Wichtiger Hinweis: Haben Sie mit einem kostenlosen Signable-Konto begonnen und es auf ein bezahltes Abonnement umgestellt, was nötig ist, aktualisieren Sie unbedingt die API-Schlüssel auf der Integrationsseite des Kinnovis Managers: Die Schlüssel ändern sich beim Umstellen in Signable. Mehr dazu hier.
Schritt 1: Ihr Konto bei Signable einrichten
Gute Nachricht: E-Signaturen über Signable sind jetzt in Ihrem Kinnovis-Abonnement enthalten, Sie brauchen also kein eigenes Signable-Paket und keinen eigenen Vertrag mehr. Wir unterhalten ein Signable-Partnerkonto und legen Sie darunter als eigenes Unterkonto an. Ihre Daten und Ihre Vorlagen bleiben von denen anderer Betriebe getrennt.
Wir legen das Unterkonto an, verbinden es mit Ihrem Kinnovis-Mandanten und übernehmen die API-Verbindung für Sie; an der Integration ist also nichts einzurichten. Ist das erledigt, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail, mit der Sie Ihren Benutzernamen aktivieren und Ihr Passwort setzen.
Danach haben Sie Zugang zu Ihrem eigenen Signable-Unterkonto. Dort laden Sie Ihren Lagervertrag hoch, setzen und beschriften die Felder, ergänzen Unterschriften- und Datumsfeld und speichern das Ganze als Vorlage. Diese Vorlage wählen Sie dann je Standort im Kinnovis Manager, und sie lässt sich mit Ihrem eigenen Logo und Ihren Farben versehen.
Sagen Sie uns einfach Bescheid, sobald Sie mit Signable loslegen möchten, dann richten wir das Unterkonto für Sie ein.
Schritt 2: Ihre Signable-Vorlage im Kinnovis Manager mit dem jeweiligen Standort verbinden
1. Steht Ihr Signable-Konto, gehen Sie im Kinnovis Manager zum Reiter „Verbundene Apps“ und dort zum Fenster „Signable“. Bitte beachten Sie: Diesen Reiter sehen nur Personen mit der Rolle „Admin“.
2. Wählen Sie, für welchen bestehenden Standort Sie E-Signaturen nutzen möchten. Sie können auch mehrere Verbindungen auf einmal einrichten.
3. Fügen Sie den API-Schlüssel von Signable ein, um Ihr Konto zu verbinden.
Anmerkung: Den API-Schlüssel erhalten Sie, indem Sie sich bei Signable anmelden und unter „Company Settings“ einen API-Schlüssel für die Integration erzeugen. Eine ausführliche Anleitung finden Sie hier.
4. Hat die Verbindung geklappt, stehen die Einstellungen zu E-Signaturen in der Detailansicht der Standorte bereit. Denken Sie daran, die E-Signatur-Funktion für die jeweiligen Standorte zu aktivieren (Standorte > E-Signatur > Schalter aktivieren). Damit können Sie Verträge verschicken, wenn Sie Buchungen über den Manager erstellen.
5. Um E-Signaturen in Ihrem Buchungsportal zu aktivieren, gehen Sie im Manager zum Reiter „Buchungsportal“ und dort zu den Standorteinstellungen, wählen den gewünschten Standort und schalten die Funktion ein.
Schritt 3: Vertragsvorlagen in Signable anlegen
1. Melden Sie sich in Ihrem Signable-Konto an, gehen Sie links auf „Templates“ und wählen Sie „New Template“. Geben Sie der Vorlage einen sprechenden Namen, damit Sie sie später im Kinnovis Manager leicht wiedererkennen.
2. Öffnen Sie den Bereich zum Hochladen, indem Sie in das Feld klicken oder Ihr Dokument hineinziehen.
3. Schneiden Sie Ihre Verträge auf einzelne Kund:innen zu, indem Sie auf der Seite die nötigen Felder ergänzen, etwa für Text, Daten oder Unterschriften.
Anmerkung: Klicken Sie unten rechts auf „Assign“, um Ihre Eingabefelder den richtigen Merge Tags zuzuordnen. Über diese Merge Tags werden später die Daten Ihrer Kund:innen eingesetzt.
Nutzen Sie Signable zum ersten Mal, tragen Sie über „+“ sprechende Namen in das Feld „Add prefill type“ ein, etwa „Adresse“, „Vorname“ oder „Kaution“. Diese Namen erscheinen später in Schritt 4 in Ihrem Manager.
Das richten Sie nur einmal ein, denn die Vorlage wird für die weitere Nutzung gespeichert.
ACHTUNG: Wir können derzeit nur das Unterschreiben durch eine Partei abbilden. Über unsere Signable-Integration sollte also allein Ihre Kundin oder Ihr Kunde unterschreiben. Müssen beide Seiten unterschreiben, drucken Sie den unterschriebenen Vertrag aus und unterschreiben ihn selbst von Hand.
Schritt 4: So richten Sie Verträge für Ihre Standorte ein
Jetzt fügt sich alles zusammen! Steht Ihre Vorlage, gehen Sie in den Kinnovis Manager und hinterlegen dort die Verträge für die jeweiligen Standorte.
1. Für einen Standort sollten die E-Signaturen inzwischen aktiviert sein (Schritt 2). Klicken Sie nun auf „Bearbeiten“ und tragen Sie die nötigen Angaben ein (Standorte > E-Signatur > Bearbeiten). Legen Sie den Namen des Vertrags fest, die Sprache des Vertrags, für welche Sprachen er verfügbar sein soll, und wählen Sie die Vorlage, die Sie zuvor in Signable angelegt haben (Schritt 3).
2. Verbinden Sie die vorausgefüllten Vertragsfelder, indem Sie die Felder der Vorlage den Merge Tags von Kinnovis zuordnen. So werden die Platzhalter im Vertrag nach einer Buchung von selbst gefüllt und jeder Vertrag ist persönlich zugeschnitten.
Stichwörter: E-Signatur, E-Signaturen, Unterschrift, unterschreiben, elektronisch unterschreiben