Mit manuellen Mahngebühren belasten Sie überfällige Rechnungen im Einzelfall. Das gibt Ihnen Spielraum für Ausnahmen, in denen automatische Regeln nicht greifen oder Sie sie nicht nutzen möchten. Wie Sie Regeln für automatische Mahngebühren einrichten, steht in diesem Artikel zu automatischen Mahngebühren.
Wann manuelle Mahngebühren sinnvoll sind
Manuelle Mahngebühren helfen, wenn:
Sie die automatischen Mahngebühren nicht nutzen und nur in bestimmten Fällen abrechnen möchten.
Eine überfällige Rechnung schon bestand, bevor die automatischen Mahngebühren aktiv waren. Mehr dazu hier.
Sie einen anderen Betrag oder Prozentsatz brauchen als in Ihren automatischen Stufen.
Sie eine Mahngebühr für eine Rechnung erheben möchten, die Ihre automatischen Regeln am Standort nicht abdecken.
Eine manuelle Mahngebühr erheben
Die überfällige Rechnung suchen
Zur Rechnung im Status Überfällig gehen.
Auf Aktionen → Manuelle Mahngebühr erheben klicken.
Die Gebühr festlegen
Wählen, ob die Gebühr ein fester Betrag (€) oder ein Prozentsatz (%) des offenen Rechnungsbetrags ist.
Der berechnete Betrag erscheint in der Übersicht „Rechnung mit Gebühr“.
Die Zahlungsmethode wählen
Die Rechnung per E-Mail mit einem manuellen Zahlungslink verschicken oder die vorhandene Zahlungsmethode nutzen, falls hinterlegt. Beachten Sie: die vorhandene Zahlungsmethode geht nur bei manuellen Mahngebühren, nicht bei automatischen Regeln (mehr dazu hier).
Prüfen und bestätigen
Die Zusammenfassung zeigt:
Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Rechnung (mit Link).
Notiz zur Mahngebühr und die verknüpfte Rechnungsnummer.
Betrag der Mahngebühr (ohne MwSt.).
Auf Speichern klicken, um die Mahngebührenrechnung zu erzeugen.
Benachrichtigung der Kund:innen
Wird eine Mahngebührenrechnung erzeugt, automatisch oder von Hand, kann Kinnovis eine E-Mail an die Kund:innen schicken. Haben Sie diese E-Mail für Ihre automatischen Mahngebühren schon eingerichtet, ist nichts weiter zu tun, es sind derselbe Auslöser und dieselbe E-Mail. Falls nicht, oder falls Sie die automatischen Mahngebühren nicht einschalten möchten:
Zu E-Mails gehen und den Auslöser „Late-fee invoice created“ einrichten.
Wir empfehlen, aufzunehmen:
die Notiz zur Mahngebührenrechnung, etwa mit der Mahnstufe
die Nummer der überfälligen Rechnung
den Betrag der Mahngebühr
einen Zahlungslink
Mehr dazu hier.
Wo Mahngebühren sichtbar sind
Im Manager:
Mahngebührenrechnungen erscheinen auf Buchungsebene, im Kundenprofil und auf der Seite der ursprünglichen Rechnung.
In der Rechnungsübersicht können Sie nach Mahngebühren filtern.
Im Kundenportal:
Kund:innen sehen Mahngebührenrechnungen klar gekennzeichnet neben ihren übrigen Rechnungen.
Zusammenfassung
Mit manuellen Mahngebühren belasten Sie überfällige Rechnungen im Einzelfall und behalten die volle Kontrolle über Betrag, Zeitpunkt und Zahlungsmethode. Das passt für Ausnahmen, ältere überfällige Rechnungen oder Fälle, die Ihre automatischen Regeln nicht abdecken. Manuelle Mahngebühren funktionieren unabhängig von den automatischen, Sie können sie also auch erheben, wenn die Automatik aus ist. Wie Sie laufende, regelbasierte Mahngebühren einrichten, steht in unserem Artikel zu automatischen Mahngebühren.