Étape par étape : exporter les factures en fichier XML SEPA
Étape 1 : Sélectionner les factures à exporter
Accédez à l'onglet Factures
Filtrez par :
Statut : Paiement en attente, ou impayé
Mode de paiement : Prélèvement SEPA via export XML
Période : Sélectionnez la plage de dates souhaitée
Sélectionnez les factures à exporter
Cliquez sur Actions du tableau > Menu déroulant Actions SEPA XML
Une fenêtre de configuration SEPA XML s'ouvre. Vous devez y définir deux éléments :
La date de prélèvement souhaitée (la date à laquelle le compte de votre client sera débité)
Les coordonnées du créancier (informations sur votre ou vos comptes bancaires)
Étape 2 : Définir une date de prélèvement souhaitée
La date de prélèvement souhaitée est la date à laquelle vous demandez à votre banque de prélever les paiements sur les comptes de vos clients.
Ce champ est obligatoire et doit être renseigné via le sélecteur de date.
Vous pouvez sélectionner une date jusqu'à 14 jours à l'avance.
Si la date choisie tombe un week-end ou un jour férié, le prélèvement sera automatiquement reporté au prochain jour ouvré bancaire.
Nous recommandons de choisir une date suffisamment en avance pour permettre à votre banque de traiter le fichier. La date doit être fixée au minimum 2 jours ouvrés à l'avance.
Exemple : si vous fixez la date de prélèvement au 15 août et que c'est un jour férié dans votre pays, votre banque traitera le prélèvement le 16 août.
Important : les opérateurs sont entièrement responsables du téléchargement du fichier XML et de son import auprès de leur banque dans les délais impartis. Kinnovis n'envoie pas automatiquement le fichier à la banque. Pour que les paiements soient traités à la date souhaitée, le fichier XML doit être soumis rapidement et dans le respect des horaires limite de votre banque.
Étape 3 : Configurer les coordonnées du créancier
Les coordonnées du créancier définissent le compte bancaire qui recevra les paiements par prélèvement SEPA. Ces informations sont légalement requises dans le fichier XML SEPA et doivent être exactes.
Vous devez renseigner :
Site(s) : un ou plusieurs sites partageant le même compte bancaire
Nom du créancier : votre nom légal ou celui de votre société (tel qu'il apparaît auprès de la banque du client)
IBAN du créancier : le compte qui recevra les fonds
BIC du créancier : l'identifiant de votre banque
Identifiant créancier SEPA (ICS) : votre identifiant SEPA unique, délivré par votre banque ou l'autorité nationale compétente
Si vous ne disposez pas de votre identifiant créancier SEPA (ICS), contactez votre banque.
Gérer plusieurs comptes pour plusieurs sites
Lors de l'export de factures depuis plusieurs sites, assurez-vous que chaque site est associé au bon compte bancaire (coordonnées du créancier).
Kinnovis vous permet de définir plusieurs comptes créanciers (vos comptes bancaires) dans un seul export. C'est utile lorsque différents sites utilisent des comptes bancaires distincts.
Pour ajouter des comptes créanciers, cliquez sur « Ajouter un autre compte » dans l'écran d'export.
Chaque compte ajouté crée un lot distinct dans le même fichier XML.
Vous devez associer chaque site sélectionné à l'un des comptes créanciers avant l'export.
Si des factures sélectionnées proviennent d'un site non associé à un compte créancier, l'export sera bloqué jusqu'à ce que la configuration soit complète.
Exemples
Si vous exportez des factures depuis Vienne et Graz :
Scénario 1 : si les deux sites utilisent le même compte bancaire, associez les deux sites au Compte n°1.
Scénario 2 : si chaque site a son propre compte bancaire, créez le Compte n°1 pour Vienne et le Compte n°2 pour Graz.
Étape 4 : Décider si vous souhaitez marquer les factures comme paiement en attente
Avant l'export, vous pouvez choisir de marquer les factures sélectionnées comme Paiement en attente via la case à cocher disponible.
Cette option est cochée par défaut et est destinée à un usage normal - lorsque le fichier XML sera importé auprès de votre banque pour initier les prélèvements. Une fois activée, le système enregistre la tentative de paiement et change le statut de la facture en Paiement en attente, ce qui facilite le suivi et la mise à jour ultérieure (par exemple : marquer comme Payée ou Échouée). Cette action est irréversible - elle part du principe que le fichier sera soumis à la banque.
Si vous générez le fichier XML uniquement à des fins de test ou de vérification, sans intention de l'importer, décochez cette option pour conserver les statuts des factures inchangés.
Dernière étape : exporter le fichier XML
Une fois tous les champs renseignés et les coordonnées du créancier correctement associées :
Cliquez sur Exporter XML SEPA
Le fichier est validé et téléchargé directement sur votre ordinateur
Vous pouvez maintenant l'importer sur le portail SEPA de votre banque
Résultat de cette étape : votre fichier XML prêt pour la banque est téléchargé. Les factures sont marquées comme paiement en attente (si l'option est activée). Vous êtes prêt à importer le fichier auprès de votre banque.