Lorsque vous utilisez le prélèvement SEPA via export XML, chaque réservation doit être associée à un mandat SEPA valide pour que les paiements des factures correspondantes puissent être inclus dans l'export XML. Seules les réservations liées à un mode de paiement « Prélèvement SEPA via export XML » valide peuvent être intégrées dans un fichier XML pour traitement via votre banque.
Mettre à jour le mode de paiement d'une réservation existante
Allez sur réservations dans le Manager
Cliquez sur Actions > Mettre à jour le mode de paiement
Dans la liste des options disponibles, choisissez « Prélèvement manuel via prélèvement SEPA (export XML) »
Cliquez sur « Ajouter un mode de paiement » pour associer un nouveau mandat SEPA ou sélectionnez un mandat existant enregistré pour le client
« Ajouter un mode de paiement » affiche l'écran suivant pour saisir les coordonnées bancaires du client :
Quand le BIC est-il obligatoire ?
Le BIC est facultatif pour la plupart des mandats SEPA au sein d'un même pays. Il est toutefois recommandé dans les cas suivants :
La banque du client est dans un autre pays SEPA
Votre banque l'exige pour le traitement des prélèvements SEPA
Le nom du client doit-il correspondre au nom du titulaire du compte bancaire ?
Dans le cadre du prélèvement SEPA, le nom indiqué dans le mandat doit correspondre à celui enregistré auprès de la banque du client, car les banques peuvent l'utiliser lors de la validation ou en cas de litige. Cela dit, la plupart des banques ne rejettent pas les paiements uniquement en raison d'une discordance de nom.
Exigence légale relative aux mandats SEPA
La case « Le mandat SEPA a déjà été signé par le client » indique que le client a fourni un mandat de prélèvement SEPA signé en dehors du système Kinnovis - généralement sous forme de document papier ou numérique collecté directement par vos soins. Kinnovis ne gère pas la signature numérique des mandats SEPA : les opérateurs sont donc responsables de la collecte et de la conservation du document signé.
En cochant cette case, vous confirmez que :
Le client a légalement autorisé le mandat
Vous (l'opérateur) conservez une copie du mandat signé à des fins de conformité
Supprimer un mandat de prélèvement SEPA
Un mode de paiement par prélèvement SEPA ne peut être supprimé que s'il n'est associé à aucune réservation active ou planifiée. Cette restriction garantit qu'aucun encaissement en cours ou à venir n'est interrompu par la suppression d'un mandat. Si le mode de paiement est actuellement utilisé, il doit rester dans le système pour préserver l'intégrité de la configuration de facturation de la réservation. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-en un autre ou ajoutez-en un nouveau avant de procéder à la suppression.
Félicitations, vous avez bien ajouté le nouveau mode de paiement à la réservation !