Die meisten Betriebe schicken jeden Monat dieselbe DATEV-Export-Datei an dieselbe Person zur selben Zeit. Von Hand heißt das: an das Datum denken, den Zeitraum wählen und die Datei weiterleiten. Schalten Sie den automatischen Versand ein, erzeugt der Kinnovis Manager den Export mit Ihrer gespeicherten Konfiguration und schickt ihn an eine oder mehrere E-Mail-Adressen Ihrer Wahl.
Wichtig: Der automatische Versand ist zunächst aus. Sie schalten ihn in Ihrer DATEV-Export-Konfiguration ein.
Zwei Dinge müssen vorher stehen:
Eine gespeicherte DATEV-Export-Konfiguration mit Spaltenzuordnung, Regeln für das Gegenkonto und Exportumfang. Der geplante Versand nutzt genau diese Konfiguration, prüfen Sie das Ergebnis also, bevor Sie automatisieren.
Die Rolle Admin oder Vertrieb. Andere Rollen können DATEV-Exporte nicht einrichten.
Schritt 1: Die DATEV-Export-Konfiguration öffnen
Im Kinnovis Manager zum Reiter Rechnungen gehen,
Oben rechts die Auswahlliste öffnen und
DATEV-Export konfigurieren wählen
Haben Sie mehrere Konfigurationen, etwa je Standort oder Franchise, wählen Sie zuerst die Konfiguration, die Sie planen möchten. Jede Konfiguration hat ihren eigenen Zeitplan.
Wichtig: „DATEV-Export herunterladen“ öffnet diese Einstellungen nicht. Der Befehl nutzt die gespeicherte Konfiguration und lädt sofort herunter. Der Zeitplan steckt nur im Konfigurationsdialog.
Schritt 2: Zum Zeitplan gehen
In der Konfiguration den Bereich Zeitplan öffnen.
Schritt 3: „Automatisch versenden“ einschalten
Den Schalter „Automatisch versenden“ auf EIN stellen. Darunter erscheinen die Planungsoptionen.
Bleibt der Schalter aus, können Sie die Konfiguration weiter für Downloads von Hand nutzen. Es wird nichts verschickt, bis Sie ihn einschalten.
Schritt 4: Den Rhythmus wählen
Wählen Sie, wie oft der Export rausgeht:
Monatlich für den üblichen Buchhaltungszyklus. Das nutzen die meisten.
Wöchentlich, wenn Ihre Buchhaltung häufiger bucht.
Zweiwöchentlich als Mittelweg.
Schritt 5: Den Tag wählen
Legen Sie fest, an welchem Tag im Zyklus der Export rausgeht.
Bei einem monatlichen Zeitplan wählen Sie den Tag im Monat. Zur Wahl stehen der 1. bis 15. sowie der letzte Tag des Monats. Üblich ist der 1., weil er den gerade abgeschlossenen Monat abdeckt.
Bei einem wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Zeitplan wählen Sie stattdessen einen Wochentag. Üblich ist der Montag.
Schritt 6: Empfänger hinzufügen
Tragen Sie die E-Mail-Adressen ein, an die die Datei gehen soll. Sie können mehrere angeben, damit der Export gleichzeitig in Ihrem Postfach und bei Ihrer Buchhaltung landet.
Wichtig: Die Empfänger erhalten die Datei genau so, wie Ihre gespeicherte Konfiguration sie erzeugt. Steht Ihr Dateimodus auf „je Standort“, enthält jeder Versand eine Datei je Standort statt einer gemeinsamen. Speichern Sie die Konfiguration, wenn Sie fertig sind. Der Zeitplan startet mit dem nächsten gewählten Datum oder Tag.
Was Sie beachten sollten
Kann ich den Export weiterhin selbst herunterladen?
Ja. Downloads von Hand aus dem Reiter Rechnungen bleiben für jeden Zeitraum jederzeit möglich. Der Zeitplan bleibt davon unberührt.
Kann ich für verschiedene Standorte verschiedene Zeitpläne führen?
Ja. Zeitpläne hängen an der Konfiguration, und eine Konfiguration kann einen Standort, mehrere oder alle abdecken. Sind Ihre Standorte buchhalterisch getrennt, geben Sie jedem eine eigene Konfiguration mit eigenem Zeitplan.
Ändert der Zeitplan die Datei selbst?
Nein. Zeichensatz, Zeilenenden, Kopfzeile, DATEV-Signatur und Spaltenzuordnung kommen alle aus der gespeicherten Konfiguration. Ändern Sie etwas davon, übernimmt der nächste geplante Versand die Änderung.