Les pénalités de retard automatiques dans Kinnovis vous font gagner du temps, réduisent les retards de paiement et appliquent des règles cohérentes dans toute votre entreprise. En définissant des règles claires pour chaque centre, vous facturez automatiquement les factures impayées, sans avoir à les suivre à la main.
Avec cette fonction, vous pouvez :
appliquer des pénalités sous forme de montant fixe ou de pourcentage de la facture impayée.
définir des délais de grâce avant que la pénalité s’applique.
fixer des seuils minimaux, pour que les petits montants ne soient pas pénalisés.
créer plusieurs paliers de pénalité avec des conditions différentes.
suspendre les pénalités automatiques pour certaines factures.
émettre des pénalités manuelles si nécessaire.
tenir informés exploitants et clients grâce à un libellé clair sur les factures et à des notifications par e-mail.
1. Mettre en place les pénalités de retard automatiques
Vous pouvez configurer les pénalités de retard pour chaque centre séparément.
Étape 1 : accédez à Paramètres du centre > section Pénalités de retard
Étape 2 : activez les pénalités de retard automatiques avec l’interrupteur
Étape 3 : ajoutez des paliers de pénalité
Cliquez sur Ajouter une pénalité de retard pour créer plusieurs paliers
Pour chaque palier, vous définissez :
le délai de grâce — X jours après la date d’échéance de la facture, c’est-à-dire le délai avant l’émission de la facture de pénalité (par exemple 7 jours après l’échéance)
la note de facture — ce texte apparaît sur la facture de pénalité ; le numéro de la facture impayée concernée est ajouté automatiquement juste après (par exemple « Pénalité de retard palier 1 pour la facture » F788C1D3-41817)
le type de pénalité — montant fixe (€) ou pourcentage (%) du solde impayé de la facture
le montant — la pénalité à appliquer (par exemple 20 € ou 10 %)
le seuil — le solde impayé minimal à partir duquel la pénalité se déclenche (facultatif) (par exemple : aucune pénalité automatique pour les factures de moins de 10 €)
Étape 4 : cliquez sur Enregistrer pour activer les pénalités automatiques pour ce centre
Ordre automatique des paliers
Le délai de grâce le plus court devient le palier 1.
Les paliers suivants s’appliquent dans l’ordre chronologique des délais de grâce.
Vous pouvez créer jusqu’à 15 paliers, mais la plupart des exploitants en utilisent moins de 5.
Première activation des pénalités automatiques
Remarque : les pénalités automatiques ne s’appliquent qu’aux factures qui deviennent impayées après l’enregistrement des réglages. Les factures déjà impayées ne seront pas facturées automatiquement.
2. Comment fonctionnent les pénalités automatiques
Les pénalités ne s’appliquent qu’aux factures au statut Impayé.
Lorsqu’une pénalité se déclenche, Kinnovis crée une nouvelle facture de pénalité liée à la facture impayée.
Les pénalités en pourcentage sont calculées sur le montant dû (TTC), après réductions ou notes de crédit.
Vous pouvez annuler une facture de pénalité ou émettre une note de crédit si nécessaire.
Aucune taxe n’est appliquée aux pénalités de retard.
Le paiement des pénalités automatiques
Dans Kinnovis, les pénalités de retard automatiques ne sont pas prélevées automatiquement, afin d’éviter les problèmes juridiques, de limiter les litiges et de rester transparent. Dans de nombreux pays, des pénalités exigent un consentement distinct du client, même lorsque les paiements courants sont automatiques. Envoyer une facture avec un lien de paiement garantit que le client voit la pénalité, comprend pourquoi elle s’applique et choisit comment la régler, tout en vous laissant la possibilité de l’annuler ou de la créditer.
Vos clients ne sont pas prélevés automatiquement pour les factures de pénalité : ils reçoivent la facture avec un lien de paiement à régler à la main.
3. Suspendre les pénalités automatiques pour une facture précise
S’il faut empêcher qu’une pénalité automatique s’applique à une facture impayée précise — pour cause de litige, de geste commercial ou d’erreur de facturation — vous pouvez les suspendre en appliquant une exception.
Ouvrez la facture impayée concernée et cliquez sur Actions > « Suspendre les pénalités automatiques ».
L’étiquette apparaît alors dans le tableau des factures de pénalité :
Notez que cette étiquette apparaît aussi pour les factures qui étaient au statut « impayée » au moment où les pénalités automatiques ont été activées. Celles-ci ne seront pas pénalisées, comme décrit ici.
4. Notifications à vos clients
Chaque fois qu’une facture de pénalité est créée, automatiquement ou à la main, Kinnovis peut envoyer une notification par e-mail au client.
Accédez aux E-mails et configurez le déclencheur « Facture de pénalité de retard créée ».
Nous vous conseillons d’inclure ces merge tags dans l’e-mail :
la note de la facture de pénalité (pour indiquer par exemple le palier)
le numéro de la facture impayée
le montant de la pénalité facturée
un lien de paiement
5. Où apparaissent les pénalités de retard
Dans le Manager :
Les factures de pénalité apparaissent au niveau de la réservation, sur la fiche client et sur la page de la facture d’origine.
Dans l’aperçu des factures, vous pouvez filtrer pour n’afficher que les pénalités de retard.
Dans le portail clients :
Vos clients voient les factures de pénalité clairement identifiées, à côté de leurs autres factures.
En résumé
Si vous préférez ne pas utiliser les pénalités automatiques, vous pouvez toujours facturer des frais avec la pénalité de retard manuelle. Les pénalités manuelles peuvent être émises à tout moment pour une facture impayée, même lorsque les pénalités automatiques sont désactivées. Pour en savoir plus, lisez cet article.