Sie können jetzt das Einzugsdatum einer Buchung ändern oder Buchungen mit einem Einzugsdatum in der Vergangenheit anlegen. Das hilft Ihnen, wenn sich Einzugspläne ändern oder eine Buchung erst nachträglich ins System kommt.
Wann brauchen Sie das?
Die Funktion hilft, wenn:
Kund:innen ihren Einzug verschieben.
Eine Buchung erst nach dem Einzug angelegt wurde.
Eine geplante Buchung vor der Ankunft geändert werden muss.
Ein Einzugsdatum beim Anlegen einer Buchung rückdatieren
Beim Anlegen einer Buchung können Sie jetzt ein Einzugsdatum in der Vergangenheit wählen.
So geht es
Zu Buchung erstellen gehen.
Ein Einzugsdatum wählen, das jetzt auch in der Vergangenheit liegen darf.
Die Buchung wie gewohnt fertigstellen.
In diesem Beispiel ist „heute“ der 30.07.2026. Einzugstage in der Vergangenheit lassen sich auswählen.
Wie abgerechnet wird
Beachten Sie: Liegt das Einzugsdatum in der Vergangenheit, beginnt die Abrechnung mit der laufenden Abrechnungsperiode, nicht mit der vergangenen.
Beispiel:
Fall | Ergebnis |
Buchung angelegt am 4. November, Einzugsdatum 1. November | Erste Abrechnungsperiode: 1. November bis 1. Dezember, voller Betrag |
Buchung angelegt am 4. November, Einzugsdatum 1. Oktober | Erste Abrechnungsperiode: 1. November bis 1. Dezember, voller Betrag |
So richtet sich die Abrechnung nach der laufenden Abrechnungsperiode, statt rückwirkend Rechnungen zu erzeugen.
Vorschau des Abbuchungsdatums
Bei der Wahl des Buchungsplans zeigt das System an, ab wann abgebucht wird, je nach gewähltem Einzugsdatum und Abrechnungsperiode.
Das Einzugsdatum einer geplanten Buchung ändern
Sie können das Einzugsdatum geplanter Buchungen auch nachträglich ändern.
⚠️ Das geht nicht bei aktiven Buchungen, also sobald die erste Rechnung erzeugt wurde.
So ändern Sie das Einzugsdatum
Die Buchungsansicht öffnen.
Auf Einzugsdatum anpassen klicken.
Im Kalender das neue Einzugsdatum wählen.
Die Abrechnungsvorschau prüfen.
Auf Einzugsdatum ändern klicken.
Das System aktualisiert automatisch:
das Startdatum der Buchung
den Abrechnungsplan
die zugehörigen Buchungsverläufe
Optional: angepassten Vertrag versenden
Ist die E-Signatur aktiviert, können Sie einen angepassten Vertrag verschicken.
Die Option „Den angepassten Vertrag zur Unterschrift versenden“ ist voreingestellt aktiv.
Es wird ein neuer Vertrag erzeugt und an die Kund:innen geschickt.
Was passiert beim Rückdatieren?
Rückdatieren kann automatische E-Mail-Auslöser rund um den Einzug beeinflussen.
Ein Beispiel:
Datieren Sie das Einzugsdatum um 15 Tage zurück, liegt eine E-Mail, die 2 Tage nach dem Einzug geplant war, schon in der Vergangenheit und wird nicht verschickt.
Damit keine Missverständnisse entstehen, zeigt das System einen Hinweis in der Oberfläche und erinnert Sie daran, dass Ihre Kund:innen alle wichtigen Informationen erhalten haben sollten.
Grenzen
Einzugsdaten lassen sich bei aktiven Buchungen nicht mehr ändern, sobald die erste Rechnung erzeugt wurde.
Rückdatieren erzeugt keine rückwirkenden Rechnungen für vergangene Abrechnungsperioden.
Manche automatischen E-Mails gehen nicht raus, wenn ihr Auslösedatum schon in der Vergangenheit liegt.
Bewährte Vorgehensweisen
Damit beim Rückdatieren nichts untergeht:
Prüfen, ob Ihre Kund:innen alle Informationen zum Einzug erhalten haben.
Die automatischen Auslöser durchsehen, die vom Einzugsdatum abhängen.
Bei Bedarf den E-Mail-Auslöser Einzugsdatum geändert nutzen, um Kund:innen zu informieren.