La plupart des exploitants envoient chaque mois le même fichier d’export DATEV à la même personne, au même moment. Le faire à la main suppose de penser à la date, de choisir la bonne période et de transférer le fichier. Activez l’envoi automatique et le Kinnovis Manager crée l’export à partir de votre configuration enregistrée, puis l’envoie par e-mail aux adresses que vous avez définies.
Important : l’envoi automatique est désactivé par défaut. Vous l’activez dans la configuration de votre export DATEV.
Avant de commencer, deux choses doivent être en place :
une configuration d’export DATEV enregistrée (correspondance des colonnes, règles de contrepartie et périmètre de l’export). Les envois programmés utilisent cette configuration telle quelle : vérifiez donc que le résultat est correct avant d’automatiser.
un rôle Admin ou Sales. Les autres rôles ne peuvent pas configurer les exports DATEV.
Étape 1 : ouvrir la configuration de l’export DATEV
Accédez à l’onglet Factures du Kinnovis Manager,
ouvrez la liste déroulante en haut à droite et
choisissez Configurer l’export DATEV
Si vous avez plusieurs configurations (par exemple une par centre ou par franchise), choisissez d’abord celle que vous voulez programmer. Chaque configuration a son propre calendrier d’envoi.
Important : « Télécharger l’export DATEV » n’ouvre pas ces réglages. Cette commande utilise la configuration enregistrée et télécharge aussitôt. La programmation ne se trouve que dans la fenêtre de configuration.
Étape 2 : aller à la section Programmation
Dans la configuration, ouvrez la section Programmation.
Étape 3 : activer « Envoyer automatiquement »
Basculez l’interrupteur « Envoyer automatiquement » sur Activé. Les options de programmation apparaissent en dessous.
Si vous laissez cet interrupteur désactivé, la configuration reste utilisable pour les téléchargements manuels. Rien n’est envoyé tant que vous ne l’activez pas.
Étape 4 : choisir la fréquence
Choisissez à quelle fréquence l’export part :
Mensuelle pour le cycle comptable habituel. C’est le choix le plus courant.
Hebdomadaire si votre comptable enregistre plus souvent.
Toutes les deux semaines, comme solution intermédiaire.
Étape 5 : choisir le jour
Fixez la date du cycle à laquelle l’export est envoyé.
Pour un envoi mensuel, choisissez le jour du mois. Tous les jours du 1er au 15, ainsi que le dernier jour du mois, sont proposés. Le 1er est le choix courant, car il couvre le mois qui vient de se terminer.
Pour un envoi hebdomadaire ou bimensuel, choisissez plutôt un jour de la semaine. Le lundi est le choix courant.
Étape 6 : ajouter vos destinataires
Ajoutez les adresses e-mail auxquelles le fichier doit être envoyé. Vous pouvez en indiquer plusieurs, pour que l’export arrive à la fois dans votre boîte et chez votre comptable.
Important : vos destinataires reçoivent le fichier exactement tel que votre configuration le produit. Si votre mode de fichier est réglé par centre, chaque envoi contient un fichier par centre plutôt qu’un fichier unique. Enregistrez la configuration lorsque vous avez terminé. Le calendrier démarre à la prochaine date ou au prochain jour choisi.
À garder en tête
Puis-je encore télécharger l’export moi-même ?
Oui. Les téléchargements manuels depuis l’onglet Factures restent possibles, pour n’importe quelle période et à tout moment. Ils n’ont aucun effet sur le calendrier.
Puis-je avoir des calendriers différents selon les centres ?
Oui. Les calendriers se règlent par configuration, et une configuration peut couvrir un centre, plusieurs centres ou tous. Si vos centres sont des entités distinctes dans votre comptabilité, donnez à chacun sa configuration et son calendrier.
Le calendrier modifie-t-il le fichier lui-même ?
Non. L’encodage, les fins de ligne, la ligne d’en-tête, la signature DATEV et la correspondance des colonnes viennent tous de la configuration enregistrée. Si vous en modifiez un, le prochain envoi programmé en tiendra compte.