Le tableau de bord des tâches vous aide à organiser le travail quotidien de votre centre de self-stockage et à gagner en efficacité. Rappels de contrôle des box récemment libérées, remboursements de cautions, demandes de leads : c’est votre point de départ pour gérer votre liste de choses à faire.

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Connectez-vous à votre Manager et accédez à la section « Tâches » en haut à gauche de l’interface.

À votre première visite, vous trouvez déjà des tâches en attente. Elles sont créées automatiquement à partir d’événements survenus dans le système Kinnovis. Passez-les en revue pour voir où elles en sont et les classer par ordre de priorité.

Cliquez sur le bouton « Créer une tâche » et renseignez les informations demandées : le titre de la tâche et, si vous exploitez plusieurs centres, le « Centre » concerné. Vous attribuez la tâche à une personne de votre équipe via la liste déroulante. Vous pouvez aussi fixer une date d’échéance et ajouter des notes.

Selon le type de tâche créée automatiquement, vous pouvez agir directement depuis l’interface.

Marquer une tâche comme terminée ou l’archiver :

Suivez et faites avancer vos tâches en les marquant comme « terminées » (cochez la case à gauche) ou en « archivant » (cliquez sur l’icône d’archive) celles devenues inutiles.

Remettre une tâche « archivée » ou « terminée » sur « À faire » :

Vous pouvez sans peine replacer une tâche archivée sur la liste « À faire » si elle n’a finalement pas été traitée.

Vous pouvez également remettre une tâche « terminée » sur « À faire » en cliquant sur la case à cocher.

Vous pouvez rechercher un nom de client, un numéro de facture, un numéro de box ou un numéro de réservation pour retrouver les tâches correspondantes. Vous pouvez en outre filtrer par « Centre », « Attribuée à » et « Type de tâche » ; vous trouverez la liste complète des tâches créées automatiquement à la fin de cet article.

Les paramètres de notification des tâches vous permettent de définir précisément qui est prévenu, pour quels types de tâches et pour quels centres. C’est particulièrement important si vous exploitez plusieurs centres, avec des personnes différentes responsables selon les centres ou les processus. Ces paramètres reposent sur des règles et sont très souples ; il est important de comprendre comment centres, destinataires et types de tâches interagissent.

Chaque règle comporte trois éléments obligatoires :

Lorsqu’une tâche est créée, le système vérifie :

Un centre ne peut être rattaché qu’à une seule règle de notification. C’est le point essentiel à comprendre. Une fois utilisé dans une règle, un centre ne peut plus être choisi dans une autre. Cela évite les notifications qui se chevauchent ou se contredisent et garantit une responsabilité toujours claire. C’est pourquoi la façon dont vous regroupez les centres dans les règles compte.

Si les mêmes personnes doivent recevoir les mêmes types de tâches pour plusieurs centres, choisissez plusieurs centres dans une même règle.

Exemple

Cette configuration convient lorsque :

Dans beaucoup d’entreprises, tous les membres de l’équipe n’ont pas accès à tous les centres.

Par exemple :

Règle 1

Règle 2

Pourquoi c’est important :
si vous aviez regroupé le centre A et le centre B dans une seule règle, Fabian et Jane recevraient des notifications pour des centres dont ils ne sont pas responsables — et vous ne pourriez plus les séparer ensuite, puisqu’un centre ne peut être choisi qu’une fois.

Vos notifications restent ainsi claires, pertinentes et compréhensibles pour tous.

Si les responsabilités changent :

Une approche structurée dès le départ vous évitera bien des ajustements par la suite.

Factures impayées

Titre de la tâche : « Relancer les factures ouvertes depuis plus de 7 jours »

Ces tâches sont créées pour les factures non réglées 7 jours après leur échéance.

Litiges de paiement

Titre de la tâche : « Litiges de paiement à traiter »

Ces tâches apparaissent lorsqu’un litige de paiement survient dans Stripe.

Contrôle des box après le départ d’un client

Titre de la tâche : « Box à vérifier »

Ces tâches apparaissent lorsqu’une box passe au statut « A vérifier ».

Gestion des cautions

Titre de la tâche : « Cautions à rembourser »

Ces tâches apparaissent à la fin de la réservation lorsqu’une caution y était associée.

Gestion des leads

Titre de la tâche : « Rappel : relancer les leads »

Ces tâches sont créées 1 heure après la création d’une fiche client, si le statut est toujours « Lead ».

Suivi après l’entrée

Titre de la tâche : « Recontacter le client après son entrée »

Un jour après le début de la réservation, la tâche est créée pour vous rappeler de prendre des nouvelles.

Contrôles d’identité échoués

Titre de la tâche : « Contrôles d’identité échoués »

Ces tâches sont créées 8 heures après un contrôle d’identité terminé, si son statut est toujours « échec ».

Écart entre la pièce d’identité et les informations de la réservation

Titre de la tâche : « Les informations de la pièce d’identité ne correspondent pas au nom indiqué lors de la réservation »

Ces tâches apparaissent immédiatement après une vérification d’identité réussie, lorsque le nom et/ou le prénom ne correspondent pas au nom figurant sur la pièce d’identité.

Signature des contrats

Titre de la tâche : « Contrats non signés »

Ces tâches apparaissent lorsqu’une réservation a été créée via le Manager et qu’aucun contrat n’a été signé dans les 8 heures.

Cas de verrouillage automatique

Titre de la tâche : « Box verrouillées automatiquement pour cause de litiges de paiement »

Ces tâches apparaissent après le verrouillage automatique d’une box pour factures impayées.

Tâche créée manuellement

Le titre de la tâche se définit au moment de sa création

Ces tâches apparaissent après la création d’une tâche personnelle attribuée à une personne de l’équipe.