Lorsque vous encaissez par prélèvement SEPA via export XML, les factures sont réglées par votre circuit bancaire (téléversement d’un fichier XML) et non par un prestataire de paiement automatique. Si vous utilisez par ailleurs des e-mails de relance avec le déclencheur « x jours après l’échéance de la facture », vos clients en SEPA XML risquent de recevoir des relances sans raison. Cet article explique pourquoi et comment l’éviter.
Pourquoi cela arrive
Le déclencheur « x jours après l’échéance de la facture » est universel :
il se déclenche x jours après la date d’échéance de la facture
vous ne pouvez pas le filtrer par moyen de paiement
vous ne pouvez pas exclure des factures selon leur moyen de paiement (par exemple SEPA XML)
Comme les factures SEPA XML sont traitées à la main via l’export, elles peuvent rester ouvertes ou impayées jusqu’à ce que vous exportiez le fichier et mettiez à jour leur statut, ce qui les rend éligibles aux e-mails de relance.
Important : le réglage « Facture due dans » et le déclencheur d’e-mail
Dans les paramètres du centre, vous définissez au bout de combien de jours une facture émise est considérée comme due.
Le déclencheur « x jours après l’échéance de la facture » se fonde sur cette date d’échéance et se déclenche après x jours, à moins que vous ne gériez activement le statut de vos factures SEPA XML.
Le déroulement que nous recommandons
Pour éviter que des relances partent vers vos clients en SEPA XML, accordez :
la fréquence à laquelle vous exportez vos lots de factures SEPA XML, et
la valeur « x jours » utilisée dans votre e-mail de relance.
Étape 1 : définissez la fréquence de vos exports SEPA XML
Décidez à quel rythme vous exporterez vos factures SEPA XML, par exemple :
export quotidien
tous les 2 à 3 jours
export hebdomadaire ou mensuel
Choisissez un rythme qui convient à votre organisation : qui exporte, quels jours, et ce qui se passe pendant les congés.
Étape 2 : accordez le « x jours » de la relance avec vos exports
Dans les paramètres du centre, vous définissez au bout de combien de jours une facture devient due, via « Facture due dans » (sous Facturation). Cela détermine combien de jours après la création de la facture l’e-mail x jours après l’échéance part.
Exemple : si « Facture due dans » est réglé sur 3 jours et que votre e-mail de relance se déclenche 7 jours après l’échéance, la relance part en général 10 jours après la création de la facture.
Comme le déclencheur de relance se fonde strictement sur les x jours après l’échéance, réglez x de sorte que votre export SEPA XML ait normalement lieu avant que la relance ne se déclenche.
En pratique :
si vous exportez tous les jours ouvrés, vous pouvez choisir un x plus court (1 à 2 jours), car les factures avancent vite.
si vous exportez une fois par semaine, choisissez un x plus long (7 jours ou plus), pour que les factures SEPA XML soient exportées et mises à jour avant le départ des relances.
si les exports ne sont pas toujours à l’heure (week-ends, jours fériés), prévoyez une marge (1 à 2 jours de plus).
Vous réduisez ainsi le risque que des factures SEPA XML soient encore « ouvertes » ou « impayées » au moment où la relance se déclenche.
Étape 3 : exportez régulièrement vos factures SEPA XML
Exportez vos factures selon le rythme que vous avez défini, pour que les factures SEPA XML ne restent pas impayées trop longtemps.
Étape 4 : marquez les factures exportées comme « Paiement en attente »
Pendant l’export, veillez à marquer les factures comme « Paiement en attente » (comme décrit à l’étape 4 de cet article sur l’export). C’est l’étape décisive pour éviter que des relances partent vers vos clients qui paient par SEPA XML.