Wenn Sie Räume mit Vorhängeschlössern sichern oder Schlüsselboxen nutzen, geben Sie Codes bisher wahrscheinlich von Hand weiter: im Raumnamen, per WhatsApp oder als Notiz an der Buchung. Das dauert, geht leicht schief, und Ihre Kund:innen haben keine verlässliche Stelle, an der ihr Code steht.
Das Feld Raum-Zugangscode löst das. Sie hinterlegen im Kinnovis Manager je Raum einen Code und schicken ihn automatisch mit der Willkommens- oder Einzugs-E-Mail. Ihre Kund:innen sehen ihn außerdem im Kundenportal und auf ihrem Vertrag.
Die Funktion läuft unabhängig davon, ob Sie einen digitalen Zugangsanbieter nutzen. Sie können Ihre Räume mit Vorhängeschlössern sichern und trotzdem einen verbundenen Anbieter an den Haupttüren betreiben. Die beiden Codes bleiben getrennt.
Das können Sie mit Raum-Zugangscodes tun:
einen frei wählbaren Code je Raum hinterlegen, auch mit Leerzeichen und Sonderzeichen
den Code über E-Mail-Platzhalter automatisch an Kund:innen schicken
Codes im Anlageplan ansehen und kopieren, während Sie vor Ort sind
Kund:innen sehen den Code im Kundenportal
den Code auf Signable-Verträgen anzeigen
festlegen, ob Codes beim Auszug automatisch gelöscht werden
⚠️ Wichtig: Die Funktion ist zunächst aus. Eine Person mit den passenden Berechtigungen muss sie je Standort einschalten, sonst erscheinen weder Felder noch Einstellungen noch Platzhalter.
Empfohlene Einrichtung
Sinn der Raum-Zugangscodes ist, Codes nicht mehr von Hand weiterzugeben. Richten Sie die Funktion in dieser Reihenfolge ein, dann erhalten alle Kund:innen ihren Code am Einzugstag automatisch, ohne Nachricht von Ihnen.
Die Funktion für den Standort einschalten. Vorher erscheint nichts weiter, also fangen Sie hier an.
Den Code am Raum hinterlegen, bevor jemand einzieht. Der Platzhalter holt den Code, der im Moment des Versands am Raum steht. Tragen Sie ihn ein, solange der Raum noch frei ist, dann geht die E-Mail vollständig raus.
Bleibt das Feld leer, erhalten Ihre Kund:innen stattdessen
contact operator for PIN code, und die Arbeit liegt wieder bei Ihnen.Den Platzhalter [Unit Access Code] in Ihre E-Mail zum Einzugsdatum aufnehmen. Das macht die Zustellung automatisch. Ist das Einzugsdatum erreicht, geht die E-Mail mit eingesetztem Code raus.
Warum diese Reihenfolge zählt: Ihre Kund:innen bekommen den Code genau dann, wenn sie ihn brauchen, und Sie schicken ihn nie separat. Weil die E-Mail zum Einzugsdatum am Einzugstag ausgelöst wird, muss der Code nur irgendwann davor stehen. Tragen Sie ihn beim Herrichten des Raums ein, dann läuft der Rest von selbst.
Schritt 1: Die Funktion in den Standorteinstellungen einschalten
Zu den Standorteinstellungen gehen und die Einstellung Raum-Zugangscode suchen. Auf EIN stellen.
Erinnerung: Das Feld Raum-Zugangscode und seine Platzhalter erscheinen erst, wenn die Funktion für einen Standort eingeschaltet ist.
Danach können Sie eine zweite Einstellung setzen, die den Auszug betrifft:
Code beim Auszug löschen: Ja löscht den Raum-Zugangscode automatisch, sobald eine Buchung endet. So bekommen die nächsten Kund:innen nie einen alten Code.
Code beim Auszug löschen: Nein lässt den Code am Raum stehen. Sie aktualisieren ihn vor dem nächsten Einzug selbst. Das ist die Voreinstellung.
Wählen Sie, was zu Ihrer Arbeitsweise passt. Stellen Sie Vorhängeschlösser zwischen Kund:innen neu ein, spart das automatische Löschen einen Schritt. Nutzen Sie denselben Code weiter, lassen Sie das Löschen aus.
Schritt 2: Einen Code am Raum hinterlegen
Einen Raum öffnen und zur Raumansicht gehen. Dort gibt es das neue Feld Raum-Zugangscode.
Den Code eintragen und speichern. Ein paar Dinge zum Feld:
Es nimmt beliebige Zeichen an, auch Leerzeichen und Symbole, bis zu 255 Zeichen. Sie können einen kombinierten Code beschriften, damit er in E-Mails klar lesbar ist, etwa
Tür: 4321 | Raum: 1234.Es ist kein Pflichtfeld. Sie können es leer lassen und später ausfüllen.
Datum und Uhrzeit der letzten Änderung stehen neben dem Feld, Sie sehen also immer, wann der Code zuletzt aktualisiert wurde.
Sie können den Code auch beim Anlegen eines Raums setzen, in der Ansicht zum Anlegen.
In diesen zwei Fällen lässt sich ein Code am Raum setzen:
Raumstatus „frei“ oder „Zu kontrollieren“: der Code wird sofort gespeichert.
Derzeit vermietet mit geplantem Auszugsdatum: Der Kinnovis Manager weist darauf hin, dass der Code jemandem zugeordnet ist und dass eine Änderung den Code ändert, mit dem diese Person ihren Raum öffnet.
⚠️ Wichtig: Ändern Sie einen Code, nachdem jemand eingezogen ist, informiert Kinnovis die Person nicht automatisch. Das müssen Sie selbst übernehmen.
Schritt 3: Den Code in Ihre Kunden-E-Mails aufnehmen
Hier verschwindet die Handarbeit. Ein Platzhalter setzt den Code des Raums beim Versand automatisch ein.
Im Editor für E-Mail-Vorlagen den Platzhalter [Unit Access Code (e.g. padlock)] in Ihre Vorlage einfügen. Er steht bei einem E-Mail-Auslöser zur Verfügung:
E-Mail zum Einzugsdatum
Der Platzhalter holt den Code, der beim Versand am Raum steht. Ist kein Code hinterlegt, setzt er contact operator for PIN code ein statt einer Lücke. Der Platzhalter erscheint im Editor nur, wenn die Funktion für diesen Standort eingeschaltet ist.
Nutzen Sie schon den Platzhalter [PIN Code]?
⚠️ Wichtig: Die beiden Platzhalter tun Verschiedenes: [Access Provider PIN] schickt den Code Ihres verbundenen Zugangsanbieters, [Unit Access Code] schickt den Code, den Sie am Raum hinterlegt haben.
Wo der Code sonst erscheint
Buchungsansicht
Der Raum-Zugangscode steht in der Buchungsansicht beim gebuchten Raum. Er ist voreingestellt hinter einem Augensymbol verborgen, genau wie die Codes der Zugangsanbieter. Ein Klick zeigt ihn, ein weiterer verbirgt ihn wieder.
Ein Hinweis erklärt, dass der Code in der Raumansicht gepflegt wird. Es gibt kein Neu-Erzeugen, weil Sie diesen Code selbst setzen und ihn keine Integration erzeugt.
Ist am Raum kein Code hinterlegt, bleibt das Feld leer.
Buchung anlegen und Buchung anpassen
Sie sehen und setzen den Raum-Zugangscode auch beim Anlegen einer Buchung, direkt neben dem jeweiligen Raum. Ein Code ist dabei nicht Pflicht.
Anlageplan
Wenn Sie über das Gelände gehen, prüfen Sie einen Code am schnellsten im Anlageplan.
Öffnen Sie im Anlageplan die Raumkarte. Dort steht der Raum-Zugangscode, und Sie kopieren ihn mit einem Klick. Änderungen werden sofort gespeichert.
Kundenportal
Ihre Kund:innen sehen ihren Raum-Zugangscode in der Buchungsübersicht im Kundenportal, beschriftet mit Raum-Zugangscode.
Der Code erscheint erst, wenn Sie ihn hinterlegt haben und das Einzugsdatum erreicht ist. Bei geplanten Buchungen erscheint er nicht, und beim Auszug verschwindet er.
Signable-Verträge
Für Signable-Vertragsvorlagen gibt es einen Platzhalter Raum-Zugangscode, damit der Code auf dem Vertrag erscheint, genau wie die Codes der Zugangsanbieter.
Digitalen Zugangsanbieter und Vorhängeschlösser zusammen nutzen
Manche Betriebe nutzen einen verbundenen Zugangsanbieter an den Haupttüren und Vorhängeschlösser an den einzelnen Räumen. Kinnovis hält die beiden Codes streng getrennt, damit niemand sie verwechselt.
Die Zugangsanbieter-PIN wird von Ihrer Integration erzeugt und verwaltet. Sie verhält sich wie bisher, inklusive Neu-Erzeugen, wo der Anbieter das unterstützt.
Der Raum-Zugangscode ist der Code, den Sie selbst am Raum hinterlegen. Ein Abgleich mit dem Zugangsanbieter rührt ihn nie an, und Neu-Erzeugen gibt es dafür nicht.
Beide Codes erscheinen getrennt, jeder mit eigener Beschriftung und eigenem Schalter zum Ein- und Ausblenden, in der Raumansicht, in der Buchungsansicht, im Anlageplan und im Kundenportal. Hat ein Raum nur einen der beiden Codes, erscheint auch nur dieses Feld.
Nutzen Sie ausschließlich Vorhängeschlösser ohne verbundenen Zugangsanbieter, sehen Sie immer nur das Feld Raum-Zugangscode.
Änderungen am Code nachvollziehen
Wird der Raum-Zugangscode an einem Raum mit aktiver oder geplanter Buchung geändert, wird das im Buchungsverlauf protokolliert. So haben Sie einen Nachweis.
Der Eintrag lautet Unit access code was set . Wird der Code gelöscht, lautet er Unit access code was cleared . Der Code selbst steht nie im Protokoll, nur dass er geändert wurde, wann und durch wen.
Änderungen an einem Raum ohne aktive oder geplante Buchung werden nicht protokolliert, weil es keine Buchung gibt, zu der sie gehören.
Was Sie beachten sollten
Codes ändern sich am Schloss nicht von selbst. Einen Code in Kinnovis zu setzen oder zu ändern, hält ihn nur im System fest. Am Vorhängeschloss oder an der Schlüsselbox müssen Sie den passenden Code weiterhin selbst einstellen.
Sagen Sie Bescheid, wenn sich ein Code während der Buchung ändert. Kinnovis benachrichtigt Kund:innen nicht, wenn Sie den Code nach dem Einzug ändern.