Mit automatischen Mahngebühren sparen Sie Zeit, verringern Zahlungsverzug und wenden einheitliche Regeln in Ihrem Betrieb an. Legen Sie je Standort klare Regeln fest, dann werden überfällige Rechnungen automatisch belastet, ohne dass Sie nachhalten müssen.
Damit können Sie:
Mahngebühren als festen Betrag oder als Prozentsatz der überfälligen Rechnung erheben.
Eigene Karenzzeiten festlegen, bevor die Gebühr greift.
Mindestbeträge setzen, damit kleine Beträge nicht belastet werden.
Mehrere Mahnstufen mit unterschiedlichen Bedingungen anlegen.
Automatische Mahngebühren stoppen für einzelne Rechnungen.
Bei Bedarf manuelle Mahngebühren erheben.
Ihr Team und Ihre Kund:innen im Bild halten, mit klar gekennzeichneten Rechnungen und E-Mail-Benachrichtigungen.
1. Automatische Mahngebühren einrichten
Sie richten Mahngebühren für jeden Standort einzeln ein.
Schritt 1: Zu Standorteinstellungen > Bereich Mahngebühren gehen
Schritt 2: Automatische Mahngebühren über den Schalter aktivieren
Schritt 3: Mahnstufen anlegen
Auf Mahngebühr hinzufügen klicken, um mehrere Stufen anzulegen
Je Stufe legen Sie fest:
Karenzzeit – X Tage nach Fälligkeit der Rechnung, also die Wartezeit, bis die Mahngebührenrechnung erzeugt wird, etwa 7 Tage nach Fälligkeit
Rechnungsnotiz – dieser Text erscheint auf der Mahngebührenrechnung. Die Nummer der überfälligen Rechnung, für die die Gebühr gilt, wird automatisch daneben ergänzt, etwa „Mahnstufe 1 für Rechnung“ F788C1D3-41817
Art der Gebühr – fester Betrag (€) oder Prozentsatz (%) des offenen Rechnungsbetrags
Betrag – die Höhe der Gebühr, etwa 20 € oder 10 %
Mindestbetrag – der offene Betrag, ab dem die Gebühr greift (optional), etwa keine automatische Mahngebühr für Rechnungen unter 10 €
Schritt 4: Auf Speichern klicken, um die automatischen Mahngebühren für diesen Standort zu aktivieren
Reihenfolge der Stufen
Die kürzeste Karenzzeit wird zu Stufe 1.
Weitere Stufen folgen in der zeitlichen Reihenfolge ihrer Karenzzeit.
Sie können bis zu 15 Stufen anlegen, die meisten Betriebe nutzen weniger als 5.
Erste Aktivierung der automatischen Mahngebühren
Anmerkung: Automatische Mahngebühren gelten nur für Rechnungen, die nach dem Einrichten und Speichern überfällig werden. Bereits überfällige Rechnungen werden nicht automatisch belastet.
2. So funktionieren automatische Mahngebühren
Mahngebühren gelten nur für Rechnungen im Status Überfällig.
Greift eine Gebühr, erzeugt Kinnovis eine neue Mahngebührenrechnung, verknüpft mit der überfälligen Rechnung.
Prozentuale Gebühren werden auf den offenen Betrag (brutto) nach Rabatten und Gutschriften berechnet.
Sie können eine Mahngebührenrechnung stornieren oder eine Gutschrift ausstellen.
Auf Mahngebühren fällt keine Steuer an.
Zahlungseinzug bei automatischen Mahngebühren
Automatische Mahngebühren werden in Kinnovis nicht automatisch eingezogen. Das vermeidet rechtliche Probleme, senkt Streitfälle und schafft Klarheit. In vielen Ländern brauchen Strafgebühren eine eigene Zustimmung, selbst wenn die laufenden Zahlungen per Einzug laufen. Eine Rechnung mit Zahlungslink stellt sicher, dass Kund:innen die Gebühr sehen, den Grund verstehen und selbst entscheiden, wie sie zahlen. Ihnen bleibt die Möglichkeit, die Gebühr zu stornieren oder gutzuschreiben.
Mahngebührenrechnungen werden Kund:innen nicht automatisch belastet. Sie erhalten die Rechnung mit einem Zahlungslink zur Zahlung von Hand.
3. Automatische Mahngebühren für eine bestimmte Rechnung stoppen
Wenn Sie für eine bestimmte überfällige Rechnung keine automatische Mahngebühr möchten, etwa wegen eines Streitfalls, aus Kulanz oder wegen eines Abrechnungsfehlers, können Sie sie ausnehmen.
Zur überfälligen Rechnung gehen und auf Aktionen > „Automatische Mahngebühren stoppen“ klicken.
In der Tabelle der Mahngebührenrechnungen sehen Sie dann die Kennzeichnung:
Beachten Sie, dass diese Kennzeichnung auch bei Rechnungen erscheint, die beim Einschalten der Funktion bereits „überfällig“ waren. Diese erhalten keine Mahngebühr, wie hier beschrieben.
4. Benachrichtigung der Kund:innen
Wird eine Mahngebührenrechnung erzeugt, automatisch oder von Hand, kann Kinnovis eine E-Mail an die Kund:innen schicken.
Zu E-Mails gehen und den Auslöser „Late-fee invoice created“ einrichten.
Wir empfehlen, diese Platzhalter in die E-Mail aufzunehmen:
die Notiz zur Mahngebührenrechnung, etwa mit der Mahnstufe
die Nummer der überfälligen Rechnung
den Betrag der Mahngebühr
einen Zahlungslink
5. Wo Mahngebühren sichtbar sind
Im Manager:
Mahngebührenrechnungen erscheinen auf Buchungsebene, im Kundenprofil und auf der Seite der ursprünglichen Rechnung.
In der Rechnungsübersicht können Sie nach Mahngebühren filtern.
Im Kundenportal:
Kund:innen sehen Mahngebührenrechnungen klar gekennzeichnet neben ihren übrigen Rechnungen.
Zusammenfassung
Möchten Sie keine automatischen Mahngebühren nutzen, können Sie Gebühren weiterhin über die manuelle Mahngebühr erheben. Manuelle Mahngebühren lassen sich jederzeit für überfällige Rechnungen ausstellen, auch wenn die Automatik aus ist. Mehr dazu in diesem Artikel.