Verbinden Sie BearBox mit dem Kinnovis Manager, vergibt der Kinnovis Manager am Einzugstag einen PIN-Code für den Raum. Für den E-Mail-Auslöser „Einzugsdatum erreicht“ gibt es einen Merge Tag mit dem PIN-Code, mit dem Sie eine E-Mail einrichten, die Ihren Kund:innen den Zugang zum Raum erklärt (siehe Schritt 3).
Der Kinnovis Manager erzeugt je Kundin oder Kunde einen PIN-Code, und zwar beim ersten Mal, wenn über den Kinnovis Manager Zugang zu einem Raum in BearBox gewährt wird; dieser PIN-Code bleibt danach gleich. Der Kinnovis Manager legt in BearBox eigene Kundeneinträge an, ein Abgleich mit bestehenden Einträgen in BearBox findet nicht statt.
Haben Sie BearBox schon vor der Verbindung mit dem Kinnovis Manager genutzt, können Ihre bestehenden Kund:innen in BearBox weiterhin ihre bisherigen PIN-Codes für die Räume nutzen, bis der Kinnovis Manager den PIN-Code für diesen Raum in BearBox setzt.
Wann setzt der Kinnovis Manager den PIN-Code in BearBox?
Bei einem neuen Einzug im Kinnovis Manager (die Buchung hat das Einzugsdatum erreicht)
Wenn im Kinnovis Manager der Zugang entzogen oder wiederhergestellt wird
! Achtung ! Nutzt jemand noch einen in BearBox erzeugten PIN-Code, wird dieser beim Wiederherstellen des Zugangs überschrieben, und die Person muss von Hand über ihren neuen PIN-Code informiert werden.
Derzeit können Betreiber den PIN-Code im Kinnovis Manager nicht einsehen. Den besten Überblick gibt der Bericht „All Site Users“ in BearBox, https://storage.bearbox.co.uk/secure/sites/users.cfm. Dort steht die vollständige Liste, die Sie auch exportieren können:
-> Möchten Sie reinen Tisch machen und sich später bei Entzug und Wiederherstellung des Zugangs über den Kinnovis Manager Handarbeit ersparen, wenden Sie sich an unseren Support. Bitten Sie um einen vollständigen Abgleich: Für alle laufenden Buchungen im Kinnovis Manager werden dann PIN-Codes erzeugt und an BearBox übertragen.
Das bedeutet allerdings, dass die alten, in BearBox erzeugten PIN-Codes nicht mehr funktionieren. Sie müssen Ihre bestehenden Kund:innen über den geänderten PIN-Code informieren; im Kinnovis Manager gibt es dafür bislang keine Funktion.
Alle folgenden 3 Schritte sind nötig, damit die Integration zwischen BearBox und dem Kinnovis Manager läuft.
Schritt 1
Gehen Sie zuerst zu „Integrationen“, suchen Sie den Zugangsanbieter BearBox und klicken Sie auf „Verbinden“, um das Einstellungsfenster zu öffnen, wie in diesem Bild:
Wählen Sie zuerst in der Auswahlliste den oder die Standorte, an denen Sie BearBox nutzen und die Sie mit dem Manager verbinden möchten.
Tragen Sie dann Ihren BearBox-Benutzernamen und Ihr Passwort ein, die Sie bei der Einrichtung von BearBox für Ihren Standort erhalten haben.
Tragen Sie die Site ID von BearBox ein, etwa 238; auch diese haben Sie bei der Einrichtung von BearBox für Ihren Standort erhalten.
Kennen Sie Ihren BearBox-Benutzernamen, Ihr Passwort oder Ihre Site ID nicht, wenden Sie sich bitte an BearBox. Sie können ein Support-Ticket unter https://support.bearbox.co.uk eröffnen oder eine E-Mail an [email protected] schreiben.
4. Geben Sie die BearBox-Zone-ID(s) an, die für die Zugriffsberechtigungen der Räume gelten sollen. Derzeit können Sie nur einen Satz Zonen für alle Zugriffsberechtigungen festlegen. Die richtigen Zone-IDs finden Sie, indem Sie sich bei BearBox anmelden und diesen Link öffnen: https://storage.bearbox.co.uk/secure/zones/zones.cfm
Im Bild hat die Zone „Staff“ die Zone-ID 0 und die Zone „Customer“ die Zone-ID 1. Bei Bedarf geben Sie mehrere Zone-IDs durch Komma getrennt an, etwa 0,1
5. Voreingestellt ist eine PIN-Code-Länge von 8. Passen Sie sie ruhig an Ihren Bedarf an, je nachdem, wie Sie Bequemlichkeit und Sicherheit gewichten.
Nutzen Sie BearBox an mehreren Standorten mit verschiedenen Site IDs, hilft Ihnen der Knopf „Add another BearBox connection“.
Nach dem Speichern ist der erste Schritt, BearBox mit dem Kinnovis Manager zu verbinden, erledigt.
Schritt 2
Jetzt muss der Kinnovis Manager wissen, welcher im Manager angelegte Raum welchem Raum im BearBox-System entspricht. Dafür gibt es zwei Wege.
Der Weg von Hand
Er lohnt sich, wenn nicht allzu viele Räume zuzuordnen sind oder wenn Sie einzelne neue hinzufügen:
Gehen Sie im Kinnovis Manager auf die Detailseite eines Raums und klicken Sie im Bereich „Allgemein“ auf das Stift-Symbol:
Im Fenster, das sich öffnet, gibt es das Feld „Zugriffsberechtigungen“. Dort tragen Sie den BearBox-Raumnamen ein. Die BearBox-Raumnamen finden Sie im BearBox-System unter diesem Link: https://storage.bearbox.co.uk/secure/sites/edit_node.cfm, indem Sie hier klicken:
Die nötigen Namen stehen dann in dieser Raumübersicht:
Nach dem Speichern weiss der Kinnovis Manager, für welchen Raum im BearBox-System der PIN-Code zu setzen ist, sobald über eine Buchung ein neuer Einzug ansteht.
Der Weg über die Sammelzuordnung
Bei einer langen Liste von Räumen ist die Zuordnung von Hand mühsam und fehleranfällig. Wenden Sie sich in diesem Fall an unseren Support. Bereiten Sie eine Excel-Liste mit zwei Spalten vor, „BearBox Unit Name“ und „Kinnovis Unit Name“, und tragen Sie alle Räume ein, die verbunden werden sollen. Wir nehmen die Zuordnung dann gesammelt in unserer Datenbank vor.
Schritt 3
Damit Ihre Kund:innen ihren PIN-Code erfahren, richten Sie eine E-Mail für den Auslöser „Einzugsdatum erreicht“ ein
Dafür gibt es einen Merge Tag, der den PIN-Code für den Zugang zum Raum einsetzt.
