Les pénalités de retard manuelles vous permettent d’appliquer des frais aux factures impayées au cas par cas. Vous gardez ainsi la main sur les situations particulières, lorsque les règles automatiques ne s’appliquent pas ou que vous ne souhaitez pas les utiliser. Pour mettre en place des règles qui appliquent les pénalités automatiquement, consultez cet article sur les pénalités de retard automatiques.
Quand utiliser une pénalité manuelle
Les pénalités manuelles sont utiles lorsque :
vous ne voulez pas utiliser les pénalités automatiques et préférez facturer seulement dans certains cas.
une facture impayée existait avant l’activation des pénalités automatiques. Plus d’informations ici.
vous devez appliquer un montant ou un pourcentage différent de vos paliers automatiques.
vous voulez facturer une pénalité pour une facture que les règles automatiques de votre centre ne couvrent pas.
Émettre une pénalité de retard manuelle
Trouvez la facture impayée
Ouvrez la facture au statut Impayé.
Cliquez sur Actions → Émettre une pénalité de retard manuelle.
Définissez les détails de la pénalité
Choisissez si la pénalité est un montant fixe (€) ou un pourcentage (%) du solde impayé de la facture.
Le montant calculé apparaît dans l’aperçu « Facture avec pénalité appliquée ».
Choisissez le moyen de paiement
Envoyez la facture au client par e-mail avec un lien de paiement manuel, ou utilisez le moyen de paiement existant du client le cas échéant. Notez que le moyen de paiement existant du client n’est utilisable que pour les pénalités manuelles, et non pour les règles automatiques (plus d’informations ici).
Vérifiez et confirmez
Le récapitulatif indique :
la date d’échéance dépassée de la facture d’origine, avec un lien.
la note de la pénalité et le numéro de la facture liée.
le montant de la pénalité, hors TVA.
Cliquez sur Enregistrer pour créer la facture de pénalité.
Prévenir vos clients
Chaque fois qu’une facture de pénalité est créée, automatiquement ou à la main, Kinnovis peut envoyer une notification par e-mail au client. Si vous avez déjà configuré cet e-mail pour vos pénalités automatiques, tout est prêt : c’est le même déclencheur et le même e-mail. Sinon, ou si vous ne comptez pas activer les pénalités automatiques :
Accédez aux E-mails et configurez le déclencheur « Facture de pénalité de retard créée ».
Nous vous conseillons d’y inclure :
la note de la facture de pénalité (pour indiquer par exemple le palier de relance)
le numéro de la facture impayée
le montant de la pénalité facturée
un lien de paiement
Plus d’informations ici.
Où apparaissent les pénalités de retard
Dans le Manager :
Les factures de pénalité apparaissent au niveau de la réservation, sur la fiche client et sur la page de la facture d’origine.
Dans l’aperçu des factures, vous pouvez filtrer pour n’afficher que les pénalités de retard.
Dans le portail clients :
Vos clients voient les factures de pénalité clairement identifiées, à côté de leurs autres factures.
En résumé
Les pénalités de retard manuelles vous permettent d’appliquer des frais aux factures impayées au cas par cas, en gardant la main sur le montant, le moment et le moyen de paiement. Elles conviennent aux exceptions, aux anciennes factures impayées ou aux situations que vos règles automatiques ne couvrent pas. Elles fonctionnent indépendamment des pénalités automatiques : vous pouvez donc en émettre même lorsque l’automatisation est désactivée. Pour mettre en place des pénalités régulières fondées sur des règles, consultez notre article sur les pénalités de retard automatiques.