ID comme repli garantit que les clients sans numéro de compte client obtiennent quand même un compte valable. Une valeur de repli peut être n’importe quel champ, une valeur fixe ou une autre concaténation, et les replis peuvent s’enchaîner.

Ouvrez l’onglet Règles de contrepartie. C’est la section dans laquelle la plupart des exploitants passent le plus de temps. Une règle de contrepartie indique à l’export sur quel numéro de compte imputer une ligne.

Chaque règle comporte :

Les règles sont évaluées dans l’ordre et la première qui correspond l’emporte : placez donc vos règles les plus précises en haut.

Si votre comptable utilise un compte de produits différent pour chaque site, par exemple 810400 pour Berlin et 810100 pour Munich, définissez les règles par centre plutôt que de créer une configuration distincte.

Chaque jeu de règles reçoit un compte de repli. Si une ligne ne correspond à aucune règle, elle est imputée au compte de repli plutôt que de laisser la colonne vide. Les postes non associés restent ainsi visibles dans vos comptes au lieu de disparaître en silence.

Chaque type de ligne que vous avez activé à l’étape 3 reçoit ici sa propre association. Les paiements se répartissent entre espèces et autres, les réductions entre taxées et non taxées.

Ouvrez l’onglet Programmation. Plutôt que de télécharger le fichier vous-même chaque mois, vous pouvez le recevoir par e-mail.

Choisissez mensuel et fixez une date de référence, du 1er au dernier jour du mois. Ou choisissez hebdomadaire ou toutes les deux semaines et fixez le jour d’envoi.

Ajoutez les destinataires : votre propre boîte, celle de votre comptable, ou les deux.

Toutes les options sont détaillées dans l’article suivant :

Le panneau Aperçu en direct, à droite, construit un fichier d’exemple à partir de vos associations au fur et à mesure. Servez-vous-en pour repérer les problèmes avant votre comptable.

Vérifiez que les comptes, les montants et les libellés d’écriture correspondent à ce qu’attend votre comptable, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

Il vaut la peine d’envoyer cet aperçu à votre comptable avant de vous appuyer sur l’export pour une vraie clôture mensuelle.

Votre configuration enregistrée est utilisée à chaque fois : l’envoi ne prend donc que quelques secondes.

Vous obtenez un seul fichier CSV, ou une archive zip si votre configuration produit un fichier par centre.

Deux sortes de valeurs peuvent entrer dans une colonne.

Elles sont résolues séparément pour chaque ligne au moment de l’export.

Elles sont définies une fois et utilisées sur chaque ligne.

Si Kinnovis vous envoie aujourd’hui un fichier DATEV, cet envoi continue pendant que vous mettez tout cela en place. Une fois que vous aurez configuré l’export vous-même et vérifié que le résultat est correct, la version par e-mail sera désactivée. Rien ne change de votre côté tant que vous ne le dites pas.

Le fichier que vous configurez ici est produit à neuf plutôt que repris de l’ancienne configuration : quelques détails diffèrent donc. Les montants sont écrits sans séparateur de milliers et toujours avec deux décimales, par exemple « 1234,56 ». Les factures annulées sont exclues par défaut, alors que l’ancien export les incluait. Comparez un mois côte à côte avant de basculer.

Kinnovis ne contrôle pas les numéros de comptes au regard des plans comptables DATEV. Une faute de frappe dans une règle produit un fichier qui semble correct mais qui impute sur le mauvais compte.