Cas d’usage
Vous avez téléchargé votre export et vous voulez :
vérifier les totaux
comprendre comment les factures deviennent des lignes de journal
résoudre un problème d’import comptable
Comment les lignes sont créées
Kinnovis crée les lignes comptables à partir des documents de facturation et de leurs lignes de facture :
Kinnovis récupère toutes les factures et notes de crédit de la période que vous avez choisie.
Chaque ligne est rattachée aux comptes de produits et de TVA que vous avez configurés.
Un document produit plusieurs lignes d’export (client, produits, TVA).
Chaque document est équilibré : total des débits = total des crédits (par facture et par note de crédit).
Les colonnes du fichier CSV
Identification du journal
JournalCode : code journal (que vous configurez pour les factures et les notes de crédit)
JournalLib : libellé du journal (que vous configurez)
Regroupement des écritures et dates
EcritureNum : numéro d’écriture séquentiel qui regroupe les lignes d’une même facture (par exemple
P1,P2,P3)EcritureDate : date d’émission de la facture, selon le format de date que vous avez choisi
PieceRef : numéro de facture ou de note de crédit
PieceDate : date d’émission de la facture
Comptes et identification du client
CompteNum / CompteLib : le numéro et le libellé de compte que vous avez configurés (client, produits, TVA)
CompAuxNum : l’identifiant de votre client (dans Kinnovis)
CompAuxLib : nom du client (nom de la personne ou de l’entreprise)
Libellé et montants
EcritureLib : nom du client et numéro de facture ; pour une note de crédit, il devrait renvoyer à la facture d’origine)
Debit / Credit : les montants de chaque ligne
Colonnes FEC vides (en-tête seul)
L’export comprend certaines colonnes vides (l’en-tête est là, les valeurs sont blanches), parce qu’elles sont en général traitées dans votre logiciel comptable au moment du lettrage :
EcritureLet, DateLet, ValidDate, Montantdevise, Idevise
Exemples
Exemple : une facture avec plusieurs taux de TVA
Si une facture comprend des postes à des taux de TVA différents (par exemple un loyer à 20 % et une assurance à 10 %), l’export contiendra des lignes de produits et de TVA distinctes pour chaque taux, tout en regroupant l’ensemble sous une même référence de document et un même numéro d’écriture.
Une facture avec un loyer net et sa TVA produit :
1 ligne client (411)
2 lignes de produits
1 ligne de produits — revenus de location (70610000)
1 ligne de produits — assurances (70810000)
2 lignes de TVA
20 % pour les revenus de location
10 % pour l’assurance
Pour chaque débit et crédit, vérifiez que la somme des débits est égale à la somme des crédits.
JournalCode | JournalLib | EcritureNum | CompteNum | CompteLib | Débit | Crédit |
VE | VENTES | P1 | 411 | Collectif client | 131,00 | 0 |
VE | VENTES | P1 | 70610000 | Prestations de locations | 0 | 100,00 |
VE | VENTES | P1 | 44571000 | TVA collectée 20% | 0 | 20,00 |
VE | VENTES | P1 | 70810000 | Refacturations frais assurance | 0 | 10,00 |
VE | VENTES | P1 | 44571100 | TVA collectée 10% | 0 | 1,00 |
Exemple : les notes de crédit
Les notes de crédit sont exportées dans votre journal de notes de crédit (par exemple AV / AVOIRS CLIENTS) et comprennent des lignes client, produits et TVA destinées à contrepasser la facture d’origine lorsqu’elles sont importées et comptabilisées correctement.
JournalCode | JournalLib | EcritureNum | CompteNum | CompteLib | Débit | Crédit |
AV | AVOIRS CLIENTS | P1 | 411 | Collectif client | 0 | 131,00 |
AV | AVOIRS CLIENTS | P1 | 70610000 | Prestations de locations | 100,00 | 0 |
AV | AVOIRS CLIENTS | P1 | 44571000 | TVA collectée 20% | 20,00 | 0 |
AV | AVOIRS CLIENTS | P1 | 70810000 | Refacturations frais assurance | 10,00 | 0 |
AV | AVOIRS CLIENTS | P1 | 44571100 | TVA collectée 10% | 1,00 | 0 |
Facture : la facture d’origine (VE) génère un débit au compte client (411) et crédite les comptes de produits et de TVA.
Note de crédit : la note de crédit (AV) contrepasse ces écritures :
la créance client (411) est débitée (le client n’est plus redevable du montant).
les comptes de produits et de TVA sont crédités (ce qui réduit le chiffre d’affaires et la TVA collectée).
Astuce : votre logiciel comptable attend peut-être les notes de crédit sous forme de lignes négatives, ou avec les débits et crédits inversés. Si la contrepassation ne se fait pas comme prévu à l’import, vérifiez les règles d’import des notes de crédit de votre logiciel.
En résumé
Votre export est un fichier CSV comptable structuré : chaque facture ou note de crédit devient un ensemble équilibré de lignes, avec les journaux, les comptes de produits et les comptes de TVA que vous avez configurés, prêt à être importé et lettré.