Für bestehende Tapkey-Kund:innen
Nutzen Sie Tapkey bereits, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Möglichkeit 1 – schrittweise umstellen:
Sie richten die Verbindung zwischen Tapkey und Kinnovis in den folgenden drei Schritten ein. Nur neue Buchungen werden dann über Kinnovis verwaltet, die Zugänge der alten Buchungen bleiben in Tapkey. Nach und nach laufen so alle Buchungen über den Kinnovis Manager.
Möglichkeit 2 – von vorn anfangen, um späteren Aufwand von Hand zu vermeiden, wenn Sie Zugänge im Kinnovis Manager entziehen und wiederherstellen. Sie richten die Verbindung in den folgenden drei Schritten ein und wenden sich dann an unseren Support. Bitten Sie um eine vollständige Synchronisierung: für alle aktiven Buchungen im Kinnovis Manager wird der Zugang in Tapkey gesetzt. -> Wenn Sie sich dafür entscheiden, müssen die E-Mail-Adressen der Buchungen mit denen im Tapkey-System übereinstimmen. Kund:innen können nur Schlösser öffnen, deren E-Mail-Adresse zur Buchung passt.
Die Integration einrichten
Alle drei folgenden Schritte sind nötig, damit die Integration zwischen Tapkey und dem Kinnovis Manager läuft.
Schritt 1
Zuerst zu „Integrationen“ gehen, den Zugangsanbieter Tapkey suchen und auf „Verbinden“ klicken, um das Konfigurationsfenster zu öffnen, wie in diesem Bild:
Zuerst in der Auswahlliste die Standorte wählen, für die Sie Tapkey nutzen und die Sie mit dem Manager verbinden möchten.
Dann Client ID und Client Secret der Verbindung holen: dazu https://portal.tapkey.io öffnen und anmelden.
Melden Sie sich zum ersten Mal in diesem Portal an, werden Sie nach Angaben zu Ihrem Unternehmen und Ihren Kontaktdaten gefragt.
Dann auf „OAuth Clients“ (1.) klicken und unten rechts auf die Schaltfläche „+“ (2.). Im Fenster, das sich öffnet, den Namen „Kinnovis Manager“ (3.) eintragen, als Grant Type „Client Credentials“ (4.) wählen, das Kästchen anhaken (5.), „ReadAndWrite“ (6.), „ReadAndWrite“ (7.). Zum Schluss auf „Add“ (8.) klicken.
Es erscheint ein weiteres Fenster mit Client ID und Client Credentials. Tragen Sie diese direkt in das Konfigurationsfenster im Manager ein und notieren Sie sie aus Sicherheitsgründen nirgendwo sonst.
Die Locking System ID finden Sie, indem Sie sich bei https://my.tapkey.com anmelden, auf „Locking System Settings“ klicken und die „Locking system id“ kopieren:
Schritt 2
Jetzt muss der Kinnovis Manager wissen, welcher im Manager angelegte Raum zu welchem Raum im Tapkey-System gehört. Dafür gibt es zwei Wege.
Von Hand
Das lohnt sich, wenn nicht zu viele Räume zuzuordnen sind oder Sie einzelne ergänzen:
Im Kinnovis Manager zur Raumübersicht gehen und über den Stift die Detailansicht eines Raums öffnen, den Sie zuordnen möchten.
Im Fenster, das sich öffnet, gibt es das Feld „Zugriffsberechtigungen“. Dort gehört die Tapkey-Raum-ID hinein. Die Auswahlliste lädt die verfügbaren Schlösser aus Tapkey, Sie wählen nur noch das richtige aus.
Auf „Speichern“ klicken.
Nach dem Speichern weiß der Kinnovis Manager, zu welchem Raum im Tapkey-System er bei einem Einzug Zugang gewähren muss.
Als Massenzuordnung
Bei einer langen Liste ist die Zuordnung von Hand mühsam und fehleranfällig. Wenden Sie sich in dem Fall an unseren Support. Bereiten Sie eine Excel-Liste mit zwei Spalten vor, „Tapkey Lock ID“ (etwa ea610634-4fc0-4084-85b2-bebf52c3595f) und „Kinnovis Unit Name“, und geben Sie alle Räume an, die verbunden werden sollen. Wir nehmen die Zuordnung dann gesammelt in unserer Datenbank vor.
Tapkey bietet derzeit keinen Sammelexport der Tapkey Lock IDs. Die einzige Möglichkeit ist, die Detailseite eines Schlosses zu öffnen und die ID aus der URL zu kopieren:
Schritt 3
Damit Ihre Kund:innen wissen, wie sie in ihren Raum kommen, richten Sie eine E-Mail für den Auslöser „Buchungserstellung“ und/oder „Einzugsdatum erreicht“ ein
Diese E-Mail muss mindestens einen Link zum Herunterladen der Tapkey-App enthalten:
Apple App Store: https://apps.apple.com/app/tapkey/id1172177226
Android Play Store: https://play.google.com/store/apps/details?id=net.tpky.mc
Weisen Sie außerdem darauf hin, dass sich Ihre Kund:innen in der Tapkey-App mit derselben E-Mail-Adresse registrieren müssen wie im Manager hinterlegt. Nur dann stehen ihre Zugänge zum Einzugsdatum bereit.
Welche Adresse das ist, können Sie über diesen E-Mail-Platzhalter mitschicken:
Sobald die Tapkey-App installiert ist, die Anmeldung geklappt hat und das Einzugsdatum erreicht ist, lassen sich alle Schlösser in Reichweite öffnen, für die eine Berechtigung besteht. Üblicherweise hält man die Schaltfläche in der Tapkey-App gedrückt, dafür braucht die App Zugriff auf Bluetooth. Auf Android genügt es, das Telefon an das Schloss zu halten, dann öffnet es über NFC.