Viele Self-Storage-Betriebe brauchen zusätzliche Angaben auf ihren Rechnungen, wegen örtlicher Vorschriften oder weil Kund:innen es für ihre Beschaffung verlangen. Ein französischer Betrieb braucht vielleicht eine SIREN-Nummer, ein spanischer eine Pass- oder Ausweisnummer für Privatkund:innen, und belgische Kund:innen verlangen eine Bestellnummer.
Mit eigenen Rechnungsfeldern legen Sie solche Felder einmal an, und sie erscheinen automatisch auf jeder Rechnung. Sie richten die Felder je Standort ein, hinterlegen die Werte beim Kundendatensatz, und die Angaben laufen ohne weiteres Zutun in die Stripe-Rechnungen.
So funktionieren eigene Rechnungsfelder
Jedes eigene Rechnungsfeld hat drei Eigenschaften:
Feldname – eine Bezeichnung wie „SIREN“ oder „Bestellnummer“. Dieser Name erscheint auf Rechnungen, in Exporten und überall im Manager.
Ebene des Felds – ob das Feld zu den Kundendaten gehört, also für alle Buchungen gilt, oder zu einer einzelnen Buchung.
Kundentyp – ob das Feld für Geschäftskund:innen, Privatkund:innen oder beide gilt.
Felder werden je Mandant angelegt und mit Standorten verknüpft. Brauchen mehrere Standorte dasselbe Feld, etwa alle Ihre französischen Standorte eine SIREN, legen Sie es einmal an und weisen es jedem Standort zu.
Wichtig: Die Eingaben werden nicht geprüft. Sie müssen selbst sicherstellen, dass Kund:innen oder Ihr Team die richtigen Angaben eintragen.
Schritt 1: Standorteinstellungen öffnen
Zum Standort gehen, an dem Sie eigene Rechnungsfelder anlegen möchten.
Zu den Standorteinstellungen gehen und den Bereich Rechnungseinstellungen suchen.
Schritt 2: Ein neues Rechnungsfeld anlegen
Auf Eigenes Rechnungsfeld hinzufügen klicken, um den Dialog zu öffnen.
Name – die Feldbezeichnung eintragen. Sie muss innerhalb Ihres Mandanten eindeutig sein. Halten Sie sie kurz und klar, sie steht direkt auf der Rechnung.
Ebene des Felds – Kunde oder Buchung wählen.
Kunde: Der Wert wird bei den Kundendaten gespeichert und für alle Buchungen und Rechnungen genutzt. Passt für Kennungen wie SIREN oder Passnummern.
Buchung: Der Wert gehört zu einer einzelnen Buchung. Passt für Angaben, die je Buchung wechseln, etwa eine Bestellnummer.
Kundentyp (erscheint bei der Ebene Kunde) – Geschäftlich, Privat oder beides wählen. Beim Anlegen oder Bearbeiten erscheinen nur die Felder, die zum jeweiligen Typ passen.
Auf Speichern klicken, um das Feld anzulegen.
Wichtig: Je Standort ist die Zahl eigener Rechnungsfelder begrenzt. Möglich ist entweder:
1 Feld für Privatkund:innen und 1 Feld für Geschäftskund:innen, oder
1 Feld, das für beide gilt
Feldnamen sind über Ihren gesamten Mandanten hinweg eindeutig. Nutzt ein anderer Standort dasselbe Feld schon, verwenden Sie es mit, statt ein zweites anzulegen.
Schritt 3: Werte bei Kund:innen hinterlegen
Ist ein eigenes Rechnungsfeld für einen Standort eingerichtet, erscheint es im Kundendatensatz.
Beim Anlegen neuer Kund:innen
Beim Anlegen im Manager erscheinen die passenden Rechnungsfelder im Formular, sobald Sie den Standort gewählt haben. Tragen Sie den Wert ein, etwa die SIREN-Nummer, und legen Sie wie gewohnt weiter an.
Bei bestehenden Kund:innen
Die Kundenansicht im Manager öffnen. Dort gibt es einen Bereich für eigene Rechnungsfelder. Über Bearbeiten tragen Sie den Wert ein oder ändern ihn.
Im Manager ist das Feld optional, Sie können es also leer lassen und später ausfüllen.
Schritt 4: Felder auf Rechnungen prüfen
Ist ein Wert hinterlegt, erscheint er automatisch auf allen zugehörigen Rechnungen. Dazu gehören:
Rechnungen aus der Buchungserstellung
normale Rechnungen
Rechnungen aus Buchungsanpassungen
Kautionsrechnungen
Mahngebührenrechnungen
Feldname und Wert werden an Stripe übergeben und erscheinen auf der PDF-Rechnung neben den vorhandenen Angaben wie Umsatzsteuer-ID und Kundennummer.
Wichtig: Ist kein Wert hinterlegt, erscheint das Feld nicht auf der Rechnung. Nur gefüllte Felder werden gezeigt.
Beispiele
SIREN (Frankreich)
Ein französischer Betrieb braucht die SIREN-Nummer auf Rechnungen an Geschäftskund:innen.
Name: SIREN
Ebene des Felds: Kunde
Kundentyp: nur geschäftlich
Legt der Betrieb Geschäftskund:innen an, erscheint ein SIREN-Feld. Die Nummer wird bei den Kundendaten gespeichert und auf jeder Rechnung gedruckt.
Bestellnummer (Belgien)
Die Kund:innen eines belgischen Betriebs brauchen ihre interne Bestellnummer auf jeder Rechnung, damit ihre Beschaffung Rechnungen und Bestellungen zusammenbringt.
Name: Bestellnummer
Ebene des Felds: Kunde
Kundentyp: nur geschäftlich
Der Betrieb trägt die Bestellnummer bei den Kundendaten ein. Sie erscheint dann auf allen Rechnungen dieser Kund:innen.
Passnummer (Spanien)
Ein spanischer Betrieb braucht eine Passnummer für Privatkund:innen ohne nationalen Ausweis.
Name: Pass
Ebene des Felds: Kunde
Kundentyp: nur privat
Legt der Betrieb Privatkund:innen an, erscheint ein Passfeld. Der Wert wird bei den Kundendaten gespeichert und auf allen Rechnungen ausgegeben.
Was Sie beachten sollten
Feldgrenze je Standort: Möglich ist entweder 1 Feld für Privatkund:innen und 1 für Geschäftskund:innen oder 1 Feld für beide. Also höchstens zwei eigene Rechnungsfelder je Standort.
Rollen und Berechtigungen: Nur die Rollen Admin und Franchise-Admin können eigene Rechnungsfelder anlegen, ändern oder löschen. Andere Rollen sehen die Felder und tragen Werte bei Kund:innen ein.
Keine Prüfung der Eingabe: Kinnovis prüft das Format der Werte nicht. Muss eine SIREN neun Stellen haben, müssen Sie das selbst kontrollieren.
Felder ändern: Sie können einstellen, ob ein Feld im Buchungsportal abgefragt wird und ob es Pflicht ist. Umbenennen geht nur, solange noch kein Wert dazu hinterlegt ist.
Felder löschen: Ein Feld von einem Standort zu entfernen, löst nur die Verknüpfung, es wird nicht dauerhaft gelöscht. Vorhandene Rechnungsdaten bleiben damit erhalten.
Kundenportal: Kund:innen können eigene Rechnungsfelder im Kundenportal derzeit weder sehen noch bearbeiten. Sie müssen die Angaben für sie erfassen.
Eigene Felder bei Buchungen (Manager)
Manche Felder gehören nicht zu den Kundendaten, weil der Wert je Buchung wechselt. Eine Bestellnummer ist das häufigste Beispiel: dieselben Kund:innen haben je Buchung womöglich eine andere.
Setzen Sie bei einem eigenen Rechnungsfeld die Ebene des Felds auf Buchung, wird der Wert bei der einzelnen Buchung gespeichert statt bei den Kundendaten. Das heißt:
Jede Buchung kann einen eigenen Wert für dieses Feld haben.
Mehrere Buchungen können denselben Wert tragen, etwa zwei Buchungen mit derselben Bestellnummer.
Der Wert erscheint im Manager in der Buchungsansicht und in der Rechnungsansicht.
Werte auf Buchungsebene sind in Ihren Buchungsexporten enthalten.
So hinterlegen Sie einen Wert beim Anlegen einer Buchung:
Im Manager den Bereich Buchungen öffnen.
Auf „Aktionen“ -> „Buchung erstellen“ klicken
In der Buchungsansicht den Bereich für eigene Rechnungsfelder suchen.
Den Wert eintragen
So ändern Sie einen Wert nach dem Anlegen einer Buchung:
Zur Buchung gehen, in der Sie den Wert ändern möchten
Den Bereich „Eigene Rechnungsfelder“ suchen
Auf den Stift klicken und den Wert ändern
Im Manager bleibt das Feld optional. Sie können die Angabe also vor oder nach dem Anlegen der Buchung ergänzen.
Eigene Felder im Buchungsportal
Kund:innen können eigene Rechnungsfelder beim Buchen im Buchungsportal ausfüllen. Sie bestimmen, ob das Feld optional oder Pflicht ist. Fehlt bei wiederkehrenden Kund:innen der Wert und ist das Feld Pflicht, werden sie bei einer neuen Buchung zur Eingabe aufgefordert.
