Après avoir exporté les factures via prélèvement SEPA par export XML et importé le fichier XML auprès de votre banque, vous êtes responsable de la mise à jour du statut de chaque facture en fonction du résultat du paiement. Cette étape permet de maintenir des enregistrements précis, à la fois pour la comptabilité et le suivi des paiements clients.
Mettre à jour les statuts des factures après retour de la banque
Lors de l'export du fichier XML, vous avez peut-être choisi d'enregistrer la tentative de paiement, ce qui marque automatiquement les factures sélectionnées comme Paiement en attente et crée une entrée dans le tableau des paiements sur la page de détail de chaque facture. Ce statut part du principe que le fichier a été soumis à votre banque et que la collecte du paiement est en cours.
Une fois les paiements traités par votre banque, vous devez :
Marquer les paiements comme réussis si le prélèvement a été effectué et les fonds reçus. Le statut de la facture sera automatiquement mis à jour en Payée.
Marquer les paiements comme échoués si le prélèvement a été rejeté, retourné ou non abouti. Le statut de la facture reviendra à son état précédent (par exemple : En attente ou En retard).
Maintenir ces statuts à jour garantit un suivi clair des paiements et vous permet de prendre les mesures appropriées en cas d'échec - comme relancer l'export, notifier le client ou appliquer des pénalités de retard manuelles.
Comment marquer les factures comme payées ou échouées
Accédez à l'onglet Factures dans le Manager Kinnovis
Filtrez par Mode de paiement : Prélèvement manuel via SEPA XML
Filtrez par Statut : Paiement en attente
Filtrez par : Date de création pour sélectionner une période spécifique (facultatif)
Sélectionnez les factures concernées
Utilisez le menu Actions XML SEPA du tableau pour choisir :
Marquer le paiement comme réussi pour confirmer la collecte ; le statut de la facture passera à Payée
Marquer le paiement comme échoué pour indiquer que le paiement n'a pas abouti ; le statut de la facture repassera à En attente ou En retard (selon la date d'échéance d'origine)
Puis-je annuler cette action ?
Marquer un paiement comme Réussi (ce qui entraîne le statut Payée) est permanent et irréversible.
Si vous marquez un paiement comme Échoué (ce qui entraîne le statut En attente ou En retard), vous pouvez relancer le processus d'export SEPA et générer un nouveau fichier pour cette facture.
Pourquoi est-il important de mettre à jour les statuts de paiement ?
Il est essentiel de toujours vérifier et mettre à jour les factures marquées comme Paiement en attente pour refléter les résultats réels des paiements. Laisser des factures en attente peut entraîner des erreurs dans les rapports, des relances manquées et des enregistrements financiers inexacts. La mise à jour du statut de paiement (qui met automatiquement à jour le statut de la facture) est particulièrement critique si des fonctionnalités comme le Verrouillage automatique sont activées, car les factures impayées peuvent déclencher automatiquement le verrouillage d'une unité ou d'autres actions automatisées (par exemple, l'envoi de rappels de paiement) selon leur statut.