Fragen Sie Ihre Buchhaltung nach Ihrem Kontenrahmen. Sie brauchen die Sachkontonummern für Mieterlöse, Versicherungen, Kautionen und alles andere, was Sie abrechnen.

Kinnovis prüft diese Nummern nicht gegen SKR03, SKR04 oder einen anderen Kontenrahmen. Was Sie eintragen, steht in der Datei. Bestätigen Sie die Nummern deshalb vor dem ersten echten Export mit Ihrer Buchhaltung.

Zur Rechnungsübersicht gehen. Auf die Aktionsschaltfläche klicken und DATEV-Export konfigurieren wählen.

Der Bereich DATEV-Export öffnet sich mit einer bereits angewendeten Standardkonfiguration. Zehn der 124 DATEV-Spalten sind zugeordnet, Standardregeln für Gegenkonten stehen als bearbeitbare Vorschläge bereit, und der Exportumfang ist sinnvoll voreingestellt. Nichts davon ist fest. Sie können jeden Teil ändern und jederzeit auf die Standardkonfiguration zurücksetzen.

Zwei Felder stehen oben im Bereich, über den Reitern.

Legen Sie eine zweite an, wenn sich Spaltenzuordnung oder Umfang zwischen Standorten wirklich unterscheiden, etwa in einem Franchise, in dem eine Gruppe buchhalterisch eigenständig ist. Unterscheiden sich nur die Sachkontonummern, bleiben Sie bei einer Konfiguration und nutzen Gegenkonto-Regeln je Standort, siehe Schritt 5.

Legen Sie eine zweite Konfiguration an, wenn sich Spaltenzuordnung oder Exportumfang zwischen Standorten wirklich unterscheiden, etwa in einem Franchise, in dem eine Gruppe von Standorten buchhalterisch eigenständig ist.

Unterscheiden sich nur die Sachkontonummern, bleiben Sie bei einer Konfiguration und nutzen Gegenkonto-Regeln je Standort, siehe Schritt 5.

Den Reiter Umfang und Format öffnen. Hier entscheiden Sie, welche Zeilen in der Datei landen und wie die Datei geschrieben wird.

Eine Zeile in der Datei steht für eine Rechnungs-, Gutschrift- oder Zahlungsposition.

Zeichensatz und Zeilenenden richten sich danach, was das System Ihrer Buchhaltung erwartet. Hat Ihnen niemand etwas anderes gesagt, lassen Sie beides, wie es ist.

Den Reiter Spaltenzuordnung öffnen. Hier bestimmen Sie, welcher Wert in jede der 124 Spalten des DATEV-Buchungsstapels kommt.

Die meisten Betriebe füllen nur acht bis elf davon und lassen den Rest leer. Diese gängigen Spalten sind hervorgehoben und bereits für Sie zugeordnet:

Um eine Spalte zu füllen, die nicht angezeigt wird, suchen Sie sie über den Namen und legen eine Zuordnung an.

Jede Spalte kann eines davon sein:

Mit Verkettungen bekommen Sie Buchungstexte, die Ihre Buchhaltung auf einen Blick lesen kann. Für Buchungstext etwa den Kundennamen mit der Buchungsperiode verbinden:

Customer Display Name + „; “ + Booking Start Date + „ - “ + Booking End Date

ergibt:

Müller GmbH; 01.01.2025 - 31.01.2025

Das geht überall gleich. Für Beleginfo - Inhalt 2 ergibt „Rechnung: “ + Invoice/Credit Note Number den Wert Rechnung: RE-2025-001234.

Jede Zuordnung kann einen Ersatzwert haben, der greift, wenn der Hauptwert leer bleibt. Setzen Sie Konto auf Accounts Receivable Number mit dem Ersatzwert Customer ID, bekommen auch Kund:innen ohne Debitorennummer ein gültiges Konto. Ein Ersatzwert kann ein beliebiges Feld, ein fester Wert oder eine weitere Verkettung sein, und Ersatzwerte lassen sich aneinanderreihen.

Den Reiter Gegenkonto-Regeln öffnen. Hier verbringen die meisten Betriebe ihre Zeit. Eine Gegenkonto-Regel sagt dem Export, auf welches Sachkonto eine Position gebucht wird.

Jede Regel hat:

Die Regeln werden der Reihe nach geprüft, die erste passende gewinnt. Stellen Sie Ihre genauesten Regeln deshalb nach oben.

Nutzt Ihre Buchhaltung je Standort ein anderes Erlöskonto, etwa 810400 für Berlin und 810100 für München, legen Sie die Regeln je Standort fest statt eine eigene Konfiguration anzulegen.

Jedes Regelwerk hat ein Auffangkonto. Passt eine Position auf keine Regel, landet sie dort, statt die Spalte leer zu lassen. So bleiben nicht zugeordnete Positionen in Ihren Konten sichtbar, statt still zu verschwinden.

Jede Zeilenart, die Sie in Schritt 3 eingeschaltet haben, bekommt hier ihre eigene Zuordnung. Zahlungen werden in bar und unbar aufgeteilt, Rabatte in besteuert und unbesteuert.

Den Reiter Zeitplan öffnen. Statt die Datei jeden Monat selbst herunterzuladen, können Sie sie sich per E-Mail schicken lassen.

Monatlich wählen und einen Stichtag setzen, vom 1. bis zum letzten Tag des Monats. Oder wöchentlich beziehungsweise zweiwöchentlich wählen und den Versandtag festlegen.

Die Empfänger ergänzen: Ihr eigenes Postfach, das Ihrer Buchhaltung oder beide.

Alle Möglichkeiten stehen im folgenden Artikel:

Der Bereich Live-Vorschau rechts baut aus Ihrer Zuordnung laufend eine Beispieldatei. Nutzen Sie ihn, um Probleme vor Ihrer Buchhaltung zu finden.

Prüfen Sie, ob Konten, Beträge und Buchungstexte so aussehen, wie Ihre Buchhaltung es erwartet, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

Es lohnt sich, diese Vorschau an Ihre Buchhaltung zu schicken, bevor Sie sich für einen echten Monatsabschluss auf den Export verlassen.

Ihre gespeicherte Konfiguration wird jedes Mal genutzt, der Versand dauert also wenige Sekunden.

Sie erhalten eine einzelne CSV-Datei, oder ein ZIP-Archiv, wenn Ihre Konfiguration eine Datei je Standort erzeugt.

Zwei Arten von Werten können in eine Spalte kommen.

Diese werden beim Export für jede Zeile einzeln ermittelt.

Diese setzen Sie einmal, und sie gelten für jede Zeile.

Schickt Ihnen Kinnovis heute eine DATEV-Datei, läuft das weiter, während Sie hier einrichten. Sobald Sie den Export selbst konfiguriert und das Ergebnis bestätigt haben, wird die E-Mail-Fassung abgeschaltet. Bei Ihnen ändert sich nichts, bis Sie es sagen.

Die Datei, die Sie hier einrichten, wird neu erzeugt und nicht aus der alten Einrichtung übernommen. Ein paar Details unterscheiden sich deshalb. Beträge stehen ohne Tausendertrennzeichen und immer mit zwei Nachkommastellen, etwa „1234,56“. Stornierte Rechnungen sind voreingestellt ausgeschlossen, der ältere Export enthielt sie. Vergleichen Sie vor dem Umstieg einen Monat nebeneinander.

Kinnovis prüft Sachkontonummern nicht gegen DATEV-Kontenrahmen. Ein Tippfehler in einer Regel erzeugt eine Datei, die richtig aussieht, aber auf das falsche Konto bucht.