Einführung
Buchungsdetails anzupassen ist eine der wichtigsten Möglichkeiten im Kinnovis Manager. Sie verschieben Kund:innen in einen anderen Raumtyp, wechseln den Raum, passen den Buchungsplan an und ändern Versicherungen, Rabatte und Kautionen.
Diese Anleitung beschreibt die Anpassungen unter „Buchung anpassen“ im Manager im Einzelnen und worauf Sie achten sollten. Sie können eine oder mehrere Änderungen an einer Buchung vornehmen, je nachdem, was Ihre Kund:innen brauchen.
Buchungsdetails anpassen
Um eine Buchung anzupassen, gehen Sie im Manager zum Reiter „Buchungen“ . Öffnen Sie die aktive oder geplante Buchung, die Sie ändern möchten, und gehen Sie zu „Aktionen“ > „Buchung anpassen“. Alternativ starten Sie über einen Klick auf einen Raum mit aktiver oder geplanter Buchung in Ihrem „Anlageplan“.
Schritt 1: Eine oder mehrere Buchungspositionen anpassen
Oben sehen Sie die aktuellen Buchungspositionen vor jeder Änderung, samt Angaben zum Abrechnungszyklus. Darunter, im Bereich „Buchungspositionen anpassen“, ändern Sie:
Raumtyp – Anwendungsfall in diesem Artikel
Raum
Buchungsplan
Versicherung
Kaution – Einzelheiten in diesem Artikel
Rabatt – Einzelheiten in diesem Artikel
Schritt 2: Wann die Änderungen greifen
Sie wählen, wann die Änderungen an den Buchungspositionen wirksam werden:
sofort, am selben Tag, an dem Sie die Buchung anpassen
zum Ende der Abrechnungsperiode
zu einem selbst gewählten Datum
Achtung: Um zusätzliche Rechnungen und anteilige Gutschriften auf dem Stripe-Saldo zu vermeiden, empfehlen wir Änderungen „zum Ende der Periode“.
Anmerkung: Änderungen an einer geplanten Buchung greifen immer sofort.
Hinweise zu Abrechnungsperioden
Bei monatlichen Plänen bleibt das ursprüngliche Buchungsdatum unverändert, gleich wann Sie die Änderung vornehmen. Wird also monatlich zum 3. abgerechnet, bleibt es beim 3., auch nach einer Anpassung. Bei wöchentlichen Plänen verschiebt sich das ursprüngliche Datum dagegen auf den Tag der Änderung.
Schritt 3: Wie anteilig abgerechnet wird
Passen Sie Raumtyp, Buchungsplan oder Versicherung sofort innerhalb des Buchungszyklus oder zu einem selbst gewählten Datum an, das nicht der letzte Tag der Periode ist, entstehen automatisch anteilige Beträge. Greift die Änderung zum Ende der laufenden Periode, wird nichts anteilig berechnet.
Achtung: Sie müssen nach einer Anpassung keine alten Rechnungen stornieren. Das System rechnet alles anteilig und automatisch.
Anteilige Beträge und Gutschriften werden automatisch berechnet und angewendet, ohne Ihr Zutun. Wie das gerechnet wird, zeigen die folgenden zwei Fälle.
Fall 1: Hochstufen – es wird zusätzlich berechnet
„Wechsel in einen teureren Raum“
Wird eine Buchung hochgestuft, etwa weil jemand in einen teureren Raum wechselt oder eine Versicherung dazunimmt, wird der anteilige Betrag automatisch berechnet und am Tag der Anpassung eingezogen.
Beispiel: Wechselt jemand mitten im Abrechnungszyklus von einem Raum mit 1 Quadratmeter für 10,00 EUR im Monat in einen mit 10 Quadratmetern für 100,00 EUR im Monat, rechnet das System so:
Gutschrift von 5,00 EUR für den verbleibenden halben Monat im 1-Quadratmeter-Raum.
Forderung von 50,00 EUR für den neuen 10-Quadratmeter-Raum für den verbleibenden halben Monat.
Macht 45,00 EUR, die für die Höherstufung berechnet werden.
Fall 2: Herabstufen – es entsteht eine Gutschrift
„Wechsel in einen günstigeren Raum“
Bei einer Herabstufung, wenn also Geld zurückzugeben ist, weil jemand in einen günstigeren Raum wechselt, wird der anteilige Betrag berechnet und automatisch dem Stripe-Saldo gutgeschrieben. Das Guthaben bleibt dort und wird für künftige Abbuchungen genutzt.
Beispiel: Wechselt jemand mitten im Abrechnungszyklus von einem Raum mit 10 Quadratmetern für 100,00 EUR im Monat in einen mit 1 Quadratmeter für 10,00 EUR im Monat, rechnet das System so:
Gutschrift von 50,00 EUR für den verbleibenden halben Monat im 10-Quadratmeter-Raum.
Forderung von 5,00 EUR für den neuen 1-Quadratmeter-Raum für den verbleibenden halben Monat.
Macht 45,00 EUR Gutschrift für die Herabstufung. Der Betrag landet auf dem Kundenkonto und wird auf künftige Rechnungen angerechnet.
Stripe-Kundensaldo
Den anteiligen Betrag sehen Sie auf dem Stripe-Kundensaldo in der Kundenansicht im Manager.
Anmerkung: Hat jemand ein Guthaben in Stripe und mehr als eine aktive Buchung, kann das Guthaben für Abbuchungen zu jeder dieser Buchungen genutzt werden. Es kann also auf eine andere Buchung angerechnet werden als die, aus der es stammt.
Achtung: Bleibt ein Guthaben übrig und wird nicht für künftige Abbuchungen genutzt, etwa nach einer Kündigung, müssen Sie von Hand eine Gutschrift ausstellen und das Geld überweisen. Über Stripe lässt es sich leider nicht auf die Zahlungsmethode zurückbuchen.
Ist bei einer Buchungsanpassung eine Gutschrift auf den Stripe-Kundensaldo entstanden, ist das in der Tabelle „Zahlungen“ in der Buchungsansicht hervorgehoben.
Schritt 4: E-Signatur (Signable)
Nutzen Sie Signable , um elektronische Verträge automatisch zu verschicken, können sich die Vertragsdaten bei einer Anpassung ändern. In „Buchung anpassen“ verschicken Sie automatisch einen neuen, angepassten Vertrag. Haken Sie dazu im Anpassungsbildschirm das Kästchen „Den angepassten Vertrag zur Unterschrift versenden“ an.
Der Vertrag zur Unterschrift geht an das E-Mail-Postfach der Kund:innen. In der Buchungsübersicht sehen Sie den Status der Unterschrift. Der bisherige Vertrag bleibt an der Buchung hängen.
Schritt 5: Die Änderungen prüfen
Nachdem Sie die Buchungspositionen angepasst, das Datum gewählt, die anteilige Abrechnung bedacht und über einen neuen Vertrag entschieden haben, sehen Sie alle Änderungen noch einmal durch.
Rechts finden Sie eine Zusammenfassung wie in diesem Beispiel:
